Quand une société règle les appels de fonds de ses membres

Dans certaines maisons de santé, une partie des praticiens ne paie pas ses charges communes elle-même : c'est leur société qui le fait. Une SCM de médecins associée de la SCM de la maison, un cabinet de groupe qui règle pour ses kinésithérapeutes… Ce réglage permet à cette société de recevoir un seul appel de fonds pour ses membres, avec le détail membre par membre, et de le régler en un virement. Chaque praticien garde sa part des charges, calculée comme avant par la clé de répartition.

Les deux façons de régler

Le réglage se choisit par structure, selon ce que disent les statuts :

C'est le cas le plus fréquent : « Pour le compte de ses membres ». Choisissez « Est elle-même l'associée » seulement si les statuts de la société qui porte les charges citent la SCM (et non ses médecins) parmi les associés. En cas de doute, demandez à votre expert-comptable.

Activer le réglage

Le réglage apparaît avec l'offre Sérénité, quand la maison porte au moins deux structures. Il est réservé à la gérance (droit « Paramètres Généraux »).

1. Ouvrez Paramètres → Général → Structures Juridiques et sélectionnez la société qui règle (la SCM des médecins, par exemple). Elle doit être déjà enregistrée.
2. Dans la section des membres de sa fiche, activez « Règle les appels de fonds de ses membres ».
3. Renseignez l'« E-mail de facturation » — obligatoire : c'est là que partent ses appels — et, si vous le souhaitez, un « Contact (facultatif) », imprimé sur l'appel.
4. Choisissez la façon de régler : « Pour le compte de ses membres » ou « Est elle-même l'associée ».
5. Pour « Est elle-même l'associée », choisissez « Sa fiche organisme », ou cliquez sur « Créer sa fiche organisme » : la fiche reprend le nom, le SIRET et l'adresse de la structure (enregistrez donc d'abord les autres modifications de la fiche). Ajoutez ensuite cette fiche aux membres de la société dont elle est associée.
6. Dépliez « Membres couverts » : tous les membres de la structure sont cochés à l'activation. Décochez celui qui préfère payer lui-même — il recevra son appel à son nom, comme avant. Un membre ajouté plus tard à la structure naît coché.
7. « Enregistrer les modifications ».

Le (i) à côté de l'interrupteur résume les deux façons de régler dans l'assistant.

Ce que voit la gérance dans les appels de fonds

Dans Appels de fonds, le tableau par membre ne change pas : chaque membre couvert y garde sa ligne et son montant, avec la pastille « Réglé par {structure} ». Au-dessus du tableau, une ligne par structure qui règle donne son nom, le nombre de membres de la période, le total et l'état de l'appel, avec ses gestes :

• « Générer » prépare le brouillon : une ligne par membre couvert, un total, une référence de virement. Rien ne part encore.
• « Envoyer à {structure} » envoie l'e-mail à l'adresse de facturation, avec la pièce et le détail par membre.
• « Renvoyer le solde », une fois l'appel parti, envoie une pièce qui ne réclame que ce qui reste dû après les règlements reçus. Le bouton disparaît quand il n'y a rien à renvoyer.
• « Pointer réglé » enregistre un règlement reçu autrement qu'en banque, en entier ou ligne par ligne.
• « Télécharger l'appel » rend la pièce ; « Supprimer le brouillon » retire un brouillon et ses lignes.

En « Pour le compte de ses membres », la case de la ligne se décoche pour une émission : ses membres sont alors appelés un par un, cette fois-ci. En « Est elle-même l'associée », elle reste cochée : ses praticiens ne sont jamais appelés à leur nom.

États de la ligne : « Brouillon », « Envoi à terminer », « Envoyé le … », « En attente de complément », « Réglé le … ». Le (i) de la ligne explique l'appel, et dit pourquoi un geste est grisé quand il l'est.

Régler l'appel en banque

Le virement de la société arrive sur le compte de charges, dans l'écran Transactions des charges communes. Quand son libellé porte la référence de l'appel, il est proposé tout seul ; vous pouvez aussi le rattacher à la main. Trois issues, jamais un règlement partiel de la part d'un membre :

1. Le virement solde l'appel — « Valider le règlement » : toutes les lignes sont réglées d'un coup. Un virement peut aussi régler plusieurs appels de la même structure.
2. Il ne règle que certains membres — cochez leurs lignes, puis « Régler les lignes cochées ». Les autres lignes restent dues ; « Renvoyer le solde » les réclame à la structure.
3. Il ne correspond à rien — « Virement erroné — en attente de complément » : rien n'est réglé, le virement est gardé de côté (pastilles « Acompte » et « en attente de complément ») jusqu'à ce que la structure vire le reste. Si c'était une erreur, « Détacher » remet le virement à classer ; l'appel reste dû.

Un appel pointé réglé à la main reçoit ensuite son virement par « Rattacher le virement », sans rien compter deux fois. Un virement supérieur à ce qui reste dû est refusé ; un virement qui mêle l'appel d'une structure et celui d'un membre appelé à son nom aussi : demandez deux virements.

Le crédit déduit (« Est elle-même l'associée »)

Ce que la structure a avancé pour la maison — la note de frais d'un de ses médecins, par exemple — est porté à son compte, puis déduit de son prochain appel : elle ne vire que le reste. La ligne de la structure affiche le total déjà net, avec « dont … de crédit compensé » dessous, et la pièce le détaille.

Si ce crédit a été remboursé à la structure par virement depuis l'envoi de l'appel, la déduction est réduite d'autant : le volet de règlement le dit, et un virement du montant entier est accepté. Un appel entièrement couvert par le crédit part avec la mention « Rien à régler » ; la gérance le solde par « Pointer réglé ».

Ce que voit un membre couvert

Dans Mon Compte, « Ma part des charges » ne change pas : c'est sa quote-part. Mais il n'a rien à virer pour ce que sa structure règle :

• « Reste à payer » ne compte que ce qu'il doit lui-même ; la part qui attend le règlement de sa structure est dite à part, « … réglés par {structure} », dans la vue de l'année comme du trimestre ou du mois ;
• son appel s'intitule « Votre part des charges », avec « Réglée par {structure} · appelée le … », puis « Réglée par {structure} le … » (ou « en attente de complément ») ; aucune coordonnée bancaire, aucun bouton de paiement.

En « Est elle-même l'associée », son solde n'en tient pas compte (« Vos charges … sont portées par {structure} »), et ses notes de frais sont « Portée au compte de {structure} » : c'est le compte de la structure qui est crédité à la validation, et le crédit vient en déduction de l'appel de la structure — jamais un virement au membre. En « Pour le compte de ses membres », sa note de frais crédite son propre compte, comme avant, et vient en déduction de sa ligne dans l'appel de la structure.

Comptes des associés et relevés

Dans Comptes des associés, en « Est elle-même l'associée », la fiche organisme porte les lignes de ses médecins, chacune nommée : « — pour {praticien} », « — avancée par {praticien} ». Le crédit déduit d'un appel figure sur une ligne d'information, hors solde (« Crédit compensé », puis « Compensation réduite — {référence} » s'il a été réduit). Le relevé du médecin, lui, dit « Charges portées par {structure} » et garde tout ce qui a été appelé à son nom avant que la structure ne le couvre.

Les clés de répartition

Le calcul des parts individuelles ne change pas. Une seule règle s'ajoute, pour une structure « elle-même l'associée » : elle compte pour une tête.

Une enveloppe par tête qui ne viserait plus que des membres couverts n'a plus personne à qui répartir : la grille le dit (« Aucun membre ne porte cette clé »), « Parts égales » y est désactivé, et l'enregistrement du budget est refusé tant que vous n'avez pas ajouté la structure à l'enveloppe ou écrit des pourcentages. La fiche de la structure le signale dès l'activation.

Sur une enveloppe ACI imputée, rien ne change : la part de chaque médecin reste retenue sur son virement de répartition ACI, jamais portée à la structure. En « Pour le compte de ses membres », aucune règle nouvelle : la structure n'est pas dans la répartition.

L'assemblée générale

Une structure « elle-même l'associée », inscrite parmi les membres de la société qui tient l'assemblée, est un associé à part entière : convoquée, comptée au quorum, émargée, votante — par son représentant. Désignez-le sur sa fiche, ligne « Représentant à l'assemblée » : un membre actif de la maison, avec un compte, qui ne se change pas pendant une assemblée en séance.

• La convocation et les rappels partent par e-mail au représentant, qui répond pour la structure. Sans représentant, la structure est convoquée « sans adresse », et la gérance le voit avant l'envoi.
• En séance, le représentant émarge pour la structure (sa propre signature) et vote pour elle ; s'il est lui-même associé, il vote deux fois : pour lui, et pour la structure.
• Une structure ne reçoit jamais de pouvoir — elle peut donner le sien. Un pouvoir confié à une structure n'est pas compté, et la régie le dit : « 1 pouvoir non compté : une structure ne reçoit pas de pouvoir. »
• Sans représentant capable de voter en ligne, la structure ne vote qu'à main levée : le vote à bulletin secret est désactivé, avec un (i) qui la nomme.
• Le procès-verbal imprime « {structure}, représentée par {nom} » ; la signature n'y figure que si le représentant a émargé lui-même.

Les votes du quotidien, hors assemblée, ne changent pas : une structure n'y vote pas. Voir les assemblées générales.

L'export comptable

L'export suit le règlement réel : une ligne par membre, réglée par la structure, et un virement gardé en attente reste à part jusqu'à son complément. Le détail des comptes est dans l'encadré destiné à votre expert-comptable, page Exports comptables. Les exports Excel disent « Appel de fonds réglé par {structure} — {N} membres ».

Ce qui est refusé, et pourquoi

Chaque option grisée porte un (i) qui dit sa raison.

Limites connues

• Aucune relance automatique : la gérance renvoie l'appel ou son solde elle-même.
• Le représentant reçoit la convocation de sa structure par e-mail seulement, pas sur la messagerie.
• Si le crédit déduit sur la ligne d'un médecin a été remboursé depuis l'envoi, cette ligne ne se règle plus seule : décochez-la, réglez les autres lignes, et parlez-en au support.
• Une fiche organisme sortie des charges ne peut pas y être remise depuis l'écran des membres.
• En démonstration, le réglage se rejoue en local mais ne survit pas au rechargement de la page.
• Le schéma d'écritures est livré prudent, à confirmer avec votre expert-comptable.

Questions fréquentes

Un membre couvert doit-il faire quelque chose ?

Non. Il ne reçoit aucun appel à son nom pour ce que sa structure règle, et son espace ne lui propose aucun paiement. S'il dépose une note de frais, il la dépose comme d'habitude ; quand sa structure est elle-même l'associée, le formulaire le prévient : « Portée au compte de {structure}. »

Un médecin quitte la SCM : que devient son appel ?

L'appel déjà émis reste tel quel, avec sa ligne. À la période suivante, s'il n'est plus couvert, il est appelé à son nom.

La structure peut-elle régler deux trimestres d'un seul virement ?

Oui : un virement peut solder plusieurs appels de la même structure, s'il en fait exactement la somme.

Pour aller plus loin

• Les appels de fonds
• Un budget par société
• Les structures juridiques
• Les comptes des associés
• Membres et Associés — les organismes