Préparer, animer et clôturer une assemblée générale
Le parcours AG complet : convocation générée et envoyée, résolutions construites avec aide à la rédaction, séance animée en direct, PV généré automatiquement à la clôture.
L'assemblée générale est le moment le plus formel de la vie d'une SISA : c'est là que se prennent les décisions qui engagent la structure. SisaFlow accompagne tout le parcours — de l'ordre du jour au procès-verbal signé — pour que la forme juridique soit respectée sans que personne n'ait à jouer les juristes.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « AG ». Dans une CPTS, il n'y a pas d'entrée « AG » : l'assemblée générale est l'un des onglets de « Instances » (Vie de la CPTS → Instances → « Assemblée générale »), aux côtés du bureau, du conseil et des groupes de travail. Tout ce qui suit vaut pour les deux — c'est le même module. Le hub affiche l'AG en préparation avec sa progression (ordre du jour, convocation envoyée, réponses reçues, prête pour la séance), l'historique des AG clôturées, et le bouton « Créer une AG » (ordinaire ou extraordinaire, par structure juridique si vous en avez plusieurs).
1. Préparer : convocation et réponses
La page de préparation rassemble la logistique (date, heure, lieu ou visio, présidence de séance), la convocation et le suivi des réponses.
- Construisez d'abord l'ordre du jour (voir ci-dessous).
- Cliquez sur « Envoyer la convocation » : un PDF de convocation est généré et envoyé par e-mail à tous les participants, avec les documents mis à disposition (bilan, comptes...).
- Les destinataires répondent (présent, en visio, absent, avec ou sans pouvoir) : leurs réponses alimentent en direct un quorum prévisionnel, qui vous dit avant la séance si l'assemblée pourra valablement délibérer.
- Des relances automatiques jalonnent la préparation : un mois avant la séance, puis de nouveau quinze jours avant, la gérance est alertée tant que la convocation n'est pas partie ; à ce même jalon des quinze jours, place aux documents — rappel à la gérance s'il n'y a rien à consulter, envoi aux convoqués dès qu'ils sont déposés ; puis à J-7 et J-1, relance de ceux qui n'ont pas répondu — vous n'avez personne à poursuivre au téléphone.
- Pour faire relire une pièce à quelques associés seulement, le bouton « Envoyer pour relecture » ouvre la liste des convoqués : vous cochez les destinataires, et chacun reçoit un envoi nominatif avec les documents.
2. Construire les résolutions
Depuis le hub, ouvrez « Ordre du jour & décisions », puis « Ajouter une décision ». Deux approches :
- Décisions guidées : pour les cas classiques (approbation des comptes, modification des statuts...), le texte officiel de la résolution est pré-rédigé et la règle de majorité proposée.
- Décision libre : écrivez votre décision avec vos mots (« On achète un nouveau frigo, budget max 600 euros, c'est Marie qui s'en occupe »), puis cliquez sur « Mettre en forme (facultatif) » : l'assistant transforme votre texte en formulation officielle de délibération, avec une suggestion de majorité. Vous comparez les deux versions et gardez celle que vous préférez — le texte généré reste modifiable.
Vous pouvez réordonner les points par glisser-déposer, et ajouter des points d'information (présentés en séance, sans vote).
Ce qui se raconte : bilan, perspectives et photos
Trois cartes de la préparation nourrissent la partie non délibérative de la séance : « Bilan d'activité » de l'année écoulée, « Perspectives » de l'année qui vient, « Informations diverses ». Chacune accepte des photos légendées en plus du texte. La carte « Séquences photos » va plus loin : regroupez vos clichés par thème (« Les apéros MSP », « Semaine de prévention »…) et la séquence sera projetée en carrousel plein écran pendant la séance.
3. Animer la séance en direct
Le jour J, cliquez sur « Ouvrir le mode séance ». L'écran de séance sert de fil conducteur, projetable sur grand écran : émargement des présents (avec la signature enregistrée dans le profil de chacun, ou tracée au doigt), suivi du quorum en temps réel, déroulé de l'ordre du jour point par point, et votes en séance — à main levée ou à bulletin secret électronique, chacun votant alors depuis son téléphone (voir participer à une AG). Pendant la séance, la préparation est verrouillée : le contenu projeté ne bouge plus.
4. Clôturer : le procès-verbal
La dernière étape de la séance récapitule les délibérations, recueille la signature des présidents de séance, puis propose « Clôturer l'AG et générer le PV ».
Après la clôture, la page d'archive de l'AG donne accès aux documents — « PV modifiable (.docx) », « PV signé (.pdf) », « Convocation (.pdf) », et un « Générer le deck PowerPoint » pour le support de séance — permet de valider puis diffuser le PV par e-mail aux membres (la diffusion n'est jamais automatique), et de suivre l'application des décisions adoptées.
Le bouton « Envoyer pour relecture » sert ici à transmettre le dossier aux associés de votre choix. Ce qui part est le PDF — la version signée, non modifiable — avec le support de séance et les pièces jointes ; le fichier Word reste dans la colonne Documents, pour celui qui devra le retoucher.
Le registre des délibérations
Le bouton « Registre des délibérations » du hub ouvre la vue transversale de toutes les décisions de toutes les AG clôturées : l'historique de gouvernance de la structure, consultable et exportable à tout moment.
Questions fréquentes
Ordinaire ou extraordinaire ?
L'AG ordinaire traite la vie courante (comptes, budget...). L'AG extraordinaire est requise pour les décisions lourdes — modification des statuts, capital, retrait d'un associé — avec des règles de quorum et de majorité plus strictes, que l'application applique automatiquement.
Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?
Le quorum prévisionnel vous alerte avant la séance. Si l'assemblée ne peut pas valablement délibérer, reportez-la et envoyez une seconde convocation plutôt que de forcer une clôture fragile.