Préparer, animer et clôturer une assemblée générale

L'assemblée générale est le moment le plus formel de la vie d'une SISA : c'est là que se prennent les décisions qui engagent la structure. SisaFlow accompagne tout le parcours — de l'ordre du jour au procès-verbal signé — pour que la forme juridique soit respectée sans que personne n'ait à jouer les juristes.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis cliquez sur « AG ». Dans une CPTS, il n'y a pas d'entrée « AG » : l'assemblée générale est l'un des onglets de « Instances » (Vie de la CPTS → Instances → « Assemblée générale »), aux côtés du bureau, du conseil et des groupes de travail. Tout ce qui suit vaut pour les deux — c'est le même module. Le hub affiche l'AG en préparation avec sa progression (ordre du jour, convocation envoyée, réponses reçues, prête pour la séance), l'historique des AG clôturées, et le bouton « Créer une AG » (ordinaire ou extraordinaire, par structure juridique si vous en avez plusieurs).

SisaFlow

Agrandir

1. Préparer : convocation et réponses

La page de préparation rassemble la logistique (date, heure, lieu ou visio, présidence de séance), la convocation et le suivi des réponses. Pour une séance en visio ou mixte, « Générer un lien », à côté de la date, crée la visio sur le créneau de la séance, convoqués inscrits quand l'outil de visio le permet et sans aucune invitation d'agenda : générez-le avant l'envoi, la convocation le portera.

1. Construisez d'abord l'ordre du jour (voir ci-dessous).
2. Cliquez sur « Envoyer la convocation » : SisaFlow génère le PDF officiel (ordre du jour, modèle de pouvoir) et l'envoie par e-mail à tous les participants, avec un lien de réponse et les documents mis à disposition (bilan, comptes...). Juste au-dessus du bouton, la ligne « Convocation · Envoyer par [E‑mail] [SisaChat] » : l'e-mail fait foi, sa pastille porte un cadenas ; SisaChat (« Chat » dans une CPTS) s'y ajoute d'un clic, et chaque convoqué reçoit alors aussi une copie de la convocation dans sa conversation avec vous.
3. Les destinataires répondent (présent, en visio, absent, avec ou sans pouvoir) : leurs réponses alimentent en direct un quorum prévisionnel, qui vous dit avant la séance si l'assemblée pourra valablement délibérer. Si un convoqué vous répond de vive voix, cliquez sur sa pastille dans la carte « Convocation & réponses » pour noter sa réponse (Présent, En visio, Représenté par…, Absent) : la ligne porte alors « Saisi par » et votre nom, et compte comme une réponse.
4. Des relances automatiques jalonnent la préparation — l'écran les résume : « convocation à J-30, documents à J-15, sans-réponse à J-7 et J-1 ». Un mois avant la séance, puis de nouveau quinze jours avant, la gérance est alertée tant que la convocation n'est pas partie ; à ce même jalon des quinze jours, place aux documents — rappel à la gérance s'il n'y a rien à consulter, envoi aux convoqués dès qu'ils sont déposés ; puis à J-7 et J-1, relance par e-mail de ceux qui n'ont pas répondu — vous n'avez personne à poursuivre au téléphone.
5. Pour relancer tout de suite, « Relancer les sans-réponse » (avec leur nombre) ouvre un petit menu : « Par e‑mail », « Sur SisaChat » ou « Les deux » ; en SisaChat seul, ceux que la messagerie ne peut pas joindre reçoivent l'e-mail quand même. « Renvoyer » réexpédie la convocation.
6. Pour faire relire une pièce à quelques associés seulement, le bouton « Envoyer pour relecture » ouvre la liste des convoqués : vous cochez les destinataires, et chacun reçoit un envoi nominatif avec les documents — la ligne « Documents à relire · Envoyer par » peut l'ajouter dans SisaChat.

SisaFlow

Agrandir

Le support de présentation

La carte « Support de présentation » apparaît dès la convocation envoyée. « Générer » produit le PowerPoint de la séance, dans le même ordre et avec le même contenu que l'écran de séance. « Aperçu » l'ouvre en diaporama dans la visionneuse, sans rien installer (les flèches du clavier font défiler les diapositives) ; « Télécharger » le récupère au nom de l'assemblée (« Support de présentation — AG annuelle 2026.pptx ») ; « Régénérer » le refait après une modification et remplace le précédent. Sans le droit de préparer l'assemblée, « Générer » et « Régénérer » sont désactivés.

Pendant la séance, le support est dans le menu ⋮ de la régie ; après la clôture, dans la carte des documents. Un support généré avant la clôture porte « Généré avant la clôture » : régénérez-le pour y ajouter les résultats. Dans le bloc ACI, la valeur du point est au centime, et une réserve saisie à la main se lit « Réserve fixée par la gérance » (« par le bureau » dans une CPTS).

2. Construire les résolutions

Depuis le hub, ouvrez « Ordre du jour & décisions », puis « Ajouter une décision ». Deux approches :

• Décisions guidées : pour les cas classiques (approbation des comptes, modification des statuts...), le texte officiel de la résolution est pré-rédigé et la règle de majorité proposée.
• Décision libre : écrivez votre décision avec vos mots (« On achète un nouveau frigo, budget max 600 euros, c'est Marie qui s'en occupe »), puis cliquez sur « Mettre en forme (facultatif) » : l'assistant transforme votre texte en formulation officielle de délibération, avec une suggestion de majorité. Vous comparez les deux versions et gardez celle que vous préférez — le texte généré reste modifiable.

Vous pouvez réordonner les points par glisser-déposer, et ajouter des points d'information (présentés en séance, sans vote).

L'étape « Délibération » : majorité, pondération, mode de vote

Chaque décision soumise au vote porte trois réglages :

• « Majorité requise » : « Majorité simple », « Majorité absolue », « Majorité des deux tiers », « Majorité des trois quarts », « Unanimité » ou « Unanimité moins une voix ». Ce que la majorité choisie exige s'écrit en une phrase juste sous le sélecteur.
• « Pondération des voix » : « 1 associé = 1 voix », « Pondéré par parts sociales », ou « Pondéré par collèges de vote » quand les statuts de la structure en définissent (le cas des CPTS, voir Instances).
• « Mode de vote en séance » : « Main levée » (la présidence saisit le résultat) ou « Vote électronique secret » (chacun vote sur son téléphone).

La majorité proposée vient des règles de gouvernance de la structure : chaque type de décision peut y avoir la sienne, sous « Majorités par défaut par type de décision » (Structures juridiques). Si vous descendez en dessous, l'écran le signale : « Vous réduisez la majorité requise par rapport au défaut statutaire. »

Les règles de vote de la structure

Quorums, majorités, pouvoirs, délai de convocation et pondération des voix viennent de la structure qui porte l'assemblée : la SISA, la SCM, l'association… Dans la préparation, la carte « Règles de vote de la structure » les résume en une ligne ; dépliée, elle donne chaque règle avec sa pastille. « Modifier » ouvre la fiche de cette structure, carte « Gouvernance des AG » (Structures juridiques).

D'où viennent les règles

• Lues dans les statuts. Quand vous déposez les statuts (à l'embarquement, ou pour pré-remplir une SCM, une SCI ou une association), l'encart « Règles de vote lues dans les statuts » montre ce qui a été lu : quorums, seconde convocation, pouvoirs, délai, pondération, et les majorités d'admission, de sortie, de modification des statuts, d'élection et d'approbation des comptes. Chaque ligne se corrige sur place. « Appliquer les règles lues » les enregistre ; la case est cochée d'office tant que la structure n'a que des valeurs par défaut.
• Une lecture n'est retenue que si elle est sûre et que l'article est cité. Sinon, la valeur par défaut reste en place et l'écart vous est signalé. Les collèges de vote ne sont jamais lus : ils se saisissent à la main.
• Les pastilles. « Statuts » : lu dans vos statuts ; un clic montre l'article cité. « Défaut » : valeur posée à la création de la structure, que la lecture des statuts remplace. Sans pastille : saisie à la main. Une règle saisie à la main n'est remplacée que si vous cochez « Remplacer ma règle saisie » (ou « mes 3 règles saisies »). Une valeur retouchée perd sa pastille.
• Des statuts analysés avant cette lecture affichent « Règles de vote non lues (analyse antérieure) » : réglez les règles dans la carte, ou relisez les statuts (voir plus bas).

Les valeurs par défaut :

En maison de santé, l'admission et la sortie d'un associé se votent par défaut à l'unanimité moins une voix, la modification des statuts aux deux tiers. En CPTS, la majorité simple vaut partout.

Régler les règles

Dans la carte « Gouvernance des AG » :

• « Quorum AGO » et « Quorum AGE » : 1/4, 1/3, 1/2, 2/3 ou 3/4, ou « Autre fraction… » (dénominateur jusqu'à 100 : « 51 % » s'écrit 51/100).
• « Quorum sur seconde convocation — AGO » et « — AGE » : « Aucun quorum » ou une fraction. Sans quorum, il suffit d'une voix présente ou représentée.
• Le plafond de pouvoirs va de 0 à 10, le délai de convocation de 0 à 365 jours. Une valeur hors bornes est refusée avant l'enregistrement, avec le champ en cause.
• « Majorités par défaut par type de décision » : la croix d'un type le ramène à la majorité simple. Elle est alors enregistrée telle quelle : une majorité par défaut plus stricte ne revient pas.

« Enregistrer les règles » demande le droit « Paramètres généraux » : sans lui, la carte se lit sans se modifier. Préparer ou conduire les assemblées ne suffit pas.

Relire les statuts d'une structure déjà enregistrée

« Relire dans les statuts », en tête de la carte « Gouvernance des AG », relit les statuts déjà déposés sur la fiche et montre le même encart dans une fenêtre. Rien n'est enregistré avant « Appliquer ». Le bouton est désactivé sans statuts déposés, quand la carte a des modifications non enregistrées, pendant une séance ou sans le droit ; un (i) dit pourquoi.

Dans une CPTS : qui vote

Votent les adhérents au statut « actif » dont la fiche est liée à un compte, et les membres rattachés à l'association.

• Le lien entre la fiche et le compte est posé par le serveur quand l'adhésion devient « actif » (changement de statut, candidature approuvée, qualification en masse) : si un seul compte membre de la CPTS porte l'adresse e-mail de la fiche. Il est retiré quand l'adhésion quitte « actif ». Un lien posé ne suit pas un changement d'adresse de la fiche : pour le refaire, sortez l'adhérent du statut « actif », puis remettez-le.
• Un adhérent actif sans compte n'est ni compté au quorum ni appelé à voter. La carte des règles l'affiche : « 3 adhérents actifs sans compte, non comptés ». Le procès-verbal calcule le quorum « sur N adhérents disposant d'un compte », et dit combien n'en ont pas.
• Sans aucun votant, la convocation et la clôture sont refusées : « Aucun votant : renseignez les adhérents ou les associés de la structure. »

Ce qui se raconte : bilan, perspectives et photos

Trois cartes de la préparation nourrissent la partie non délibérative de la séance : « Bilan d'activité » de la période écoulée, « Perspectives » de l'année qui vient, « Informations diverses ». Chacune accepte des photos légendées en plus du texte. La carte « Séquences photos » va plus loin : regroupez vos clichés par thème (« Les apéros MSP », « Semaine de prévention »…) et la séquence sera projetée en carrousel plein écran pendant la séance.

Le bilan porte sur l'année écoulée. Si l'exercice comptable ou le budget de la structure ne suit pas l'année civile, un sélecteur « Période » apparaît dans la carte : « Année 2026 », « Exercice 2026/2027 » ou « Budget mai 2026 – avril 2027 ». Par défaut, SisaFlow propose l'exercice comptable s'il est décalé, puisque c'est celui dont l'assemblée approuve les comptes ; sinon le dernier budget terminé ; sinon l'année civile. Un budget encore en cours à la date de l'assemblée reste au choix, mais n'est jamais proposé par défaut : il se lit « Budget janvier 2026 – avril 2027 (en cours) ». « Générer le bilan d'activité » le calcule sur la période affichée ; « Régénérer » le recalcule sur la période choisie, après confirmation (vos ajouts manuels sont alors remplacés ; les photos restent attachées aux lignes qui subsistent), et le diaporama comme le procès-verbal reprennent cette période et son libellé. Une structure en année civile n'a qu'une option : le sélecteur n'apparaît pas.

Dans les informations financières du bilan, « ACI perçu » additionne les virements de la CPAM classés en banque et datés dans la période du bilan. Les répartitions faites aux membres n'y comptent pas, France Santé non plus. Sans virement classé sur la période, la carte affiche « ACI non renseigné ». Un bilan déjà enregistré garde son chiffre tant qu'il n'est pas régénéré.

Le suivi de l'AG précédente se fait seul : la séance et le support reprennent les décisions adoptées et les actions des deux dernières AG clôturées de la structure. Une ancienne section « Suivi des AG précédentes », ajoutée à la main, sort alors des informations diverses : la carte la signale « remplacée par le suivi de l'AG précédente », avec « Retirer ». Le procès-verbal ne l'imprime pas non plus. Quand aucune AG précédente n'a de suivi, elle en tient lieu, dans la séance, le support et le procès-verbal.

3. Animer la séance en direct

Le jour J, cliquez sur « Ouvrir le mode séance », puis sur « Ouvrir la séance ». La régie, l'écran de la présidence, liste tout le déroulé dans l'ordre du support de présentation : émargement, bilan d'activité, référents, finances et ACI, photos, délibérations, perspectives, suivi de l'AG précédente, informations, questions, « À signer », clôture et « Merci ». Chaque étape s'ouvre d'un clic, dans l'ordre voulu. On y tient l'émargement des présents (avec la signature enregistrée dans le profil de chacun, ou tracée au doigt), le quorum en temps réel et les votes en séance — à main levée ou à bulletin secret électronique, chacun votant alors depuis son téléphone (voir participer à une AG). Pendant la séance, la préparation est verrouillée : le contenu projeté ne bouge plus.

Quelques règles à connaître en séance :

• L'émargement compte chacun une fois. Un associé inscrit deux fois — ou à la fois présent et représenté — n'est compté qu'une fois : la présence l'emporte, et l'écran signale le pouvoir en double pour que vous corrigiez la feuille. Le quorum reste juste.
• Ouvrir un vote électronique (« Ouvrir le vote électronique ») arrête la liste des votants présents à cet instant. Les associés émargés présents ou en visio sont prévenus dans la cloche de l'application ; aucun e-mail ne part, le vote se tient pendant la séance. Avant l'ouverture, l'écran signale les votants sans parts sociales (leur bulletin compterait pour 0 voix) ou sans collège de vote — sans jamais bloquer.
• Une délibération qui ne peut pas être tranchée se reporte : « Reporter » la renvoie à une prochaine assemblée, avec un motif facultatif, et le procès-verbal en fait mention.
• Un point surgit en séance : « Point non prévu » l'ajoute à l'ordre du jour, en « Information » ou en « Délibération » (texte, majorité, mode de vote). Le procès-verbal le dit ajouté en séance.
• « Annuler l'ouverture de la séance » (menu ⋮ de la régie) ramène l'AG à sa préparation : l'émargement revient aux réponses des membres, sans arrivées ni départs, et un vote de la séance encore sans bulletin est supprimé. Dès qu'un vote a reçu un bulletin, l'annulation n'est plus possible.

Projeter la séance

• « Projection », en haut de la régie, bascule ce poste en plein écran, étape par étape.
• L'icône « Ouvrir la projection dans une fenêtre » ouvre une fenêtre à part, à placer sur le vidéoprojecteur. Elle suit l'étape choisie dans la régie et n'affiche rien de cliquable ; « Plein écran » l'agrandit. Ses flèches et les touches Page précédente / Page suivante font avancer la séance si vous pouvez la conduire. Les photos d'une séquence suivent le carrousel de la régie.
• En pied de projection, le QR « Rejoindre la séance » ouvre la page de l'assemblée sur le téléphone de chacun.
• La séance se pilote aussi depuis un second poste. Quand l'étape change ailleurs, la régie l'ouvre si elle affiche la liste et que vous n'y touchez pas ; sinon, une pastille « À l'écran : … » propose d'y aller.

L'écoute active

À l'ouverture de la séance, une réunion de captation est rattachée à l'assemblée. « Écoute active » ouvre, sans quitter la régie, le volet d'enregistrement du compte rendu automatique (participants informés, captation) ; « Réduire » le range dans un petit encart, en haut à droite de l'écran de séance, et le bouton devient « Enregistrement en cours ». Si la réunion de captation manque, le bouton s'appelle « Lier une captation » et la crée.

• À la fin, le compte rendu de la réunion est rédigé sans aucun résultat de vote : le procès-verbal fait foi. Il n'est ni diffusé automatiquement, ni doublé d'un compte rendu officiel.
• Les débats de chaque point de l'ordre du jour sont proposés dans les compléments du procès-verbal (voir ci-dessous). La gérance de l'assemblée reçoit la notification « Débats de l'assemblée captés ».
• À côté du bouton : « Compte rendu capté » une fois l'analyse finie — une nouvelle captation demande confirmation : elle complète les débats et remplace le compte rendu ; « Débats captés non transmis » si les débats n'ont pas pu rejoindre l'assemblée.
• Le bouton est désactivé, son (i) dit pourquoi : en démonstration, sans droit de gérer les assemblées, sans accès aux réunions, ou pendant l'analyse d'une captation.

4. Clôturer : le procès-verbal

La dernière étape de la séance récapitule les délibérations, recueille la signature des présidents de séance, puis propose « Clôturer l’AG et générer le PV ».

Sous le récapitulatif, « Procès-verbal — compléments » (jamais projeté) reçoit le secrétaire de séance, l'exposé des débats de chaque délibération, les réponses aux questions et les observations. Ils se complètent encore après la clôture, dans « Relire le PV », jusqu'à la validation. Si l'écoute active a capté la séance :

• « Reprendre les débats captés » remplit les exposés vides ; un exposé repris porte la pastille « capté » ;
• sous un exposé déjà saisi, « Proposition captée » montre la version captée, et « Remplacer » la reprend ;
• « Points évoqués hors ordre du jour » liste ce qui a été discuté sans être inscrit ; « Ajouter au PV » en fait un point d'information ajouté en séance.

Rien n'entre au procès-verbal sans ce geste. Les débats captés sont effacés à la validation du PV. Si « Débats captés non transmis » s'affiche dans « Relire le PV », le lien « Compte rendu » ouvre celui de la réunion de captation.

Une délibération restée sans résultat est inscrite « reportée » au procès-verbal. C'est aussi le cas d'une délibération dont le vote électronique a été supprimé ou n'a pas été clos : la clôture de l'assemblée n'est jamais bloquée par un scrutin introuvable. Pour un vote par collèges, seul le décompte recalculé par le serveur à la clôture fait foi.

Après la clôture, la page d'archive de l'AG donne accès aux documents — « PV modifiable (.docx) », « PV signé (.pdf) », « Convocation (.pdf) » et le support de présentation (voir « Le support de présentation », plus haut). La page permet aussi de valider puis diffuser le PV par e-mail aux membres — « Valider le PV », puis « Diffuser le PV par email » : la diffusion n'est jamais automatique, l'e-mail fait foi et la ligne « Procès-verbal · Envoyer par » peut y ajouter SisaChat —, et de suivre l'application des décisions adoptées.

Le bouton « Envoyer pour relecture » sert ici à transmettre le dossier aux associés de votre choix. Ce qui part est le PDF — la version signée, non modifiable — avec le support de présentation et les pièces jointes ; le fichier Word reste dans la colonne Documents, pour celui qui devra le retoucher.

5. Appliquer une décision adoptée

Certaines décisions changent un réglage de l'application : par exemple le budget et les appels de fonds, une clé de répartition, le fonds de roulement, les horaires d'ouverture, une élection, une note de frais. Après la clôture, la carte « Décisions applicables » les liste. Rien ne s'applique seul : chaque application est un geste de la gérance, qui doit pouvoir conduire l'assemblée. Les autres membres voient l'état de chaque décision, avec « Application réservée à la gérance ».

1. « Appliquer maintenant » ouvre l'« Aperçu de l'application » : ce qui va changer, avant et après.
2. « Confirmer l'application » : le serveur revérifie tout. L'assemblée est clôturée, la décision adoptée, pas encore appliquée, et le changement reste dans ce que ce type de décision a le droit de modifier.
3. La décision passe « Appliquée ». Elle ne change plus d'état.

• Une seule application. Pendant le traitement, la décision porte « Application en cours » et ses boutons sont désactivés. Un second clic, ou un autre gérant au même moment, est refusé : « Décision déjà appliquée. »
• Le budget voté est recalculé par le serveur, au centime, depuis le procès-verbal scellé. C'est ce calcul qui s'écrit : si l'écran envoie autre chose, l'application est refusée.
• Une note de frais votée s'applique en la validant. Déjà validée ailleurs, la décision est marquée appliquée sans seconde dépense. Le refus d'une note ne passe pas par l'assemblée.
• « Programmer » ouvre « Programmer un rappel » : une date et une note facultative. À cette date, la décision repasse « à appliquer » et la gérance reçoit la notification « Rappel : décision à appliquer ». Il reste à l'appliquer. Aucun rappel en démonstration.
• « Ignorer » demande un motif : la décision reste au procès-verbal et au registre, sans être appliquée.
• Un échec affiche son motif sous la décision, et « Réessayer l'application ».

La carte « Journal des applications » trace qui a appliqué, programmé ou ignoré chaque décision, et quand ; les rappels (« Rappel à la gérance : « … » est à appliquer ») et les échecs y figurent aussi.

Appliquer une nouvelle clé de répartition votée

La décision guidée « Modification d’une clé de répartition » porte sur la clé d'une enveloppe de charges communes, ou sur la « Clé par défaut » d'une société. Elle n'est proposée qu'aux structures qui ont les charges communes. Choisissez l'enveloppe, la « Date d'effet » et la nouvelle clé ; la « Simulation avant / après » montre la part de chaque membre, calculée comme les appels de fonds.

Après la clôture, section « Décisions applicables », « Appliquer maintenant » ouvre l'« Aperçu de l'application » :

• s'il reste des dépenses de cette enveloppe non figées datées d'avant la date d'effet, « Clôturer la période » ouvre la clôture préremplie à la veille de la date d'effet ; revenez ensuite appliquer la décision ;
• sinon, « Confirmer l'application » pose la clé votée sur l'enveloppe. Les dépenses déjà figées gardent l'ancienne clé ;
• une date d'effet à venir se programme : « Programmer au … » ;
• une date d'effet dans un exercice clôturé est refusée : « Ignorer la décision », avec son motif.

« Marquer comme appliquée » demande le même droit que l'application elle-même (poser la clé, trancher la note de frais liée) ; il n'est jamais proposé quand l'application est impossible.

Le registre des délibérations

Le bouton « Registre des délibérations » du hub ouvre la vue transversale de toutes les décisions de toutes les AG clôturées : l'historique de gouvernance de la structure, consultable et exportable à tout moment.

Questions fréquentes

Ordinaire ou extraordinaire ?

L'AG ordinaire traite la vie courante (comptes, budget...). L'AG extraordinaire est requise pour les décisions lourdes — modification des statuts, capital, retrait d'un associé — avec des règles de quorum et de majorité plus strictes, que l'application applique automatiquement.

Que se passe-t-il si le quorum n'est pas atteint ?

Le quorum prévisionnel vous alerte avant la séance. Si l'assemblée ne peut pas valablement délibérer, reportez-la et envoyez une seconde convocation plutôt que de forcer une clôture fragile.

Pour aller plus loin

• Participer à une AG (côté membre)
• Votes et sondages du quotidien
• Membres, associés et parts sociales
• Les structures juridiques de la MSP