Payer les indemnités : une remise de virements, une seule validation
Regrouper les indemnités validées en un fichier de virements SEPA à déposer à la banque — chaque bénéficiaire reçoit sa note d'honoraires ou son relevé de versement —, et exporter le détail analytique pour votre comptable.
Quand une activité est valorisée en euros et qu'elle a été validée, la structure doit la payer à celui qui l'a réalisée. Faire dix virements un par un depuis l'espace en ligne de la banque prend du temps et se trompe. Cet écran rassemble tout ce qui reste à payer et en fait un seul fichier — que vous déposez à la banque, et qui exécute tous les virements d'un coup.
Où trouver cet écran
Menu latéral → Comptabilité → Cockpit comptable, puis la tuile « Notes d'honoraires & virements » (dans une CPTS, le Cockpit comptable est la dernière entrée de la section « ACI et finances »). La recherche y mène aussi : « Payer les professionnels (remise de virements SEPA) » — c'est le chemin à prendre en Coordination, qui n'a pas de Cockpit comptable : l'écran, lui, est ouvert dans toutes les offres. Il faut le droit Pilotage ACI et financements — le même que celui qui ouvre les Indicateurs ACI, puisqu'il s'agit de payer les indemnités qui en découlent — et l'accès au Cockpit comptable.
Ce que vous voyez
- « À payer », la colonne principale : une carte par bénéficiaire, avec sa profession, son nombre de lignes et son total. Dépliez-la pour voir le détail — le type d'activité, la date, la quantité, la réunion concernée le cas échéant, et l'enveloppe budgétaire qui la porte. Le compteur en haut annonce le nombre total de lignes et le montant.
- « Remise de virements », à droite : le nombre de lignes et de bénéficiaires cochés, le « Total de la remise », et le bouton « Générer la remise (pain.001) ».
- « Export Excel analytique », en dessous : deux dates (« Du », « Au ») et un bouton « Exporter en Excel ».
- « Historique des remises », tout en bas : chaque remise déjà produite, avec sa date, son nombre de virements, son total et son état — Générée, Exécutée en banque ou Annulée —, le bouton « Fichier SEPA » pour retélécharger le fichier et « Annuler ».
Si tout est réglé, l'écran l'annonce en vert : « Rien à payer ».
Payer une série d'indemnités
- Cochez les bénéficiaires ou les lignes à régler. « Tout sélectionner / vider » coche d'un coup tous ceux qui peuvent l'être (IBAN valide).
- Vérifiez le total de la remise dans la colonne de droite.
- Cliquez sur « Générer la remise (pain.001) ». La fenêtre « Générer la remise de virements » demande un « Libellé de la remise » — facultatif, celui que vous retrouverez dans l'historique — et le « Compte émetteur », le compte bancaire de la structure d'où partiront les virements (le compte ACI par défaut). C'est aussi ce compte qui désigne la structure qui paie, imprimée sur les documents : rattachez chaque compte à sa structure juridique.
- Une ligne « Notes d’honoraires · Envoyer par » montre les canaux : l'e-mail, verrouillé (il fait foi), et SisaChat (« Chat » dans une CPTS), à cocher pour que chaque bénéficiaire reçoive aussi son document dans votre discussion.
- Cliquez sur « Enregistrer et télécharger » : la remise est enregistrée, chaque bénéficiaire reçoit aussitôt son document par e-mail, et le fichier se télécharge. Déposez-le sur l'espace professionnel de votre banque, dans la rubrique de remise de fichiers de virements. Une seule validation suffit pour tous les virements du fichier.
Ce que reçoit chaque bénéficiaire
À l'enregistrement de la remise, SisaFlow produit pour chaque bénéficiaire un document PDF daté, adapté à son statut sur sa fiche de membre :
- un bénéficiaire qui n'est pas associé — intervenant extérieur ou membre non associé — reçoit une note d'honoraires numérotée (« NH-2026-0012 »), établie en autofacturation ; dans une maison de santé, la même série numérote les notes d'honoraires de la répartition ACI ;
- un associé reçoit un relevé de rémunération ;
- un salarié, ou un membre dont le statut n'est pas renseigné, un relevé de versement.
Chaque document porte la structure qui paie (sa raison sociale et son SIRET, jamais le nom d'usage de la maison), un bloc sur le bénéficiaire — profession, numéro RPPS ou ADELI, adresse, à compléter dans son profil —, les mentions dues (régime de TVA déclaré par le professionnel : « Je suis redevable de la TVA » dans son profil) et une phrase qui lui dit comment l'enregistrer dans sa propre comptabilité. Il part par e-mail, se range dans les documents du membre (sous « Notes d'honoraires »), où il ne peut être ni supprimé ni remplacé, et se rattache aux activités qu'il couvre, puis à l'opération bancaire une fois le virement passé.
Ce que votre banque doit accepter
Le fichier produit est une remise SEPA au format pain.001, le standard des virements groupés. Votre banque doit proposer la remise de fichiers de virements sur son espace professionnel — c'est souvent une option du contrat, qu'il suffit de demander à votre conseiller si elle n'est pas déjà active.
Annuler une remise
Tant qu'aucun virement de la remise n'est confirmé en banque, elle peut être annulée depuis l'historique (« Annuler », puis « Annuler la remise ») : les lignes qu'elle réservait reviennent dans le panier et redeviennent payables. Une remise annulée reste visible, barrée, dans l'historique — rien ne disparaît. Les documents déjà envoyés ne sont pas détruits : ils sont marqués « ANNULÉE » (virement non exécuté), et un message le signale dans la discussion où la note était partie.
L'export Excel analytique
Le second bouton produit un tableur des indemnités en euros validées sur une période (du 1er janvier à aujourd'hui par défaut) : une ligne par indemnité et par participant, avec le bénéficiaire et son statut, la ligne du barème, le montant, ce qui reste à payer, l'état du paiement (« À payer », « Payée », « Réservée (remise en cours) »…), la référence de la remise, l'enveloppe budgétaire (l'axe analytique) et le compte comptable correspondant. C'est le fichier que votre expert-comptable attend pour ventiler ces paiements sans vous poser de questions.
Questions fréquentes
Une ligne a disparu entre l'aperçu et le fichier, pourquoi ?
Les montants du fichier sont recalculés par le serveur au moment de la génération. Si une ligne a été réglée ou réservée entre-temps par quelqu'un d'autre, elle est écartée et l'écran vous le dit. C'est volontaire : mieux vaut un fichier juste qu'un fichier conforme à un aperçu périmé.
Quand une remise passe-t-elle en « Exécutée en banque » ?
Quand tous ses virements sont apparus sur le compte connecté : SisaFlow reconnaît chacun par sa référence (« NH-… ») et son montant, et le bénéficiaire reçoit « Virement reçu ». Vous n'avez rien à cocher. Tant qu'une partie seulement est passée, la remise reste « Générée ».
Puis-je corriger une activité déjà prise dans une remise ?
Non tant que la remise est en cours : annulez d'abord la remise, corrigez l'activité, puis générez-en une nouvelle.
Ces virements comptent-ils dans les exports comptables ?
Oui. Une fois passés en banque, ils se rattachent aux activités qu'ils règlent et alimentent le FEC comme n'importe quelle autre opération.