Savoir qui a répondu, et relancer ceux qui manquent
Le suivi nominatif d'un formulaire : un lien de réponse personnel par destinataire — membre ou personne extérieure sans compte —, l'état des réponses en un regard, et les relances.
Un formulaire ouvert aux membres vous dit combien de réponses sont arrivées, mais pas de qui. Et il ne sait rien dire d'une personne qui n'a pas de compte SisaFlow — un partenaire, un élu, un intervenant extérieur. Le suivi répond aux deux : chaque destinataire reçoit un lien de réponse personnel, et vous voyez en un regard qui a répondu et qui reste à relancer.
Activer le suivi
Dans l'onglet Réglages de l'éditeur, activez « Suivi avancé des réponses ». Contrairement aux questions et à l'audience, ce réglage reste modifiable après la publication : vous pouvez l'activer sur un formulaire déjà ouvert.
Où trouver l'onglet Suivi
Sur la carte du formulaire, cliquez sur « Résultats » : une quatrième vue, « Suivi », apparaît à côté de Réponses, Tableur et Synthèse.
En haut, le compte : « 7 / 12 ont répondu (58 %) », avec une barre de progression. En dessous, la table des destinataires — Destinataire, Adresse, Statut, Relances, Actions.
Ajouter des destinataires
- Cliquez sur « Ajouter des destinataires ».
- Membres de la structure : cochez-les dans la liste.
- Externes (sans compte) : saisissez un nom (obligatoire) et une adresse e-mail (facultative). « Une ligne de plus » en ajoute autant que nécessaire.
- La case « Envoyer tout de suite le lien par e-mail aux destinataires qui ont une adresse. » est cochée ; décochez-la pour distribuer les liens vous-même. Cochée, elle s'accompagne de la ligne « Invitation · Envoyer par [E‑mail] [SisaChat] » (« Chat » dans une CPTS) : d'un clic, les membres ajoutés reçoivent aussi la carte du formulaire dans leur conversation avec vous — sans leur lien personnel, qui ne part que par e-mail.
- Cliquez sur « Ajouter et envoyer les liens » (ou « Ajouter », case décochée). Les destinataires qui ont une adresse reçoivent leur lien par e-mail ; les autres apparaissent avec la mention « Lien remis en main propre ».
Ce que dit la colonne Statut
| Pastille | Signification |
|---|---|
| A répondu le … | La réponse est arrivée. Elle compte même si la personne a répondu depuis l'application sans jamais utiliser son lien personnel. |
| En attente | Rien n'est arrivé de cette personne. |
La colonne Relances raconte l'histoire : « Ajouté le … », puis « Invité le … » quand l'e-mail est parti, puis le nombre de relances et la date de la dernière.
Relancer
- « Relancer les non-répondants », en haut, relance tous ceux qui n'ont pas répondu et qui ont une adresse e-mail.
- « Relancer », sur une ligne, ne relance que cette personne.
Chaque bouton ouvre un petit menu : « Par e‑mail », « Sur SisaChat » (« Sur le Chat » dans une CPTS) ou « Les deux ». Le canal se choisit à chaque relance ; rien n'est retenu. Sur la messagerie, un membre reçoit un rappel avec un bouton vers le formulaire, jamais son lien personnel ; les externes, et tout membre que la messagerie n'a pas pu joindre, reçoivent l'e-mail quand même. Si personne n'est joignable sur la messagerie, le bouton envoie simplement l'e-mail.
Le rappel par e-mail contient le même lien que l'invitation : personne n'a à se demander lequel des deux est le bon.
Le bouton est inactif quand le formulaire est fermé (il n'y a plus rien à relancer), et quand personne n'est relançable — tous ont répondu, ou les autres n'ont pas d'adresse.
Retirer un destinataire
Le bouton « Retirer » demande confirmation, et l'annonce sans détour : son lien personnel cesse immédiatement de fonctionner, y compris depuis un e-mail déjà reçu. En revanche, sa réponse déjà envoyée est conservée dans les résultats — on retire un accès, on n'efface pas une contribution.
Ce que voit le destinataire
Il ouvre son lien et arrive sur la page de réponse habituelle, à ceci près qu'elle lui dit avant l'envoi que sa réponse sera enregistrée à son nom, qui la lira, et s'il pourra la modifier ensuite. Aucun compte, aucune connexion : le lien suffit.
S'il a déjà répondu et que la modification n'est pas autorisée, la page le lui dit avant de le laisser retaper vingt réponses.
Questions fréquentes
Un membre a répondu depuis l'application : sa ligne se met-elle à jour ?
Oui. Le statut croise le lien personnel et les réponses déjà arrivées par l'application. Il ne sera pas relancé pour rien.
J'ai perdu le lien d'un externe sans adresse e-mail.
Retirez-le du suivi, puis ré-ajoutez-le : un nouveau lien est créé et affiché. Sa réponse éventuelle, elle, reste dans les résultats.
Combien de destinataires puis-je suivre ?
Jusqu'à 200 par formulaire, et 60 par ajout. Une même personne ne peut pas déclencher plus de dix ajouts par heure dans une même structure.
Qui peut voir la liste des destinataires ?
L'auteur du formulaire, et lui seul. Elle contient des adresses e-mail de personnes extérieures : ce sont des données personnelles, pas une liste d'équipe.