L'embarquement : comment se passe la mise en route
Le parcours guidé qui configure votre maison de santé dans SisaFlow : qui le fait, combien de temps prévoir, et la règle d'or à connaître avant de valider.
Avant de pouvoir utiliser SisaFlow au quotidien, votre structure passe par un parcours d'embarquement : une série d'étapes guidées qui décrivent votre maison de santé — qui en fait partie, quelles structures juridiques la portent, comment l'argent y circule. C'est ce parcours qui permet ensuite à SisaFlow de calculer juste : les parts de chacun, la répartition des charges, la subvention ACI.
Qui doit faire l'embarquement ?
Une seule personne : celle qui crée la structure dans SisaFlow (en pratique, le gérant, la coordinatrice ou le référent qui pilote la mise en place). Elle devient automatiquement administratrice de l'espace. Les autres membres, eux, ne font pas ce parcours : ils reçoivent une invitation par e-mail et complètent simplement leur profil à leur première connexion (voir la dernière étape).
Comment ça se déroule
- Le choix de l'offre : la première étape de la création d'une structure. Elle détermine les modules que vous aurez — et donc les étapes à parcourir. Voir Choisir son offre.
- Le triage : quelques questions de départ. La plus importante : votre structure est-elle nouvelle (pas encore d'historique financier) ou existante (déjà en activité, avec un comptable) ? Ce choix adapte tout le reste du parcours — voir le triage et les documents à préparer.
- Le hub des étapes : l'écran central du parcours, qui liste toutes les étapes par groupes — 1. Général (informations, équipe, profils, structures, locaux, banque) et 2. ACI et financements (aides et subventions — étape facultative —, enveloppes, barème, réunions et activités, historique des transactions) dans toutes les offres, plus 3. Charges communes (soldes associés, enveloppes et répartition, historique des transactions, fonds de roulement) avec l'offre Sérénité, celle des dépenses communes. La colonne de gauche reprend les mêmes groupes, étape par étape. Chaque carte affiche son état : à faire (une simple flèche), « En cours », « À vérifier » (pré-remplie par un import), « Validé » ou « Passée ».
- Pour les structures existantes : les étapes du groupe Charges communes vous proposent d'importer vos documents comptables (balance, budget, FEC ou Grand Livre) pour que SisaFlow reprenne votre situation réelle. Les documents demandés dépendent de votre offre.
- La validation finale : le bouton « Valider l'intégration et accéder à l'app » ouvre votre espace de travail à toute l'équipe.
En haut à droite, l'anneau « Progression globale » compte les étapes franchies (« 6 sur 14 validées », par exemple) ; chaque groupe affiche son propre pourcentage (« 80% Complété »). Le (i) à côté de « Progression globale » ouvre dans l'assistant l'explication de ces pourcentages et la liste des étapes qui restent. Le bouton « Revoir la visite guidée » rejoue la présentation du hub.
Au bas de chaque étape, la barre porte deux boutons : « Enregistrer » enregistre ce que vous avez saisi et valide l'étape, sans quitter la page ; « Suivant » enregistre d'abord ce qui ne l'est pas encore, puis passe à l'étape suivante. Un point orange sur « Enregistrer » signale des modifications en attente ; « Enregistré », grisé, qu'il n'y a rien de neuf à enregistrer. Quand un bouton est grisé, la barre dit pourquoi (« Pour continuer : … »).
Au-dessus de la barre, à droite, le bouton « Nous parler » (un mégaphone) ouvre un retour, le suivi de vos demandes, un rendez-vous ou un message à l'équipe — voir Se repérer. Tant que l'embarquement n'est pas terminé, « Écrire à l'équipe » part par e-mail, et la réponse vous parvient par e-mail.
Combien de temps prévoir ?
Le parcours compte une dizaine d'étapes en offre Coordination, davantage en Gestion, qui ajoute la banque en temps réel et la reprise de vos écritures comptables, et une quinzaine en Sérénité, qui ajoute le volet des charges communes avec les soldes de départ des associés et le fonds de roulement.
- Nouvelle structure : 30 à 45 minutes.
- Structure existante : 45 à 60 minutes, hors délai d'obtention des documents auprès de votre comptable.
Questions fréquentes
Puis-je supprimer un brouillon de structure ?
Oui. Tant que la configuration n'est pas finalisée, une Zone de Danger en bas du hub permet de supprimer le brouillon : « Supprimer cette structure », puis tapez « supprimer » et confirmez avec « Confirmer la suppression ». Cette suppression est irréversible.
Une étape affiche « À vérifier », qu'est-ce que ça veut dire ?
Elle a été pré-remplie automatiquement (par la recherche au registre SIRENE ou par l'analyse d'un document importé). Ouvrez-la pour contrôler les informations, corriger si besoin, puis cliquez sur « Enregistrer » (ou « Suivant ») dans la barre du bas.
Une carte affiche « Analyse en cours », que faire ?
Rien : l'analyse d'un document importé se poursuit côté serveur, même si vous quittez l'écran ou fermez l'onglet. La carte reprend son état normal dès qu'elle est terminée, et passe généralement en « À vérifier ».
Une carte dit « Créez d'abord vos enveloppes », pourquoi ?
Certaines étapes en attendent une autre : le barème et l'historique des transactions ont besoin de vos enveloppes, la reprise des réunions et activités de vos membres et de votre barème. La carte nomme ce qui manque ; le reste du parcours reste libre.
Une étape est marquée « Passée », est-ce grave ?
Non. La coche grise « Passée » signale une étape franchie sans être remplie : le bouton « Passer » d'une étape (l'historique des transactions ou les locaux, par exemple), « Décider plus tard » à l'étape « Aides et subventions », ou la réponse « Non, pas de fonds de roulement » (offre Sérénité). Elle compte comme franchie dans la progression ; cliquez dessus pour y revenir quand vous voulez. Répondre « Non, aucune aide en cours » aux aides, en revanche, valide l'étape (coche verte) : c'est une réponse complète.