La bibliothèque de justificatifs : déposer, rattacher, ranger

Une facture arrive rarement le jour où elle est payée : elle précède le prélèvement, ou le suit de plusieurs semaines. Le tiroir « Justificatifs » des écrans bancaires est la bibliothèque où ces pièces attendent : vous les y déposez quand vous les recevez — en vrac s'il le faut —, et SisaFlow vous propose ensuite, pour chacune, l'opération qu'elle justifie.

Où trouver le tiroir

Il existe sur les deux écrans de classement, chacun avec ses propres pièces :

• ACI et financements → « Transactions » : les pièces des dépenses de la dotation et des aides ;
• Charges communes → « Transactions » : celles des dépenses communes (voir le rapprochement bancaire).

En haut à droite de l'écran, le bouton « Justificatifs » porte en vert le nombre de pièces qui attendent. Il ouvre un volet sur le côté (en bas de l'écran sur téléphone), intitulé « Justificatifs à rattacher ». Le tiroir suit le menu « Structure » de l'écran : si votre maison porte plusieurs structures, choisissez « Vue globale » pour tout voir. La recherche de l'application (la loupe en bas à droite, ou Ctrl + K) mène directement au geste : tapez « justificatifs », « déposer un justificatif » ou « sans justificatif ».

SisaFlow

Agrandir

Ce que vous voyez dans le tiroir

• En tête, « Justificatifs à rattacher » et leur nombre, avec un bouton (i) qui ouvre l'explication dans l'assistant ; un champ « Rechercher… » (libellé, nom du fichier, montant), le bouton « Ajouter » et, s'il y a des pièces en attente, « Rapprocher tout automatiquement ».
• Une carte par pièce : son libellé (ou le nom du fichier), sa date et son montant — précédé d'un signe moins, avec la pastille « Avoir », pour un avoir. Selon le cas s'y ajoutent « Facture électronique », « Adressée à : … » (la structure destinataire de la facture), et, pour une note de frais réglée avec le compte de la structure, « Déposé par … » et « Enveloppe suggérée : … ».
• Quand une opération correspond déjà, une pastille verte le dit — « Une opération correspond », « 3 opérations correspondent » — et ouvre le rattachement d'un clic.
• En dessous, la section « En cours — payées en plusieurs fois » : les pièces déjà rattachées à une partie de leurs échéances, avec leur progression (« 3 / 12 opérations rattachées », « reste … ») et, dès qu'une nouvelle échéance passe en banque, la pastille « Nouvelle échéance trouvée ».
• Tout en bas, « Pièces rangées », repliée, puis le lien « Justificatifs déjà liés (Drive) », qui ouvre le dossier du Drive où vivent les pièces déjà rattachées.

Sur chaque carte : « Ouvrir » (le document), « Rattacher à… », « Ranger » et la corbeille ; sur ordinateur, une poignée permet aussi de glisser la pièce sur une ligne de la liste.

Déposer des pièces

1. Cliquez sur « Ajouter » dans le tiroir — ou, depuis l'écran, « Nouvelle écriture » puis « Depuis un justificatif ». La fenêtre « Ajouter un justificatif » s'ouvre, en trois étapes : Ajouter, Vérifier, Valider.
2. Glissez vos fichiers dans le cadre « Déposez vos justificatifs ici », ou cliquez sur « Parcourir les fichiers ». Sur téléphone, le même geste propose « Prendre une photo », « Photothèque » ou « Fichiers ». Vous pouvez déposer :
   • des PDF et des images (PNG, JPG) — un scan, une photo prise au téléphone, une facture téléchargée : SisaFlow la lit et propose le fournisseur, la date et le montant ;
   • des factures électroniques reçues par votre plateforme agréée (formats Factur-X, UBL, CII) : le fournisseur, le numéro, la date et le montant sont lus dans la facture elle-même, sans interprétation, un avoir est reconnu comme tel, et le fichier d'origine est conservé tel quel — c'est lui qui fait foi ;
   • une archive ZIP ou un dossier entier — l'export du mois de votre plateforme, d'un seul geste. Chaque facture devient un justificatif séparé, jamais un gros document de cent pages. Les fichiers d'index et les fichiers techniques que l'ordinateur glisse dans les dossiers sont écartés, et la liste de ce qui a été ignoré vous est affichée ; une même facture déposée en PDF et en facture électronique n'est comptée qu'une fois.
3. Plusieurs fichiers : vérifiez la liste « Fichiers sélectionnés » (réordonnable, « Tout effacer » pour recommencer), puis cliquez sur « Importer N justificatifs ». Chaque fichier affiche son état — « Envoi », « Lecture », « Importé », « Déjà présent », « Non importé » — et un bilan final dit ce qui est arrivé, structure par structure. Ne fermez pas la fenêtre pendant l'envoi.
4. Un seul fichier : « Continuer » ouvre la vérification — « Fournisseur / Libellé », « Date », « Total (TTC) » et, si votre maison en porte plusieurs, « Structure concernée » —, puis « Associer à une Opération » propose les opérations qui correspondent, comme « Rattacher à… » ci-dessous. Si la dépense n'a aucune opération bancaire en face (payée en espèces, par exemple), « Générer automatiquement la Charge » ou « Créer la Charge manuellement » l'enregistre directement.

Combien à la fois ? Au-delà de 50 fichiers, SisaFlow demande confirmation en annonçant le nombre : chaque pièce qui n'est pas une facture électronique doit être lue, et cette lecture a un coût. Un dépôt traite 200 fichiers au plus ; s'il y en a davantage, déposez le reste dans un second envoi.

Fusionner en un seul PDF ? L'option existe et ne sert qu'à une chose : recoller les pages scannées d'une même facture. Elle demande de cocher « Ces PDF sont des scans, pas des factures électroniques », et reste désactivée dès qu'une facture électronique est présente — la fusion détruirait le fichier d'origine.

Si vous avez plusieurs structures (une SISA et une SCM, deux SCM…), une facture électronique est rangée sous la structure dont le SIREN figure sur la facture — même si vous travailliez à ce moment-là sur une autre. La vérification d'une pièce déposée seule affiche « Structure reconnue par le SIREN : … », et le choix reste modifiable. Quand le menu « Structure » de l'écran filtre une autre structure, une ligne du tiroir signale les justificatifs rangés sous une autre structure, avec un bouton « Afficher » qui vous y emmène.

Rattacher une pièce à ses opérations

1. Sur la carte de la pièce, cliquez sur « Rattacher à… » (ou sur la pastille verte « Une opération correspond »). La fenêtre « Rattacher ce justificatif » s'ouvre : à gauche, ce que l'on sait de la pièce (type, date, fournisseur, numéro, reste à payer) et ce qui a été « Lu sur la pièce » — sa période, son rythme, son échéancier ; à droite, les opérations.
2. En tête, SisaFlow dit ce qu'il a trouvé et pré-coche ses suggestions : « Une opération correspond » (même montant), « Paiement en plusieurs fois » (un échéancier régulier : « Cette pièce semble réglée en 12 fois… »), ou une somme de plusieurs opérations (un acompte et un solde, par exemple). Une suggestion moins sûre porte « À vérifier ». Rien ne ressort ? « Aucune correspondance évidente », et les opérations « Les plus plausibles » sont listées.
3. Cochez ou décochez librement. « Tout afficher » déplie toutes les autres opérations, avec une recherche (libellé, montant, date). En bas, le total coché se compare au montant de la pièce ; s'il le dépasse, l'écran le signale sans bloquer.
4. Cliquez sur « Rattacher à cette opération » (ou « Rattacher aux N opérations »).

Les suggestions portent aussi sur les écritures déjà classées sans pièce — une dépense classée automatiquement, une activité —, pas seulement sur les opérations encore à classer : une pièce reçue après son classement trouve donc toujours sa place.

Une pièce en cours qui n'attend plus d'échéance (le contrat a été résilié, par exemple) se clôt avec « Terminé » : elle reste attachée aux opérations déjà rattachées, et ne se propose plus pour les suivantes.

Rapprocher tout un lot d'un coup

« Rapprocher tout automatiquement » ouvre la fenêtre « Rapprochement massif des justificatifs ». « Lancer le rapprochement » relie chaque pièce disponible à la ligne qui attend une pièce : d'abord par comparaison exacte des montants, puis, pour ce qui reste ambigu, avec l'aide de l'assistant. Vous relisez la liste — chaque rapprochement proposé est coché, un montant qui diffère est signalé —, puis « Valider les N rapprochements ». Les pièces « sans correspondance » restent dans le tiroir, à lier à la main.

Le cas particulier des avoirs

SisaFlow lit le type de chaque justificatif — facture, reçu, avoir, bon de commande, devis — et n'en fait pas la même chose :

• un avoir remboursé par le fournisseur se rapproche du crédit correspondant sur le compte, jamais d'une dépense ;
• un avoir déduit de la facture suivante (la pratique de beaucoup d'éditeurs) n'a aucun crédit en face : il se rattache alors à la facture qu'il corrige — la dépense du même fournisseur la plus proche dans le temps. Les montants n'ont pas à correspondre : un avoir de 29 € corrige très bien une facture de 129 €.

Dans les deux cas, l'avoir entre dans la répartition comme une ligne négative, au montant exact : les membres voient leur quote-part diminuer d'autant. Le crédit bancaire lui-même se classe avec la voie « Avoir ou remboursement fournisseur » de l'écran (voir le rapprochement).

Ranger, terminer, supprimer

Trois gestes font sortir une pièce du tiroir ; ils ne disent pas la même chose :

Une pièce née d'une note de frais ne se range pas : elle attend sa ligne bancaire.

Les opérations sans justificatif

Au-dessus de la liste des opérations, la pastille « Sans justificatif » filtre les dépenses d'au moins 50 € qui n'ont pas encore leur pièce (les transferts entre vos comptes et les versements à un membre ne sont pas concernés). Sur chaque ligne, le pictogramme orange de la colonne des pièces (infobulle « Sans justificatif — cliquer pour en ajouter un ») ouvre sur place les pièces qui attendent dans le tiroir et « Déposer un fichier » ; le panneau « Justificatif » du détail propose les mêmes gestes : « Déposer un fichier » (une pièce à la fois ; sur téléphone, plusieurs photos d'un même ticket sont réunies en un seul PDF) ou « Pièce déjà déposée », pour choisir une pièce qui attend dans le tiroir. Pour un versement à un membre, l'écran précise ce qui suffit : une note d'honoraires ou un état de présence.

Une opération qui reçoit sa pièce pendant que ce filtre est actif reste dans la liste jusqu'à ce que vous le retiriez : son pictogramme passe au vert avec le nombre de pièces, et un clic dessus ajoute la suivante — une commande livrée en plusieurs factures se justifie d'un trait.

Ce que votre expert-comptable en reçoit

Ce qui a été lu sur une pièce — la date de la facture, son numéro, le fournisseur, les montants hors taxe et de TVA — reste attaché à la dépense après le rattachement. C'est ce que reprend l'export comptable : dans une comptabilité tenue à la date des factures, c'est cette date qui compte, et le pack pour l'expert-comptable joint chaque pièce, nommée par la référence de son écriture. Son répertoire Excel liste aussi les « Opérations sans pièce » et les « Pièces en attente » — celles qui dorment encore dans ce tiroir. Pour les pièces rattachées avant cette amélioration, l'écran d'export propose « Relire ces pièces ».

Questions fréquentes

J'ai déposé 15 factures et je n'en vois que 12

Regardez le menu « Structure » de l'écran : le tiroir n'affiche que les pièces de la structure choisie. Une facture électronique est rangée sous la structure de son SIREN ; la ligne des justificatifs rangés sous une autre structure et son bouton « Afficher » vous y mènent. Vérifiez aussi le bilan de fin de dépôt : une pièce « Déjà présent » n'a pas été créée deux fois.

La bonne opération n'est pas dans les suggestions

Cliquez sur « Tout afficher » dans la fenêtre de rattachement et cherchez-la par son libellé, son montant ou sa date. Si elle n'est pas encore passée en banque, laissez la pièce dans le tiroir : elle se proposera à son arrivée.

Une facture en dollars ne trouve aucune opération

C'est voulu : le relevé est en euros, converti à un taux que SisaFlow ne connaît pas. La fenêtre l'annonce (« Facture en devise étrangère : aucune suggestion ») ; choisissez l'opération vous-même dans la liste.

Puis-je rattacher une même facture à deux opérations ?

Oui : cochez les deux. C'est le cas d'un acompte et d'un solde, ou d'une facture payée en plusieurs fois.

Pour aller plus loin

• Le rapprochement bancaire au quotidien
• Transactions — ACI et financements
• Les exports pour votre comptable
• Les justificatifs côté documents