Appeler les fonds et suivre les paiements
Ce que chaque membre doit à la structure pour sa part des charges : génération des appels, envoi par e-mail et détection automatique des virements.
Une fois les charges réparties selon la clé, il reste à récupérer l'argent : c'est l'appel de fonds. Cet écran montre, pour une période donnée, ce que chaque membre doit à la structure, génère les demandes de virement et suit leur paiement — sans tableur ni relances manuelles oubliées.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Charges communes puis « Appels de fonds ».
Ce que vous voyez
- En haut, le sélecteur de période — « Mois », « Trimestre » ou « Année », sur l'année civile ; il s'ouvre sur le trimestre précédent — et quatre indicateurs : « Budget Théorique (Cible) » (proratisé sur la période), « Charges Constatées » (les factures réelles de la période, provisions lissées comprises), « Versements Effectués » et « Reste à Payer global », avec la pastille « Appels générés » ou « Appels à générer ».
- Le « Compte de prélèvement » qui reçoit les virements (« Modifier » pour en changer), et le raccourci « Réglage clés de répartition », qui ouvre les enveloppes de charges communes et leurs clés.
- L'« État de recouvrement » : une carte par membre, avec sa profession, le « Total Dû » de la période, le détail de ses « Charges Variables (Réel) » enveloppe par enveloppe (une barre colorée par grande famille de dépenses) et son « Reste à payer ». Une recherche, une vue en grille ou en liste et un filtre des montants nuls aident dans les grandes équipes.
- Si d'anciens associés partis ont laissé des dettes, une section « Dettes à recouvrer (Anciens Associés) » les isole.
Si votre structure a défini un fonds de roulement cible, le Trésor-O-Mètre s'affiche aussi en haut de l'écran : une jauge qui compare le solde réel du compte de charges à cette cible (provisions comprises), avec un badge « Sécurisé », « Sous Tension » ou « Critique », et « Ajuster la cible ». C'est le coup d'œil qui dit si la trésorerie peut attendre le prochain appel — ou s'il est temps d'émettre. Le compte qui reçoit une aide (le FIR de l'association, par exemple) n'y est jamais compté : l'argent d'une aide n'est pas de la trésorerie des membres. Sans cible, un bandeau « Fonds de roulement non configuré » propose « Configurer le FDR ».
Appeler les fonds d'un membre
- Sélectionnez la période à recouvrer.
- Sur la carte du membre, vérifiez le détail (« Détail des charges »), puis cliquez sur « Générer Appel » : l'appel est créé, en brouillon.
- Cliquez sur « Émettre » : SisaFlow génère le PDF de l'appel et l'envoie par e-mail au membre (vous êtes en copie), avec un code de virement unique — de la forme CH-CD-2609-K7P (les initiales du membre, l'année et le mois, trois caractères) — à reporter tel quel dans le libellé du virement. Pour un organisme facturé, le bouton se lit « Envoyer Facture » et le code commence par FACT.
- Le membre fait son virement en indiquant ce code.
- Grâce à la connexion bancaire, le virement portant ce code est repéré automatiquement : un badge « Virement détecté » apparaît sur la carte — validez alors la recette dans l'écran Transactions pour solder l'appel. Vous pouvez aussi pointer le paiement à la main avec le bouton « Attente » (utile pour un règlement reçu autrement). Une fois réglé, l'appel affiche le badge « Réglé » et une « Quittance de règlement » devient téléchargeable.
- Pas de nouvelles ? L'icône d'envoi de la carte (« Renvoyer l'appel de fonds ») renvoie l'e-mail en un clic. Le menu de la carte propose aussi « Explorer le détail » des charges et « Télécharger le PDF » de l'appel.
Appeler tout le monde d'un coup
- Cliquez sur « Générer les appels », à côté du titre de l'écran. Une fenêtre récapitule d'abord ce qui va être créé ; confirmez.
- Le bouton devient « Envoyer les appels (N) » — N étant le nombre de membres qui doivent quelque chose. La fenêtre « Envoyer les appels de fonds » récapitule l'envoi : « Période », « Périmètre », « Émetteur », « Destinataires » (combien par e-mail, combien par courrier), « Total appelé » et le « Compte de prélèvement » dont les coordonnées figurent sur chaque appel.
- Cliquez sur « Confirmer et envoyer » : chacun reçoit son e-mail individuel, et vous êtes en copie.
Questions fréquentes
Un membre n'a pas d'adresse e-mail : l'envoi est bloqué ?
Pour lui, oui. Sur sa carte, « Émettre » vous le dit (« Aucune adresse e-mail de facturation renseignée. », ou, pour un membre qui n'a pas encore accès à la plateforme, que l'e-mail ne partira pas) ; l'envoi groupé le laisse de côté, et son récapitulatif annonce combien d'appels partent par courrier. Renseignez son e-mail dans sa fiche membre, puis renvoyez l'appel.
Le montant appelé correspond-il au budget ou aux dépenses réelles ?
Aux dépenses réelles de la période, éventuellement complétées par des provisions lissées si vous l'avez configuré. Le détail est visible dans la ventilation de chaque carte membre.
Une note de frais avancée par un membre change-t-elle son appel ?
Oui : le crédit de sa note de frais validée vient en déduction de ce qu'on lui appelle — sauf si vous l'avez déjà remboursé par un virement, déclaré en « Remboursement de compte courant ».
Où le membre retrouve-t-il ce qu'il a payé ?
Dans son compte avec la structure : chaque appel payé vient réduire ce qu'il doit, ligne par ligne et daté.
Pour aller plus loin
- Les clés de répartition
- Les comptes des associés
- Un budget par société — un appel de fonds par société, sur son propre compte
- Le pilotage des charges communes