Gérer les membres et les associés de la structure

Cet écran est l'annuaire interne de votre maison de santé : la liste de tous les professionnels, leurs coordonnées, leurs parts sociales et leurs accès. On y ajoute aussi les personnes qui travaillent pour la structure sans soigner (un expert-comptable, une secrétaire) et les organismes qui occupent un bureau. C'est enfin ici que se joue un moment délicat de la vie d'une SISA : le départ d'un associé.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, cliquez sur Paramètres (en bas), puis sur la tuile Membres et Associés dans le bloc « Équipe & Accès ». L'écran demande le droit « Administration Membres » (voir Profils et permissions).

Plus court : ouvrez la recherche (loupe en bas à droite, ou Ctrl + K) et tapez « Inviter un membre » : la fiche d'invitation s'ouvre directement.

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Ce que vous voyez

Une carte par membre : nom, profession (un stéthoscope pour un professionnel de soin, une mallette pour un membre support ou prestataire), fonction dans la structure si elle est renseignée, e-mail, téléphone, profils et parts sociales. Survolez une carte pour faire apparaître le bouton d'édition.

À côté du nom, un badge dit où en est la fiche :

Au bas de chaque carte :

• le bloc Invitation d'une fiche qui n'a pas encore de compte : « Non envoyée » avec le bouton « Inviter le membre », ou « En attente d'inscription » avec « Renvoyer l'invitation » et la ligne « Envoyé le … par … » ;
• le bloc Dossier d'un compte actif : « Complet », ou « Incomplet » avec la liste « Manquant : … » (adresse, profession, RPPS ou ADELI, IBAN, attestations RC Pro et de protection juridique quand elles sont demandées, convention de collaboration d'un intervenant hors SISA). Le bouton « Relancer l'associé » propose « Par e-mail », « Sur SisaChat » (« Sur le Chat » dans une CPTS) ou « Les deux », puis affiche « Relancé le … par … ». Un membre support ou prestataire n'a ni RPPS, ni IBAN, ni assurance à fournir : ces pièces ne lui sont jamais réclamées.

En haut de l'écran : l'icône d'export Excel (« Exporter en Excel » au survol), le bouton « Changer les clés » qui ouvre l'assistant de clés de répartition quand le module Charges communes est actif, et le bouton « Inviter un associé » (« Inviter un adhérent » dans une CPTS).

Deux encarts peuvent s'afficher au-dessus des cartes : « Aucune part sociale définie » tant qu'aucun apport n'est saisi, et « N membres non soignants comptent dans vos clés » (voir plus bas, les membres support).

Inviter un professionnel

1. Cliquez sur « Inviter un associé ».

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2. En haut de la fiche, laissez le sélecteur sur « Professionnel de soin ».

3. Renseignez le Prénom, le Nom et l'Email professionnel — c'est cette adresse qui servira à la connexion — puis la « Profession exercée » (liste avec recherche).

4. Indiquez les « Parts au capital (€) » détenues par ce membre. Si besoin, cochez « Forfait Fixe Mensuel » (un loyer fixe) ou « Tiers Payeur (Charges Variables) » (ses charges facturées à un organisme).

5. Cochez au moins un profil dans « Rôles initiaux » (par exemple « Membre SISA ») ; le lien « Paramétrer les rôles » mène à Profils et permissions.

6. Cliquez sur « Envoyer l'invitation » : le professionnel reçoit un e-mail et sa carte passe « En attente d'inscription » jusqu'à sa première connexion.

La liste se met à jour en direct : un membre ajouté par un collègue depuis un autre poste apparaît chez vous sans recharger la page.

Suivre une invitation

Chaque fiche garde la date de sa dernière invitation, qu'elle soit partie d'ici ou de l'étape Membres de l'embarquement. Une fiche déjà invitée ne revient donc plus dans le lot « à inviter », et ne reçoit pas deux invitations par erreur. Pour relancer quelqu'un, cliquez sur « Renvoyer l'invitation » sur sa carte.

L'invité qui préfère demander un lien de connexion par e-mail depuis la page de connexion le reçoit aussi, même tant que sa fiche est « Invité » ou « Brouillon ».

Sur la fiche d'un membre actif, le bouton « Écrire sur SisaChat » (« Écrire sur le Chat » dans une CPTS) ferme la fiche et ouvre votre discussion privée avec lui. Il n'apparaît pas pour un brouillon, un invité ou votre propre fiche.

Qui reçoit une part de l'ACI

Dans une maison de santé, la fiche de chaque membre porte, dans Paramètres Métier & Accès, la case « Inclus dans la répartition ACI » : c'est elle, et non la qualité d'associé, qui décide si la répartition ACI lui verse une part. Elle est cochée par défaut pour tout membre, associé ou non, sauf pour les profils Intervenant externe, Remplaçant, Comptable / Partenaire Extérieur et Secrétaire / Accueil ; un associé est toujours inclus par défaut, et un organisme jamais. Cocher ou décocher enregistre votre choix, qui l'emporte ; il faut pour cela le droit « Administration Membres ». Son (i) rappelle ces règles dans l'assistant.

Les parts sociales, le vote en assemblée générale et l'affectation du résultat restent, eux, réservés aux associés. Un membre inclus qui n'est pas associé — une coordinatrice libérale, un médiateur — reçoit sa part en honoraires, avec une note d'honoraires.

Le trombinoscope de l'équipe

En haut de l'écran, la bascule « Fiches | Trombinoscope » remplace les cartes par une grille de portraits : photo ou initiales, nom, profession, fonction et salle, triés par profession puis par nom. Chaque membre décide lui-même d'afficher sa photo, depuis son profil ; un refus affiche ses initiales et la pastille « Photo non autorisée ». Pour un membre sans photo, le bouton appareil photo de sa tuile dépose un portrait (JPEG, PNG ou WebP, 4 Mo au plus) ; s'il n'a pas encore répondu, cochez l'attestation de son accord écrit. « PDF A4 » et « PDF A3 » impriment la liste affichée, filtre compris, aux couleurs de la structure.

Les assurances des membres (RC Pro et protection juridique)

Chaque carte porte deux lignes : l'une pour la RC Pro, l'autre pour la protection juridique. Chacune dit où en est l'attestation du membre : « Manquante », « Expirée le … », « Expire le … », « À jour » ou « Sans date de fin ». Une date suivie de « (estimée) » a été déduite de l'attestation, pas lue telle quelle. « Ouvrir l'attestation » affiche le document déposé, par le membre depuis son profil ou par la gérance depuis sa fiche ; une attestation déposée dans une autre de ses structures n'est pas consultable ici.

Les deux attestations sont demandées à tout professionnel de soin de la structure. Le mode d'exercice déclaré au profil (libéral, salarié) n'entre pas en compte. Une pièce affiche « Non requise » avec sa raison :

• dispense : la gérance a indiqué que ce membre n'en a pas besoin ;
• remplaçant : le membre a le profil « Remplaçant » dans la structure, c'est le remplacé qui le couvre ;
• salarié : une fiche RH de la structure, avec un contrat en cours, le désigne comme salarié(e) ;
• métier exempté : son métier n'en demande pas (infirmière Asalée, médecin coordonnateur…).

Un membre support et une personne morale n'en fournissent jamais. Sans fiche RH, un membre n'est pas considéré comme salarié : la gérance le dispense alors elle-même.

Pour qui gère les membres, chaque ligne porte l'icône « Pas besoin pour ce membre » (au survol). La dispense vaut pour cette structure seulement : un membre peut être salarié ici et libéral ailleurs. Elle retire l'alerte, la relance envoyée au membre avant l'échéance et sa ligne dans le récapitulatif. L'icône « Rétablir le suivi » l'annule. Un membre qui tient lui-même les fiches RH n'est jamais dispensé d'office comme salarié : la gérance le dispense par cette icône si besoin.

Chaque semaine, dès le lundi 8 h, les personnes qui gèrent les membres ou les paramètres généraux reçoivent le récapitulatif « Assurances de l'équipe » par e-mail et dans la cloche : une ligne par membre, une colonne RC Pro et une colonne Protection juridique, pour les attestations manquantes, expirées ou qui expirent sous 30 jours.

Un membre support ou prestataire (expert-comptable, secrétaire)

Un expert-comptable, une secrétaire, un coordinateur ou un consultant accèdent à la structure sans être des professionnels de soin. Ajoutez-les comme membre support :

1. Cliquez sur « Inviter un associé », puis choisissez « Support ou prestataire » dans le sélecteur en haut de la fiche.
2. Renseignez prénom, nom, e-mail et le « Métier ou fonction » (une liste de métiers dédiés : expert-comptable, secrétaire, consultant…).
3. Cochez un profil adapté dans « Rôles initiaux », puis « Envoyer l'invitation ».

Ni RPPS, ni patientèle, ni assurance, ni convention de collaboration ne lui sont demandés. Une fiche créée du mauvais côté se corrige : le même sélecteur (« Professionnel de soin » / « Support ou prestataire ») reste proposé en édition, dans Paramètres Métier & Accès.

Un organisme occupe un bureau (CPTS, association, collectivité)

Il arrive qu'une personne morale occupe des locaux de la maison de santé : une CPTS qui loue un bureau pour sa coordinatrice, une association qui tient une permanence, une collectivité qui met un agent à disposition. Cet occupant doit participer aux charges communes — mais ce n'est pas un professionnel : il ne se connecte pas, ne vote pas et ne touche rien de l'ACI.

Ne créez donc pas un compte « au nom de » l'organisme : ajoutez-le comme organisme.

1. Cliquez sur « Inviter un associé », puis basculez le sélecteur en haut de la fiche sur « Organisme (personne morale) ».
2. Renseignez la raison sociale — c'est le seul champ obligatoire.
3. Complétez si vous les avez le Numéro SIRET, l'E-mail de facturation et l'Adresse postale de facturation. Sans e-mail, la facture est simplement à envoyer par courrier.
4. Cliquez sur « Ajouter l'organisme » : il apparaît dans la liste avec un badge « Organisme ». Aucune invitation ne part.

Ensuite, placez son bureau dans le plan d'occupation comme pour n'importe quel membre : cabinet attribué en exclusif à l'organisme, ou créneaux dans une pièce partagée. Sa surface et son temps de présence entrent alors dans les clés de répartition, et sa quote-part apparaît dans les appels de fonds — adressée à l'organisme, jamais à une personne.

Le départ d'un associé : deux chemins juridiques

Avant tout geste dans SisaFlow, sachez qu'un associé quitte une SISA de deux manières :

Pour organiser le vote d'une AGE, voyez la page Assemblées générales.

Enregistrer le départ dans SisaFlow

1. Ouvrez la fiche du membre concerné (bouton d'édition sur sa carte), puis cliquez sur « Retirer cet associé », en bas à gauche.
2. La fenêtre « Départ de [nom du membre] » s'ouvre. Son bloc « Ce que nous avons vérifié » compte les opérations bancaires à son nom, les notes de frais déposées et les participations ACI (toutes conservées), ainsi qu'un apport au fonds de roulement à restituer s'il en a constitué un. Le bloc « Et la répartition des charges ? » rappelle que le passé ne bouge pas et que la suite se recalcule.
3. Tapez le mot CONFIRMER pour valider.
4. Selon cette vérification, le bouton final diffère :
   • « Désactiver & Archiver » si le membre a un historique, ou s'il possède un compte : sa fiche passe « Archivé », disparaît des vues, et son nom reste attaché aux répartitions et aux écritures passées.
   • « Supprimer définitivement » uniquement pour une fiche sans compte et sans aucune donnée liée.
   • « Effacer les données (RGPD) » pour un membre déjà archivé, sans donnée liée, qui possède un compte : l'effacement est exécuté par nos serveurs, avec un Motif facultatif conservé au journal.

Depuis Enveloppes charges communes ou Enveloppes ACI et France Santé, le bouton « Départ ou arrivée de membre », en haut de l'écran, mène directement à l'écran Membres.

Les équipes qui gèrent bien un départ s'y prennent dans cet ordre : l'acte signé d'abord (cession ou procès-verbal d'AGE), l'enregistrement dans SisaFlow ensuite, et la mise à jour des clés dans la foulée — le même jour. Un départ laissé « à moitié fait » est la première cause de répartitions contestées le mois suivant.

Avec l'offre Sérénité, le solde du compte courant du partant (ce que la structure lui doit, ou l'inverse) n'est pas effacé : il est conservé pour être soldé lors du départ. Voir Comptes courants d'associés. Un apport au fonds de roulement se rend par virement, que vous classez ensuite en « Restitution du fonds de roulement » depuis l'écran des transactions.

Questions fréquentes

Je ne peux pas retirer un membre, pourquoi ?

Le bouton « Retirer cet associé » est grisé quand il ne reste qu'un seul membre actif. Le serveur refuse aussi de retirer le dernier administrateur : donnez d'abord un profil d'administration à un autre membre, puis recommencez.

L'invitation n'arrive pas, que faire ?

Vérifiez l'orthographe de l'e-mail sur la fiche, demandez au destinataire de regarder ses courriers indésirables, puis utilisez « Renvoyer l'invitation ». Il peut aussi demander un lien de connexion par e-mail depuis la page de connexion, avec la même adresse : il le reçoit.

Notre expert-comptable doit-il payer des charges ?

Non, en règle générale : ajoutez-le comme « Support ou prestataire », il naît hors charges. Si un ancien membre support compte encore dans vos clés, l'encart « … comptent dans vos clés » vous le signale.

Le total des parts doit-il faire un chiffre précis ?

Les parts se saisissent en euros (montant au capital). Une alerte s'affiche si aucun apport n'est renseigné : sans parts, certaines répartitions (par exemple « au prorata des parts ») ne peuvent pas fonctionner.

Pour aller plus loin

• Profils et permissions : qui a accès à quoi
• Les clés de répartition des charges
• Comptes courants d'associés
• Le vocabulaire de la maison de santé