Préparer une arrivée ou un départ — Banque & comptabilité

Un médecin arrive au 1er janvier, une associée part fin juin, le loyer va se répartir autrement : la clé de répartition des charges communes va changer, mais pas tout de suite. Cet écran prépare ce changement à l'avance : vous simulez la nouvelle situation, vous montrez à chacun ce qu'il paiera, vous la faites valider, puis vous la programmez. Le jour venu, elle s'applique toute seule.

Où trouver cet écran

Dans Charges communes → Appels de fonds, cliquez sur « Simuler un changement », à côté de « Réglage clés de répartition ». Le bouton apparaît si vous avez le droit « Appels de fonds » (ou l'administration de la structure).
Ou, en fin d'année, depuis le rite du cockpit comptable : étape « Préparer l’année suivante (arrivées, départs, clés) ».

La fonctionnalité fait partie de l'offre Sérénité, avec les charges communes.

Avant tout : la fiche du soignant qui arrive

Pour qu'une arrivée puisse être programmée, le nouveau soignant doit avoir sa fiche dans Membres. Créez-la dès maintenant :

Dans la fiche du soignant, cochez « Ce soignant arrive plus tard ».
Renseignez « Arrive le » (dans les trois ans à venir) et, s'il paiera un forfait cabinet, « Forfait prévu (par mois) ».
Enregistrez. Sa fiche porte la pastille « Arrive le JJ/MM ».

Jusqu'à cette date, il est hors des charges (aucune quote-part, aucun appel de fonds) et son forfait vaut 0 €. Il peut pourtant être invité, ouvrir son compte et voter. Modifier ce réglage demande le droit « Administration Membres ».

Simuler en quatre étapes

L'écran s'ouvre en plein écran, avec quatre étapes en haut et le récapitulatif à droite. Tout s'enregistre au fil de la saisie (« Enregistré » s'affiche en bas).

« Scénarios » — la liste de vos simulations. « Nouveau scénario » demande un titre (« Arrivée de janvier »), la date d'effet — le premier jour des nouvelles clés — et la base du calcul : « Budget prévisionnel » (le budget annuel des enveloppes, ramené au mois) ou « Dernière période d’appel » (les dépenses réellement constatées au trimestre précédent). Une simulation se duplique à tout moment ; elle s'archive ou se supprime tant qu'elle n'est pas programmée (appliquée, elle s'archive mais ne se supprime plus : elle trace la décision).
« Changements » — ce qui change à la date d'effet :
- pour un membre qui participe aux charges : « Sort le … », ses parts, sa patientèle, son forfait cabinet, « Reprend le bureau de… », une « Pièce attribuée » ou un « Partage de bureaux » — une part de la surface (en %) de pièces déjà occupées, les parts des occupants en place étant réduites d'autant (voir les parts de surface) ;
- « Nouvelle arrivée » : nom, profession, parts, forfait prévu, bureau. Reliez-la à sa fiche par « Fiche du membre » — les « Arrivées programmées » sont proposées en premier. Sans fiche, la simulation reste possible, mais pas la programmation ;
- « Clés de répartition » : la nouvelle clé d'une enveloppe (« Modifier la clé », puis « Retenir cette clé »), ou la clé par défaut d'une société qui tient son propre budget.
Le « Récapitulatif des changements » les résume en phrases.
« Impact » — l'« Appel mensuel par membre », colonnes « Aujourd’hui », « Après » et « Écart », le forfait cabinet à part, le détail par enveloppe et les « Points d’attention ». Le total est la somme des lignes, chacune arrondie au centime.
« Validation et planification » — faire valider, puis programmer (voir plus bas).

Communiquer : le PDF et le classeur Excel

À l'étape « Impact », « Télécharger le PDF » produit le document à diffuser avant la réunion : les changements en phrases, l'appel mensuel puis annuel de chaque membre, les enveloppes avec leur clé actuelle et la clé après, et une page de validation (à l'émargement « Lu et approuvé » tant qu'elle n'est pas validée). « Exporter Excel » donne les mêmes chiffres en tableur. Réimprimé après validation, le PDF dit comment la simulation a été validée et pour quand elle est programmée.

Faire valider

Deux chemins, à l'étape « Validation et planification » :

« Faire valider en assemblée générale » — choisissez l'« Assemblée » en préparation (ou « Créer une AG »), puis « Préparer la décision » : la décision « Changement de situation des membres » s'inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale, avec l'impact figé. L'assemblée vote l'impact sur les appels de fonds, rien d'autre : l'entrée ou la sortie d'un associé se vote à part, et l'assistant vous propose d'ajouter ces décisions dans la même assemblée. Une fois la décision adoptée et l'assemblée close, la transition se programme depuis le suivi de l'assemblée : « Programmer la transition ».
« Valider hors assemblée » — l'attestation de la gérance (droit « Paramètres Généraux ») : une « Note de validation » de 300 caractères au plus (« Validé à l’unanimité des associés présents à la réunion du 2 décembre. »), une « Réunion liée » si vous le souhaitez, puis « Programmer la transition au JJ/MM/AAAA ». Le PDF porte la mention « validé hors assemblée générale » avec votre note.

Le jour J

Le serveur passe toutes les heures. Au premier passage du jour d'effet :

les dépenses datées jusqu'à la veille sont figées aux clés actuelles, comme avec l'assistant de clôture, et une nouvelle période s'ouvre dans « Périodes de répartition » ;
la nouvelle équipe et les nouvelles clés s'appliquent : l'arrivant entre dans les charges avec son forfait prévu et perd sa mention « Arrive le » ; le partant sort des charges et son forfait passe à 0 € (sa fiche n'est pas archivée pour autant) ;
la gérance et la personne qui a programmé reçoivent la notification « Transition de répartition appliquée ». Si, pour un membre, l'appel recalculé ce jour-là diffère de plus de 1 € par mois de l'impact validé (une dépense ajoutée entre-temps, par exemple), la notification le signale.

Tant que la transition est programmée, l'écran des appels de fonds l'annonce sur une ligne (« Transition le JJ/MM · … », puis « Voir »), et l'envoi groupé des appels prévient si la période appelée la contient : les montants restent ceux des clés actuelles.

Les dépenses de décembre saisies en janvier

Une facture du 15 décembre qui n'arrive qu'en janvier est répartie aux clés de décembre, automatiquement : le serveur a gardé une photo des anciennes clés. En attendant d'être figée (moins d'une heure), sa ligne porte la mention « sera répartie aux clés d’avant le JJ/MM ». Ce rattrapage dure jusqu'à la clôture de l'exercice qui contient la veille de la date d'effet ; la carte de la période, dans « Périodes de répartition », en garde la trace. L'arrivant de janvier ne paie donc jamais une dépense de décembre, et le partant paie la sienne.

Annuler, relancer

« Annuler la programmation » demande un « Motif de l’annulation » : la simulation redevient modifiable, et une décision d'assemblée redevient « à appliquer ». Peuvent annuler la personne qui a programmé, la gérance (« Paramètres Généraux ») et la conduite de l'assemblée. L'annulation reste possible même si la structure est en lecture seule ; elle ne l'est plus pendant les quelques minutes où les nouvelles clés s'appliquent.
Si la transition n'a pas pu s'appliquer, la carte « La transition n’a pas pu être appliquée » dit pourquoi et propose « Relancer » ou « Annuler ». Une structure restée en lecture seule plus de 7 jours après la date prévue voit sa transition passer en échec : rien ne s'applique en silence, il faut la relancer une fois l'abonnement rétabli.

Questions fréquentes

Puis-je encore clôturer une période à la main ?

Oui : l'assistant de clôture des clés de répartition reste le geste d'un changement immédiat. Pour une date au-delà de l'année en cours, il vous renvoie vers la simulation.

Deux changements à deux dates différentes ?

Une seule transition peut être programmée à la fois par structure. Programmez la première ; préparez la seconde dans une autre simulation, et programmez-la une fois la première appliquée.

Les appels déjà émis pour janvier sont-ils recalculés ?

Non. Un appel émis avant la date d'effet reste calculé aux clés de son émission ; les dépenses réellement constatées font la régularisation, comme lors d'un changement de clé en cours d'année.

Préparer une arrivée, un départ ou de nouvelles clés à une date future