Déclarer une activité et valoriser votre temps

Chaque fois que vous donnez du temps à la maison de santé en dehors des réunions — une mission de référent, un atelier patient, une campagne de prévention — vous le déclarez ici. La déclaration se transforme en points (ou en euros, selon le barème de votre structure) qui déterminent votre part de la subvention ACI en fin d'année.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Mon Espace, puis cliquez sur « Déclarer ». Le raccourci « Déclarer Activité » du tableau de bord y mène aussi.

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Ce que vous voyez

L'écran est fait de bandeaux empilés. Un seul est déplié à la fois : un clic sur son titre l'ouvre ou le referme.

1. « Déclarer une réunion » — un simple renvoi. Les staffs, RCP et autres réunions se déclarent depuis les réunions, qui calculent leur valorisation à partir de la durée réelle : bouton « Aller aux réunions ».
2. « Déclarer une dépense » — le dépôt d'une dépense faite pour la structure, dans toutes les offres ; dans une maison de santé, « Déclarer une dépense ou un déplacement », qui reçoit aussi vos trajets au barème kilométrique (voir les notes de frais).
3. « Déclarer une activité » — le formulaire « Nouvelle Activité », déplié par défaut. C'est lui que décrit la suite de cette page.
4. « Mes étapes de protocole » — seulement quand une étape d'un parcours patient attend votre validation (voir les inclusions).
5. « Mes demandes » — les retours que vous avez envoyés à l'équipe et leur suivi (voir « Mes demandes », plus bas).

Les liens de la recherche et des autres écrans ouvrent directement le bon bandeau.

Déclarer une activité

1. Choisissez le type d'activité dans la liste : elle reprend le barème défini par votre structure, regroupé par familles (missions de référents, campagnes / protocoles / ateliers…). Le lien « Voir le barème » affiche la valeur de chaque type.
2. Si la ligne choisie n'est rattachée à aucune enveloppe dans le barème, le champ « Enveloppe budgétaire » (requis) apparaît : choisissez l'enveloppe sur laquelle l'activité doit compter. Celle que SisaFlow juge la plus probable est marquée « suggérée ».
3. Indiquez la date et l'heure de début.
4. Saisissez la durée (ou la quantité pour les types à l'acte). Pour une durée, choisissez l'unité à côté du champ : minutes, heures, jours, semaines ou mois, et l'unité propre de la ligne quand elle est plus longue (« années » pour une mission comptée à l'année). Entre mois et années, le rapport est exact : 12 mois font une année. Sous le champ, la ligne « Barème : … » affiche en direct la valeur de votre déclaration : ce que vous voyez est exactement ce qui sera enregistré.
5. Ajoutez si besoin les membres participants : une même déclaration peut valoir pour plusieurs personnes présentes. Dans une maison de santé, la mention « 1 participant payé hors répartition » (ou « N participants… ») signale un participant que la répartition ACI ne paiera pas — un membre que sa fiche n'y inclut pas ; son (i) explique comment il est payé. La déclaration reste possible.
6. Joignez un ou plusieurs justificatifs (feuille d'émargement, ordre du jour, photo du tableau…) — optionnel mais recommandé, 100 Mo maximum par fichier (PDF, image ou Word). Les flèches changent l'ordre des pièces, la corbeille en retire une.
7. Précisez au besoin un « Complément d'info » (facultatif).
8. Cliquez sur « Valider ». Le bouton affiche le gain de la déclaration avant même l'envoi. Une fois l'activité enregistrée, la confirmation (« Activité enregistrée ») prend la place du bouton, avec « Déclarer une autre activité » qui vous ramène en haut du formulaire, vidé, pour la suivante.

Le statut de votre déclaration

Une activité déclarée est d'abord À valider : un gestionnaire la valide avant qu'elle ne compte dans votre solde et dans le calcul ACI. Les personnes qui ont un rôle de gérance ou de comptabilité, ou le droit de valider les activités, s'auto-valident. Si un gestionnaire refuse une déclaration, il en donne le motif, que vous recevez dans vos notifications : corrigez-la et déclarez-la de nouveau. Dans une maison de santé, vous suivez vos gains validés sur Mon Compte.

Mes déclarations

Sous les formulaires de l'écran, « Mes déclarations » réunit en une seule liste tout ce que vous avez déclaré : activités, séries et dépenses, les plus récentes d'abord. Les filtres « Tout », « Activités », « Dépenses » et « À valider » la resserrent.

Chaque ligne porte son état, le même pour une activité et pour une dépense :

• « À venir » — une échéance de série dont la date n'est pas arrivée ;
• « À valider » — la gérance doit se prononcer ;
• « Validée, à régler » — validée, pas encore payée ;
• « Validée » — une activité en points, qui sera valorisée à la répartition de fin d'année ;
• « Réglée » — payée, plus rien n'est dû ;
• « Refusée » et « Annulée ».

Sous le montant d'une dépense dont une part a déjà été déduite ou rendue, la ligne ajoute ce qui reste dû, par exemple « reste 60,00 € ».

Les gestes dépendent de la ligne : « Modifier » une activité encore à valider, « Joindre » un justificatif, « Supprimer » tant que rien ne l'a payée, « Annuler » une dépense en attente.

Mes demandes

Le bandeau « Mes demandes » réunit les retours que vous avez envoyés à l'équipe — par « Nous parler › Faire un retour », une proposition de source d'actualité ou un signalement de veille —, les plus récents d'abord. Chaque ligne porte un extrait du texte, son type (bug, idée, modification…), sa date, la structure d'où il est parti quand c'est celle que vous avez ouverte, et son état :

• « À traiter » — l'équipe ne l'a pas encore pris en charge ;
• « En cours » — elle y travaille ;
• « Terminé » — l'équipe a clos la demande, ce qui ne veut pas toujours dire qu'une nouveauté est sortie : sa réponse dit ce qu'il en est.

Sous la ligne, l'encadré vert « Réponse de l'équipe » montre la dernière réponse écrite, avec sa date, quel que soit l'état : l'équipe peut vous répondre sans clore la demande. Une réponse que vous n'avez pas encore vue est marquée « Nouveau » et remonte en tête de liste ; ouvrir la liste la marque comme lue. Quand l'équipe vous a écrit par e-mail, l'objet de cet e-mail s'affiche aussi sous la ligne.

La même liste s'ouvre de partout par « Nous parler › Mes demandes », dans un volet à droite. Un point vert sur le bouton « Nous parler », et un nombre sur la ligne « Mes demandes » de son menu, signalent une réponse non lue ; une cloche « L'équipe vous a répondu » vous prévient aussi quand l'équipe l'a demandé. La pastille du bandeau de Déclarer, elle, compte les demandes pas encore terminées. La liste se met à jour toute seule et se lit seulement. La recherche y mène aussi : tapez « Mes demandes ».

Les activités qui se répètent

Pour un forfait mensuel de référent ou toute activité régulière, activez l'interrupteur « Se répète » (son (i) explique dans l'assistant ce que la série va créer) :

1. Choisissez la fréquence : « Mensuelle », « Trimestrielle », « Hebdomadaire », « Annuelle » ou « Personnalisée » (tous les N jours, semaines, mois ou années).
2. Réglez « Se termine » : « Après un nombre d'échéances » (50 au maximum) ou « À une date ». Un aperçu affiche la première et la dernière échéance.
3. Validez : SisaFlow crée une activité par échéance. Si vous vous auto-validez, vous choisissez « Au fur et à mesure » (chaque échéance se présente à valider à sa date) ou « Toute la série » ; sinon, chaque échéance est soumise à un gestionnaire, qui peut les valider une par une ou toute la série d'un coup.

Afficher dans l'agenda. Sous le rythme, l'interrupteur « Afficher dans l'agenda » (son (i) explique dans l'assistant ce que l'agenda montrera) fait paraître l'activité — chaque échéance d'une série — en tête de son jour dans l'agenda de l'équipe : une pastille à son nom (« Permanence »), ou « 3 activités » quand le jour en porte plusieurs. C'est fait pour une permanence, une astreinte, un atelier tenu à tour de rôle : l'équipe voit qui est prévu, et qui tient chaque séance se corrige depuis l'agenda. L'affichage ne change ni la valeur, ni la validation de l'activité ; une activité de réunion n'y est jamais proposée, la réunion a déjà sa carte. Le choix se modifie après coup depuis la fiche de l'activité (champ « Agenda », avec « Cette échéance » ou « Et les suivantes » sur une série).

Dans « Mes déclarations », la série tient en une ligne — par exemple « Coordination · chaque mois · 12 échéances · 1 passée · 11 à venir · jusqu'au 30/07/2027 » — qui se déplie sur ses échéances. « Supprimer » ouvre une fenêtre à trois choix : « Cette échéance », « Celle-ci et les suivantes », « Toute la série ». Elle dit combien d'échéances partent et lesquelles sont conservées : une échéance déjà payée (répartie, réglée par un virement, dans une remise de virements, versée à la reprise) ou liée à une inclusion reste en place.

Questions fréquentes

Mes points n'apparaissent pas dans mon compte, est-ce normal ?

Oui : tant que l'activité est « À valider », elle ne compte pas. Elle apparaît dans votre solde dès qu'un gestionnaire l'a validée.

J'ai eu une erreur pendant l'envoi du justificatif, dois-je tout refaire ?

Non. L'activité est enregistrée avant l'envoi des pièces : si un fichier n'est pas passé, ne recréez pas la déclaration (vous feriez un doublon) — joignez la pièce plus tard avec « Joindre », sur sa ligne dans « Mes déclarations ».

Ma mission de référent ou de gérance n'apparaît pas quand je crée une réunion

C'est voulu : les lignes de la rubrique Référents & Gouvernance du barème — gérance, missions de référent, coordination administrative… — sont des responsabilités, pas des réunions. Elles se déclarent ici : dans Type d'activité, cette rubrique est en tête de liste. Pour une ligne comptée à l'année, déclarez en années (0,25 pour un trimestre) ou en mois (3 pour un trimestre) : 12 mois valent exactement une année. Si la structure paie la mission par virement, le gestionnaire ouvre ce virement dans Transactions — ACI et financements et choisit « Versement à un membre » : votre déclaration y apparaît dans l'encadré « Déjà déclaré », et « Régler » la rattache au virement sans créer une seconde activité.

Pour aller plus loin

• Comprendre l'ACI et les points
• Le barème d'activités de la structure
• Suivre mon compte et mon solde
• Déclarer une réunion
• Déclarer une dépense