Instances — Réunions & gouvernance

Une CPTS est une association : elle a un bureau, un conseil d'administration, des groupes de travail et une assemblée générale. L'écran « Instances » montre la vie statutaire de chacun — qui le compose, quand il s'est réuni, qui était présent — telle qu'elle ressort des rôles attribués et des réunions enregistrées. Rien n'y est ressaisi.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la CPTS, puis cliquez sur « Instances ». L'entrée demande la permission « Administrateur » de la famille Réunions — dans les profils fournis : Administration, Président·e, Trésorier·ère, Coordination et Secrétaire général·e. L'écran relève de l'offre Gestion.

Ce que vous voyez

En tête, la carte « Association » : numéro RNA, publication au Journal officiel, date de création, SIRET, siège et contrat ACI, avec les liens « Voir le registre des adhérents » et « Voir les missions ». Si des éléments manquent, l'écran le signale : ils se saisissent dans la fiche de la structure juridique.

Puis quatre onglets : « Bureau », « Conseil d'administration », « Groupes de travail » et « Assemblée générale ». Pour une instance, vous lisez :

l'Assiduité : les présences rapportées aux convocations, sur les séances tenues ;
la « Prochaine séance » ;
la « Composition », déduite des rôles attribués et des convocations ;
les « Dernières séances », avec un lien « Compte rendu » vers la réunion.

Le registre des mandats

Le bureau et le conseil d'administration ont un bloc « Mandats » : les mandats enregistrés, du terme le plus proche au plus lointain, avec leur état (En cours, Échéance proche, Terme dépassé, Sans terme, Terminé).

Cliquez sur « Enregistrer un mandat ».
Choisissez le Titulaire, la Fonction exercée (Président·e, Vice-président·e, Trésorier·ère, Secrétaire général·e, Administrateur·rice…), puis les dates « Depuis le » et « Jusqu'au » — telles qu'elles figurent au procès-verbal d'élection.
Cliquez sur « Enregistrer le mandat ».

« Modifier » corrige un mandat en cours. « Mettre fin au mandat » demande une Date de fin et un Motif facultatif : le mandat reste au registre comme un fait daté, et ne se modifie plus.

L'onglet Assemblée générale

Dans une CPTS, cet onglet remplace l'entrée « AG » du menu.

Le quorum : convoqués, présents, représentés, comptés, et le verdict Quorum atteint ou Quorum non atteint au regard du quorum statutaire renseigné dans la structure juridique.
Les pouvoirs enregistrés pour l'assemblée, avec ceux qui sont comptés ou écartés, et le plafond statutaire de pouvoirs par membre.
« Donner pouvoir » : chaque membre convoqué choisit à qui confier sa voix, puis « Donner pouvoir ». Il peut ensuite « Remplacer » son mandataire ou « Retirer » son pouvoir — sa voix lui revient.
« Les assemblées générales » : les assemblées en cours et tenues, avec « Registre des délibérations » et « Nouvelle assemblée » — ces liens ouvrent le module Assemblées générales et demandent son droit d'accès. Chaque assemblée porte le lien de son étape suivante : « Préparer », « Préparation » et « Ouvrir la séance » une fois convoquée, « Reprendre la séance » pendant la séance, « Procès-verbal » une fois tenue.
« Kit documentaire de l'AG » : l'état des cinq pièces d'une assemblée générale associative — rapport d'activité, rapport moral, bilan financier, vote de la cotisation, élection du conseil d'administration —, lu dans les données déjà enregistrées. Aucune n'est produite par l'application.

L'assemblée par collèges

Quand vos statuts donnent un poids de voix à chaque collège, une délibération peut en tenir compte :

Les collèges et leurs voix se déclarent dans la structure juridique de l'association ; le « Collège de vote » de chaque adhérent se renseigne dans sa fiche de membre (l'écran des membres signale ceux qui n'en ont pas).
Dans la préparation de l'assemblée, à l'étape « Délibération » d'une décision, choisissez « Pondération des voix » › « Pondéré par collèges de vote ».
En séance, l'émargement distingue les présents des représentés, et l'écran rappelle l'assiette avant l'ouverture : « Les voix statutaires de chaque collège se répartissent entre ses votants. » Il signale les votants sans collège de vote, sans bloquer l'ouverture : leur bulletin compterait pour zéro.
À main levée, le vote se saisit nominativement — une ligne par votant, présent ou représenté, réputé pour ; un clic le passe contre, puis abstention — et s'enregistre par « Enregistrer le vote par collèges ». En vote électronique, chacun vote depuis son téléphone.
À la clôture, le serveur recalcule le décompte par collèges et revérifie les pouvoirs au regard de l'émargement : c'est ce décompte, et non celui affiché en séance, qui entre au procès-verbal. Il ne peut pas être retouché depuis l'écran.

Questions fréquentes

Une réunion de bureau n'apparaît pas. Pourquoi ?

Son intitulé ne commence pas par « Bureau » ou « Réunion de bureau ». Renommez-la depuis l'agenda : elle rejoindra l'instance.

L'écran dit « Aucune association n'est déclarée ».

Le bureau, le conseil et l'assemblée sont les organes d'une association. Renseignez la structure juridique de type « Association » dans les paramètres.

Un pouvoir dépasse le plafond statutaire. Que se passe-t-il ?

Il reste enregistrable ; l'écran le signale, et il revient au bureau de séance de dire lesquels sont retenus.

Les instances de la CPTS : bureau, conseil, groupes de travail et assemblée générale