Événements — Communauté

Une CPTS anime un territoire : elle organise des webinaires, des soirées d'information, des formations. L'écran « Événements et webinaires » les prépare, les annonce, recueille les inscriptions et tient la feuille de présence.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Communauté, puis cliquez sur « Événements ». Tout membre qui voit l'agenda (permission « Lecteur » de la famille Réunions) consulte les événements et s'y inscrit. Créer, modifier, inviter et clôturer un émargement demandent la permission « Administrateur » de la famille Réunions — ou d'être l'organisateur de l'événement, qui gère toujours le sien.

Ce que vous voyez

Quatre tranches : « À venir », « Passés », « Brouillons » et « Annulés ». Chaque carte indique le format, la date, le lieu ou le lien, l'Audience, la mission rattachée et, une fois parties, le nombre d'invitations envoyées.

Créer un événement

Cliquez sur « Nouvel événement ».
Donnez un Titre et rédigez le Contenu de l'annonce (programme, intervenants, public visé).
Choisissez le Format — Webinaire, En présentiel ou Hybride — puis le Début, la Fin (facultative), et selon le format le Lien de connexion ou le Lieu et l'Adresse.
Choisissez l'Audience : Les membres de la structure, Le public du territoire ou Les membres et le public. Seules les audiences qui comptent les membres peuvent recevoir une invitation interne.
Rattachez si besoin l'événement à une mission.
Pour le faire paraître sur le site de la structure, cochez « Afficher sur le site de la structure » et rédigez un Résumé public — distinct de l'annonce : on ne s'adresse pas de la même façon aux confrères et aux habitants.
Cliquez sur « Enregistrer le brouillon » ou sur « Publier ».

Inviter et suivre les inscriptions

Sur un événement publié, « Envoyer les invitations » : le serveur envoie l'invitation aux membres par e-mail et par notification, puis la carte indique le nombre de destinataires. Vous pouvez aussi cocher « Publier aussi l’invitation dans une discussion du Chat » : vous choisissez les discussions juste après l'envoi, et l'annonce porte un bouton « Voir l’événement » (voir le Chat).
Chaque membre répond depuis la carte : « Je m’inscris », puis « Me désinscrire » s'il change d'avis.

Tenir l'émargement

Ouvrez « Inscrits et présence » sur la carte.
Pour une feuille papier, téléchargez la « Feuille d’émargement (PDF) » : cochez « Présent » à l'entrée, puis reportez le résultat à l'écran.
Cochez Présent·e pour chaque personne venue.
Cliquez sur « Clôturer l’émargement ». La présence est validée par le serveur ; « Corriger l’émargement » permet de reprendre un oubli, et la reprise est tracée sur l'événement.

Annuler ou supprimer

« Supprimer » n'existe que pour un brouillon.
Un événement publié s'annule : « Annuler », un Motif facultatif affiché aux invités, puis « Confirmer l’annulation ». L'événement reste visible dans la liste et dans l'agenda, marqué comme annulé — l'effacer laisserait vos invités devant un créneau fantôme. Il sort en revanche du site public, et les inscriptions sont closes.

Questions fréquentes

Un événement compte-t-il dans le barème ?

Non. Pour une réunion d'équipe ou un groupe de travail indemnisé, créez une réunion.

Le site public n'est pas encore en ligne. Puis-je cocher la case ?

Oui : le réglage est enregistré dès maintenant, et l'événement paraîtra sur le site le jour où celui-ci sera publié.

Qui reçoit l'invitation ?

Les membres de la structure, quand l'audience les inclut. Le public du territoire découvre l'événement sur le site public.

Événements et webinaires : organiser, inviter, émarger