Aides, dotation ACI, barème et reprise de l'historique
Dire si vous avez une aide en cours (étape facultative), découper la dotation ACI et France Santé en enveloppes, régler la grille de valorisation des activités, et reprendre l'historique de l'année en cours pour ne léser personne.
Le groupe « 2. ACI et financements » du hub configure le cœur financier de la maison de santé : la dotation ACI, cette subvention que la CPAM verse à votre SISA pour financer la coordination — complétée depuis 2026 par la dotation France Santé —, les aides qui s'y ajoutent (FIR, collectivités…), et la redistribution équitable de la dotation entre membres. Si les termes vous sont nouveaux, commencez par comprendre l'ACI.
Où trouver ces écrans
Depuis le hub d'embarquement, groupe « 2. ACI et financements », qui contient cinq cartes : « Aides et subventions » (facultative), « Enveloppes », « Barème des activités », « Historique des réunions et activités » et « Historique transactions ». Dans la colonne de gauche, la quatrième est abrégée en « Réunions et activités » — c'est la même étape.
L'étape facultative « Aides et subventions »
Première carte du groupe, l'étape « Aides et subventions » porte la mention « Étape facultative ». Elle existe dans toutes les offres, dès Coordination. Elle sert à déclarer, avant de découper la dotation, les aides que votre structure reçoit ou dépense encore en plus de l'ACI : le FIR de l'ARS, une subvention de collectivité, un financement Article 51…
L'en-tête tient en trois lignes : « Étape facultative », le titre, et « Hors dotation ACI et France Santé : le FIR et vos autres aides. », suivi d'un bouton (i) qui ouvre l'assistant de l'embarquement : c'est lui qui explique ce qu'est une aide, ce qu'il faut en dire, et pourquoi une aide déjà dépensée n'a pas à être déclarée. Dessous, une question : « Recevez-vous ou dépensez-vous encore une aide en plus de l’ACI et de France Santé ? »
- « Non, aucune aide en cours » valide l'étape (coche verte) et vous mène aux enveloppes : c'est une réponse complète. Une aide dépensée et justifiée il y a des années (un FIR de démarrage, par exemple) n'a rien à suivre ici — rangez plutôt sa convention et son bilan dans le Drive.
- « Oui, une aide en cours » ouvre le panneau des aides, le même que celui de l'écran Aides et subventions. Tant qu'aucune aide n'est déclarée, il propose « Déclarer mon FIR » — le financeur, le nom et la structure qui porte les fonds sont préremplis — ou « Autre subvention » ; ensuite, « Déclarer une subvention » en ajoute une autre. Indiquez son montant accordé, sa période et le « Compte qui reçoit l'aide » : c'est ce compte qui apparaîtra ensuite, avec ses opérations, dans Transactions — ACI et financements.
- « Décider plus tard », dans la barre du bas, laisse la question ouverte : l'étape est marquée « Passée » (coche grise) et vous pourrez y revenir.
Une structure qui a déjà déclaré une aide ne voit plus la question : le panneau s'ouvre directement. Le formulaire refuse une aide terminée avant votre arrivée sur SisaFlow (« Aide terminée avant votre arrivée sur … : rien à suivre ici »).
Une fois une aide déclarée, « Enregistrer » (barre du bas) valide l'étape, et « Suivant » vous mène aux enveloppes. Vous pourrez déclarer une aide à tout moment — depuis l'étape, ou après l'embarquement dans l'écran Aides et subventions.
Les enveloppes
L'étape « Enveloppes » (écran « Enveloppes ACI et France Santé ») découpe la dotation en enveloppes prévisionnelles d'utilisation et de distribution : structure, coordination, rémunération des activités, réserve… Même logique d'écran que les charges communes, appliquée à l'argent de la CPAM.
Elle s'ouvre sur un choix en trois voies, « Vos enveloppes de dépense ACI » :
- « Importer votre document d'enveloppes » — le tableur, le PDF ou la photo qui décrit déjà le découpage de votre dotation, souvent une annexe de votre projet de santé. Vos libellés sont repris tels quels, jamais réinventés.
- « Déduire de votre historique bancaire » — SisaFlow reconstitue vos postes de dépense à partir des opérations réelles du compte de votre SISA (synchronisation bancaire ou relevés importés).
- « Saisir mes enveloppes moi-même », à partir de six regroupements standard modifiables.
Pendant une analyse, « Annuler l'analyse » vous ramène au document déposé ou aux comptes choisis. Si vous changez d'étape, l'analyse continue : une carte en bas à droite la suit, et un clic vous y ramène, là où elle en est.
L'import lit aussi vos montants de référence : dotation ACI, dotation France Santé et reliquat de l'année précédente (N-1). Ils arrivent pré-validés, corrigeables au stylo, sous la carte « Total disponible », qui en fait la somme : vos enveloppes ne peuvent pas dépasser ce total. Le compte rendu de l'analyse compare la somme de vos enveloppes à ce total et annonce le reliquat qu'il a trouvé ; rien n'est enregistré avant « Enregistrer » ou « Suivant ». Tant que les enveloppes dépassent le total, ou qu'une enveloppe est incomplète, la barre du bas nomme ce qui bloque après « Pour continuer : », avec un bouton « Voir » qui y mène. Rester sous le total ne bloque rien : visez simplement « 0 € restant à allouer ».
Sous chaque enveloppe, la case « Subventionnée par le FIR ou une autre aide » permet d'y relier une aide déclarée à l'étape précédente : la part qu'elle finance ne pèsera pas sur la dotation. Cochée, elle montre le choix de l'aide, la part financée et une seule ligne chiffrée — « Subvention … · Dotation … » ; son bouton (i) ouvre l'assistant, qui explique le reste. Quand l'aide a une date de fin, une ligne l'annonce sous la case (« Subvention effective jusqu’au …, désactivée ensuite ») : une dépense datée après ce jour consomme de nouveau la dotation.
La « Visite guidée » de l'écran présente d'abord l'écran lui-même (dotation ACI, France Santé, reliquat, total disponible à ne pas dépasser), puis, à l'étape « Comment ça se relie au reste de l'app ? », le barème des activités en euros ou en points, les descriptions d'enveloppe qui servent au classement automatique de vos dépenses et la répartition de fin d'année.
Le barème des activités
L'étape « Barème des activités » définit ce que vaut chaque activité de coordination : une heure de réunion de concertation, la rédaction d'un protocole, un atelier patient… Deux modes, ligne par ligne :
- Points : chaque activité rapporte des points ; en fin d'année, la part variable de la dotation est répartie au prorata des points de chacun.
- Euros : chaque activité a un tarif fixe.
Quatre façons de le régler vous sont proposées, dans cet ordre, sous « Comment voulez-vous régler votre barème ? » :
- « Importer votre barème » : déposez votre grille… ou votre règlement intérieur, où la valorisation des réunions figure souvent dans un article. Pendant la lecture de votre document, vous pouvez quitter l'écran : elle continue, une carte en bas à droite la suit et vous ramène au résultat ; « Annuler l'analyse » revient au dépôt.
- « Depuis vos notes d’honoraires » : déposez le relevé de vos notes d'honoraires en tableur (xlsx, xls ou csv). Il est lu sur votre poste, sans être envoyé ni conservé. Un compte rendu dit les tarifs trouvés, les lignes ajoutées et les tarifs remplacés, avec leur montant d'avant ; « Voir mon barème » ouvre ensuite l'éditeur pré-rempli.
- « Manuellement depuis le standard SisaFlow » : une grille complète et cohérente avec les indicateurs ACI, prête à ajuster ligne par ligne.
- « Un seul taux horaire », si votre équipe rémunère tout son temps de coordination au même tarif.
L'éditeur a deux onglets : « Barème de base », où chaque section de la grille porte sa couleur et son icône pour se parcourir d'un coup d'œil, et « Pondération par groupe », qui permet, si votre règlement le prévoit, de moduler la valorisation pour un groupe de membres — une profession entière, ou quelques membres choisis.
À droite des onglets, le bouton « Suggestion SisaFlow » propose les lignes du référentiel ACI qui manquent à votre barème, à cocher une par une. Chaque valeur proposée suit l'échelle déjà en place chez vous — si une heure de réunion y vaut 1 point, une réunion ajoutée vaut 1 aussi — et chaque ligne affiche la règle qui a produit sa valeur ; une ligne déjà présente, même sous un intitulé proche, n'est pas proposée deux fois. « Ajouter … lignes » les verse dans l'éditeur sans toucher aux lignes existantes.
« Tout en points » et « Tout en euros » convertissent toutes les lignes avec une seule valeur du point, affichée et modifiable avant d'appliquer (« 1 point = 5 € ») : le rapport entre vos activités est conservé, et une ligne sans valeur reste à compléter. Une ligne incomplète apparaît en jaune ; l'encart « Pour continuer » de la barre du bas la nomme et y mène d'un clic. « Enregistrer » enregistre le barème et valide l'étape sans quitter l'écran ; « Suivant » fait de même si besoin, puis passe à la suite. L'onglet « Pondération par groupe » garde son propre « Enregistrer ». Le détail se règle aussi après l'embarquement — voir le barème au quotidien.
Reprendre l'historique de l'année
Pour une structure existante en cours d'année, l'étape « Historique des réunions et activités » est essentielle : elle recense les activités déjà réalisées avant SisaFlow et les montants déjà versés à chacun. Sans cette reprise, la répartition de fin d'année ignorerait six mois d'implication — et paierait certains deux fois.
L'écran d'entrée, « Reprenez l'historique des réunions et activités » (suivi de l'année), propose deux cartes :
- « Importer depuis vos agendas, documents de suivi ou comptes rendus », avec trois cases : « Agenda(s) », « Document(s) de suivi » et « Comptes rendus de réunion ». Cochez ce que vous avez sous la main : une source décochée est passée de bout en bout — ni son écran, ni sa zone de dépôt, ni sa ligne au récapitulatif.
- « Saisir à la main », qui vous mène directement à la liste, prête à être complétée.
Choisissez, puis cliquez sur « Commencer » dans la barre du bas. Rien à reprendre pour l'instant ? « Reprendre mon historique plus tard », sous les cartes, marque l'étape comme passée. L'import se déroule toujours dans le même ordre : vos agendas → vos documents → l'analyse → le compte rendu → la validation, en sautant les sources que vous n'avez pas cochées.
Vos agendas — autant que nécessaire. Trois encadrés : Google Agenda, Outlook / Microsoft 365, et le fichier .ics en repli universel. Vous pouvez connecter plusieurs comptes de chaque — celui de la coordinatrice et celui du gérant : chaque compte devient une carte portant l'adresse e-mail avec laquelle vous avez donné l'accord, et se retire seul par « Déconnecter ». Une fois une source posée, les boutons deviennent « Ajouter un autre agenda ». Rien à connecter ? « Passer cette étape », en clair, à côté.
Vos documents — plusieurs pièces par encadré. Une zone principale, « votre suivi des activités … » (recommandée), qui porte toutes les activités de l'année, payées ou non. Vos activités déjà payées sont dans un autre fichier ? Cochez « J'ai un document séparé pour les activités déjà payées » sous la zone : une seconde zone, « vos activités déjà payées », apparaît. Sans elle, votre suivi est lu dans les deux sens. Vient ensuite, si vous l'avez cochée au départ, « vos comptes rendus de réunion — un par fichier, ou regroupés dans un même document ». Chaque zone accepte plusieurs documents : un fil WhatsApp et un relevé d'heures pour le même historique partent dans la même analyse et s'enrichissent l'un l'autre. Le bouton « Importer depuis Google Drive », sous la zone de dépôt, va chercher le fichier directement dans votre Drive plutôt que de le télécharger d'abord — SisaFlow ne voit que les fichiers que vous désignez, jamais votre Drive entier.
Le compte rendu de l'analyse, avant toute création :
- « Recouvrement entre vos sources » (si vous avez donné un agenda ET un document) — trois compteurs avec exemples : « Reconnues des deux côtés » (fusionnées en une seule séance, jamais comptées deux fois), « Uniquement dans vos agendas », « Uniquement dans vos documents ». Un écart entre les deux est normal, et l'encadré en donne les causes habituelles. Une séance vue des deux côtés sans concordance d'heure n'est pas tranchée : les deux fiches sont conservées, marquées « doublon possible », aucune cochée d'office.
- « Réunions écartées par le tri automatique » : ce que l'analyse n'a même pas proposé, motif et exemples à l'appui. « Revoir les réunions écartées » vous les rend une par une — le repêchage vous appartient.
La validation présente enfin une carte résumé repliée par réunion : vous lisez d'un coup d'œil ce qui est complet ; un clic sur la carte (ou sur son stylo) la déplie pour tout modifier, « Fermer » ou la touche Échap la replie. Sur une réunion répétée, dépliez ses échéances : chaque séance s'y décoche et s'y re-coche, sans toucher au rythme de la série. Chaque carte porte son encadré « Rémunération ACI » : vous y décidez si la séance est valorisée, et vous y lisez le détail participant par participant — utile dès que tout le monde n'est pas resté la même durée. Cochez plusieurs cartes pour leur poser d'un coup les mêmes participants, la même enveloppe, la même date ou le même « déjà payé » (« Appliquer aux N cartes sélectionnées »).
« Créer les activités » écrit tout le lot, puis un écran de confirmation dit ce qui a été créé — l'étape est alors validée, et « Suivant » mène à la suite. Un oubli s'y ajoute par « Ajouter une réunion » ou « Ajouter une activité », sans refaire le lot ; s'il a déjà été payé avant votre arrivée, activez « Déjà payée » sur sa ligne (tant que sa période n'a pas été répartie dans l'application). Rien à reprendre ? « Continuer sans historique » passe l'étape.
Vous arrivez ensuite sur un écran de rapprochement (« Vérifiez le rapprochement avant de valider »), puis, par « Préparer mes activités », sur la liste des cartes à corriger et valider, membre par membre. La liste des lignes de barème s'ouvre sur une recherche ; choisir une ligne ne déplace pas l'activité dans la liste ; et chaque mention orange de la barre du bas (« … sans ligne de barème », « … nom(s) non associé(s) ») vous amène, d'un clic, à la première ligne concernée.
Enfin, en Sérénité, l'étape « Soldes associés » (groupe Charges communes) valide les soldes de départ de chaque associé extraits de votre balance comptable — le point zéro de leur compte courant. Voir l'import comptable.
Questions fréquentes
Nous n'avons jamais touché l'ACI, que remplir ?
Indiquez une estimation de la dotation (l'étape « Informations Générales » porte d'ailleurs la case « Nouvelle structure (jamais reçu d'ACI) »), posez des enveloppes prévisionnelles simples et le barème standard : vous affinerez quand le contrat sera signé.
Mes enveloppes dépassent le total disponible, que faire ?
Trois issues, que la barre du bas rappelle : réduire des enveloppes, corriger au stylo un montant de référence qui ne correspond pas à votre dotation réelle, ou déclarer le reliquat de l'année précédente (N-1) qui finance ce surplus. Tant que le dépassement demeure, l'étape ne se valide pas.
Points ou euros, que choisir ?
Les points s'adaptent automatiquement au montant réel de la dotation (la valeur du point se calcule en fin d'année) ; les euros donnent une visibilité immédiate mais supposent que la dotation couvre le total. Beaucoup d'équipes mixent les deux, ligne par ligne.