Déclarer une dépense et les frais que vous avez avancés
Vous avez payé quelque chose pour la structure ? Déposez le justificatif depuis l'écran Déclarer, dites avec quelle carte vous avez réglé et choisissez l'enveloppe : la gérance valide, et votre solde est crédité si vous avez avancé l'argent.
Qui voit vos notes de frais ? Comme toute dépense commune, une note de frais, sa pièce et le motif d'un éventuel refus sont visibles des membres de votre structure — c'est la transparence financière entre associés. Ne déposez pas de pièce que vous ne souhaitez pas partager avec eux.
Des cartouches d'encre, un abonnement, le café de la salle de pause : dès que vous payez quelque chose pour la structure, le geste est le même — vous déposez la pièce. Cela se passe dans le deuxième bandeau de l'écran Déclarer : « Déclarer un achat ou une note de frais ».
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Mon Espace puis « Déclarer ». La page présente trois bandeaux ; dépliez le deuxième, « Déclarer un achat ou une note de frais ».
Déclarer
- Déposez la pièce — glissez la photo ou le PDF de votre facture dans la zone prévue. SisaFlow la lit et pré-remplit le montant, la date et le marchand. Vérifiez, corrigez si besoin : la lecture automatique est une aide, jamais une décision.
- Complétez l'intitulé (ce que vous avez acheté, en clair), le montant et la date de la dépense.
- Renseignez les trois choix décrits ci-dessous — réglé avec, couvert par, enveloppe — puis cliquez sur « Envoyer pour validation ».
« Réglé avec » : la question qui change tout
Deux tuiles, et une seule bonne réponse — celle qui décrit ce qui s'est réellement passé :
- La carte ou le compte de la structure — vous avez payé avec la carte commune. Il y a donc déjà une ligne sur le relevé, souvent avec un libellé illisible. Votre pièce rejoint les justificatifs disponibles de la banque : la gérance n'a plus qu'à la rapprocher de la ligne. Rien ne vous est dû.
- Mes propres deniers — vous avez avancé l'argent. À la validation, la dépense devient une charge de la structure et votre solde est crédité du montant : la structure vous doit cette somme.
L'écran affiche la conséquence sous chaque tuile, avant même que vous cliquiez.
« Couvert par » : d'où vient l'argent
- L'ACI — la dépense est financée par la subvention ACI. Aucune quote-part n'est demandée aux membres.
- Une charge commune — la dépense est partagée entre les membres, selon la règle de l'enveloppe que vous allez choisir.
Si votre structure n'a pas de charges partagées, ce choix n'apparaît pas : tout passe par l'ACI, et une ligne vous le dit à l'écran.
L'enveloppe, et l'aperçu de la répartition
Choisissez enfin l'enveloppe qui correspond à la dépense — « Petit matériel », « Vie du cabinet », « Formation »… La liste ne propose que les enveloppes cohérentes avec le choix précédent.
Dès que l'enveloppe est sélectionnée, l'aperçu de la répartition s'affiche : chaque membre, avec le montant et le pourcentage qui lui reviennent, votre ligne surlignée. Sur une enveloppe financée par l'ACI, une seule phrase remplace le tableau : la dépense est couverte à 100 % par la subvention.
Suivre vos notes de frais
Juste sous le formulaire, « Mes notes de frais » liste tout ce que vous avez déposé, avec son état :
- En attente — la gérance a été prévenue et doit se prononcer.
- Validée — la dépense est enregistrée ; si vous aviez avancé l'argent, votre solde est crédité.
- Refusée — le motif du refus est affiché, et vous l'avez aussi reçu par e-mail.
- Annulée — vous l'avez retirée vous-même.
C'est la seule vue de suivi, et elle suffit : une fois validée, la dépense vit dans les écrans de la banque et dans votre compte, comme toutes les autres.
Le récépissé, puis le document
- Au dépôt, SisaFlow génère un récépissé PDF : la preuve datée que vous avez déposé la pièce, avec tout ce que vous avez déclaré.
- À la validation, un vrai document de note de frais est produit, numéroté (NDF-2026-014, par exemple), à l'en-tête de votre structure, avec le tableau de répartition. Il vous est envoyé par e-mail et reste téléchargeable depuis la liste.
Annuler une note
Tant qu'elle est En attente, vous pouvez l'annuler d'un clic : elle disparaît de la file de la gérance. Après validation, ce n'est plus à vous de la corriger — demandez à la gérance.
Vous voulez changer la pièce jointe ? Annulez et redéposez : le justificatif est figé dès l'envoi, précisément pour qu'une facture ne puisse pas être remplacée après coup.
Questions fréquentes
Qui valide mes notes de frais ?
Les membres qui ont un rôle de gestion, de finance ou de comptabilité. Ils les traitent depuis leurs écrans de pilotage habituels, au milieu de leurs autres validations — voir la page côté gérance. Vous êtes prévenu de la décision par e-mail.
Quand suis-je remboursé ?
Il n'y a pas de virement de remboursement : le remboursement se fait par compensation sur l'appel de fonds suivant. Votre solde a été crédité du montant avancé ; le prochain appel de fonds en tient compte et vous demande d'autant moins. Si votre solde reste créditeur, la structure vous doit toujours cette somme, et cela se lit dans votre compte.
Et si j'ai payé avec la carte de la structure ?
Rien ne vous est dû, et c'est normal : la structure a déjà payé. Votre dépôt sert à justifier la ligne bancaire et à indiquer la bonne enveloppe — un travail que personne n'aurait pu faire à votre place.
Je ne vois pas ce bandeau
La note de frais fait partie des offres Harmonie et Gestion. En Coordination, le bandeau n'existe pas : voir la grille des fonctionnalités.