Déclarer une dépense et les frais que vous avez avancés

Qui voit vos notes de frais ? Comme toute dépense commune, une note de frais, sa pièce et le motif d'un éventuel refus sont visibles des membres de votre structure — c'est la transparence financière entre associés. Ne déposez pas de pièce que vous ne souhaitez pas partager avec eux.

Des cartouches d'encre, un abonnement, le café de la salle de pause : dès que vous payez quelque chose pour la structure, le geste est le même — vous déposez la pièce. Cela se passe dans le deuxième bandeau de l'écran Déclarer : « Déclarer une dépense ». Dans une maison de santé, il s'intitule « Déclarer une dépense ou un déplacement » : vos trajets s'y déclarent aussi, sans ticket (voir « Déclarer un déplacement », plus bas).

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Mon Espace puis « Déclarer ». La page présente trois bandeaux ; dépliez le deuxième, « Déclarer une dépense » (« Déclarer une dépense ou un déplacement » dans une maison de santé). Depuis le tableau de bord, la carte « Mes notes de frais » mène au même endroit par « Voir mes notes de frais » puis « Déclarer une note de frais ».

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Déclarer

1. Déposez la pièce — glissez la photo ou le PDF de votre facture dans la zone « Facture, ticket ou reçu ». Sur téléphone, « Ajouter un justificatif » propose « Prendre une photo », « Photothèque » ou « Fichiers ». Un ticket de plusieurs pages ? Ajoutez-les une à une avec la tuile « + Page » : elles s'affichent en vignettes, que vous pouvez retirer ou remettre dans l'ordre.
2. Cliquez sur « Lire le justificatif » : les pages sont réunies en un seul PDF, puis SisaFlow lit la pièce et pré-remplit le montant, la date et le commerçant. Vérifiez, corrigez si besoin : la lecture automatique est une aide, jamais une décision. « Modifier » rouvre les vignettes pour ajouter ou retirer une page.
3. Complétez l'« Intitulé de la dépense » (ce que vous avez acheté, en clair), le « Montant payé (TTC) » et la « Date de la dépense ». Le « Commerçant » est facultatif : il aide à retrouver la bonne ligne sur le relevé de la structure.
4. Renseignez les trois choix décrits ci-dessous — réglé avec, couvert par, enveloppe — ajoutez si besoin une « Précision pour la personne qui valide », puis cliquez sur « Envoyer pour validation ». Si vous avez vous-même le droit de valider cette note, le bouton se lit « Enregistrer et valider » : comme une activité que vous déclarez, elle est validée dès l'envoi.
5. L'écran confirme « Note de frais envoyée » (ou « Note de frais validée », avec son numéro) ; « Nouvelle note de frais » vide le formulaire pour la suivante.

« Réglé avec » : la question qui change tout

Deux tuiles, et une seule bonne réponse — celle qui décrit ce qui s'est réellement passé :

• « La carte ou le compte de la structure » — vous avez payé avec la carte commune. Il y a donc déjà une ligne sur le relevé, souvent avec un libellé illisible. Votre pièce rejoint les justificatifs disponibles de la banque : la gérance n'a plus qu'à la rapprocher de la ligne. Rien ne vous est dû.
• « Mes propres deniers » — vous avez avancé l'argent. À la validation, la dépense devient une charge de la structure, et la structure vous doit cette somme : elle vous la rembourse par virement (en Sérénité, votre solde associé est crédité et l'appel de fonds suivant la compense).

L'écran affiche la conséquence sous chaque tuile, avant même que vous cliquiez ; le (i) à côté de « Réglé avec » la détaille dans l'assistant. Dans une CPTS, seule la première tuile est proposée pour l'instant : l'avance personnelle n'y est pas encore prise en charge, et une phrase le dit à l'écran.

« Couvert par » : d'où vient l'argent

Avec l'offre Sérénité, le choix est explicite, au dépôt comme à la validation :

• Remboursement par la structure — la dépense est prise sur ce que l'Assurance Maladie verse à l'équipe (la dotation ACI). Aucune quote-part n'est demandée aux membres.
• Dépense de charges communes — la dépense est partagée entre les membres, selon la règle de l'enveloppe que vous allez choisir.

Si votre structure ne répartit pas de charges communes (offres Coordination et Gestion), le choix n'apparaît pas : la structure rembourse sur l'ACI, et une ligne vous le dit à l'écran.

L'enveloppe, et l'aperçu de la répartition

Choisissez enfin l'enveloppe qui correspond à la dépense — « Petit matériel », « Vie du cabinet », « Formation »… La liste ne propose que les enveloppes cohérentes avec le choix précédent.

Dès que l'enveloppe et le montant sont renseignés, l'aperçu « Ce que chacun paiera » s'affiche : chaque membre, avec le pourcentage et le montant qui lui reviennent, votre ligne surlignée (« Déposant »). Sur une enveloppe financée par l'ACI, une mention remplace le tableau (« Couvert à 100 % par l'ACI ») ; sur une enveloppe cofinancée, elle indique la part couverte, et le reste est réparti entre les membres. C'est un aperçu indicatif : le calcul définitif est refait au moment de la validation.

Déclarer un déplacement

Dans une maison de santé, la note de frais rembourse aussi vos trajets en voiture, à moto ou en cyclomoteur : une visite à domicile, une réunion dans une autre commune, une formation. Aucun ticket à joindre : vous saisissez vos trajets, SisaFlow calcule l'indemnité au barème kilométrique de l'administration fiscale, et l'état de frais produit à la validation tient lieu de justificatif.

D'abord, déclarez votre véhicule

Une fois pour toutes, dans Mon profil, carte « Mes véhicules » :

1. Cliquez sur « Ajouter un véhicule ».
2. Choisissez le « Type de véhicule » : Voiture, Moto (plus de 50 cm³) ou Cyclomoteur (50 cm³ au plus).
3. Indiquez la « Puissance fiscale (CV) » — la case P.6 de votre carte grise, pas la cylindrée ; un cyclomoteur n'en a pas —, cochez « Véhicule électrique » s'il y a lieu, et saisissez l'« Immatriculation ». La « Marque » et le « Modèle » sont facultatifs.
4. Cochez « Véhicule par défaut » pour celui que vous prenez le plus souvent, puis « Enregistrer ».

« Lire ma carte grise », en haut du même tiroir, remplit ces champs à partir d'une photo ou d'un PDF de votre carte grise. Le document est lu puis effacé aussitôt ; ni votre nom ni votre adresse ne sont repris. Vérifiez ce qui a été lu avant d'enregistrer. Vos véhicules ne sont visibles que de vous (« Visible par vous seul ») — jusqu'à ce qu'une note les cite : le véhicule y est alors recopié, et la structure le voit avec la note.

Saisir vos trajets

1. En haut du bandeau « Déclarer une dépense ou un déplacement », choisissez la tuile « Déplacement » (« Trajets au barème kilométrique »).
2. Votre véhicule par défaut est déjà choisi dans « Véhicule » ; changez-le si besoin. Sans véhicule déclaré, la ligne le dit et propose « Ajouter un véhicule », qui mène à votre profil.
3. Cliquez sur « Saisir les trajets ». Pour chaque trajet : la date, le « Départ (ville) », l'« Arrivée (ville) », le motif, les km (aller simple), et « Aller-retour » si vous êtes revenu — les kilomètres comptent alors deux fois. « Ajouter un trajet » pour le suivant, jusqu'à 60 par note ; chaque ligne se duplique, s'inverse ou se supprime d'un clic. Terminez par « Valider les trajets ».
4. La ligne « Trajets » résume la note (« 3 trajets · 212 km ») et l'« Indemnité » s'affiche. Un clic sur la ligne du barème, juste dessous (« Barème fiscal 2026 (provisoire) · 5 CV », par exemple), détaille le calcul.
5. Choisissez « Couvert par » et l'enveloppe, comme pour une dépense ; l'intitulé est facultatif (« Déplacements d'octobre 2026 » par défaut). Cliquez sur « Envoyer pour validation » — ou « Enregistrer et valider » si vous pouvez valider cette note.

Une note couvre une seule année. Si vos trajets en chevauchent deux, « Scinder par année » garde ceux d'une année et met les autres de côté pour la note suivante, que vous déposez ensuite d'un clic (« Déposer les trajets de 2025 », par exemple).

Ce que compte l'indemnité

• Le véhicule : son type, sa puissance fiscale, et une majoration de 20 % pour un véhicule électrique.
• Vos kilomètres de l'année : le barème change de formule au-delà de 5 000 km puis de 20 000 km pour une voiture (3 000 puis 6 000 km pour un deux-roues). Chaque note est donc calculée sur votre cumul de l'année avec ce véhicule : ce que vaut ce cumul après la note, moins ce que la structure vous a déjà remboursé cette année pour ce véhicule.
• Les kilomètres remboursés par cette structure seulement : si vous exercez aussi ailleurs, ce qu'une autre structure vous rembourse n'y figure pas.
• Les réglages de votre structure : elle peut rembourser au taux unique (un même montant par kilomètre, quel que soit le véhicule) et fixer un plafond annuel par membre ; le détail du calcul le dit.

Le montant affiché au dépôt est une estimation : il est recalculé au moment de la validation, sur les notes alors validées, et c'est ce montant-là qui vous est dû. Une note validée ne bouge plus.

Après la validation

La note suit le même chemin qu'une dépense que vous avez avancée : la structure vous rembourse l'indemnité (voir « Quand suis-je remboursé ? », plus bas). À la place du document de note de frais, vous recevez par e-mail un état de frais kilométriques, numéroté : vos trajets, le véhicule, le barème appliqué et votre cumul de l'année. C'est lui qui tient lieu de justificatif. Dans vos listes, « Voir les trajets » rouvre le détail d'une note, et le lien « État de frais (PDF) » le télécharge.

Suivre vos notes de frais

Sous les formulaires de l'écran Déclarer, « Mes déclarations » liste vos dépenses avec vos activités — le filtre « Dépenses » ne garde que les premières. Chaque dépense porte son état :

• « À valider » — la gérance a été prévenue et doit se prononcer.
• « Validée, à régler » — la dépense est enregistrée ; vous aviez avancé l'argent, et la structure ne vous l'a pas encore rendu. Si une part a déjà été rendue par virement (ou, en Sérénité, déduite d'un appel de fonds), la ligne indique ce qui vous reste dû sous le montant — par exemple « reste 60,00 € ».
• « Réglée » — plus rien ne vous est dû sur cette avance : un virement vous l'a rendue (en Sérénité, un appel de fonds a pu la déduire, en tout ou en partie).
• « Validée » — la structure avait payé elle-même avec sa carte : rien ne vous est dû.
• « Refusée » — le motif du refus est affiché, et vous l'avez aussi reçu par e-mail.
• « Annulée » — vous l'avez retirée vous-même.

Chaque ligne rappelle aussi la date, le moyen de paiement (« Vous avez avancé » ou « Compte de la structure ») et l'enveloppe — et « Saisie par … » quand la gérance l'a enregistrée pour vous. Une fois validée, la dépense vit aussi dans les écrans de la banque, comme toutes les autres. La fenêtre « Mes notes de frais » du tableau de bord reste, elle aussi, disponible.

Dans votre compte

Dans une maison de santé, Mon Compte porte la carte « Mes notes de frais » dès que vous en avez déposé une : « Reste à vous rembourser », toutes périodes confondues — une note ancienne qui n'a pas été remboursée ne disparaît pas quand vous changez de période. « Voir le détail » liste vos notes sur la période choisie en haut de l'écran (mois, trimestre ou année), ou sur « Toutes les périodes » : date, dépense, qui a payé (vous ou la structure), montant, état et reste dû. Le filtre « À régler » ne garde que ce qui vous est encore dû.

Le récépissé, puis le document

• Au dépôt, SisaFlow génère un récépissé PDF (lien « Récépissé ») : la preuve datée que vous avez déposé la pièce, avec tout ce que vous avez déclaré.
• À la validation, un vrai document de note de frais est produit, numéroté (NDF-2026-014, par exemple), à l'en-tête de votre structure, avec le tableau de répartition. Il vous est envoyé par e-mail et reste téléchargeable depuis la liste (lien « Note de frais (PDF) »).

Annuler une note

Tant qu'elle est « À valider », vous pouvez l'annuler : « Annuler » sur sa ligne dans « Mes déclarations », puis « Annuler la note » pour confirmer (« Conserver » pour renoncer). Elle disparaît de la file de la gérance, et le justificatif joint est supprimé. Après validation, ce n'est plus à vous de la corriger — demandez à la gérance.

Vous voulez changer la pièce jointe ? Annulez et redéposez : le justificatif est figé dès l'envoi, précisément pour qu'une facture ne puisse pas être remplacée après coup.

Questions fréquentes

Un collègue a avancé une dépense : puis-je déposer la note pour lui ?

Oui, si vous gérez la structure — vous validez les notes de frais, ou votre profil porte un droit « Paramètres ». En haut du bandeau « Déclarer une dépense », choisissez-le dans « Pour le compte de », joignez son ticket et envoyez : la note est à son nom (c'est lui qui est remboursé et qui la reçoit par e-mail), avec la mention « Saisie par » et votre nom. Si vous pouvez la valider, elle l'est dès l'envoi ; sinon elle attend la gérance. Sinon, demandez-lui de la déposer lui-même : c'est une minute depuis son téléphone. Côté gérance, la même saisie se fait aussi depuis la banque, sur le virement qui le rembourse.

Pour un déplacement, vous saisissez ses trajets ; c'est son véhicule par défaut qui est retenu (« Véhicule par défaut de … ») et l'indemnité est calculée au dépôt. S'il n'a déclaré aucun véhicule dans son profil, la note est refusée tant qu'il ne l'a pas fait. Un déplacement se saisit depuis Déclarer seulement, jamais depuis la banque.

Qui valide mes notes de frais ?

Les membres qui ont un droit sur les finances, sur les paramètres de la structure ou sur la comptabilité. Ils les traitent depuis leurs écrans de pilotage habituels, au milieu de leurs autres validations — voir la page côté gérance. Vous êtes prévenu de la décision par e-mail.

Personne ne valide sa propre note, sauf le titulaire du droit « Paramètres Généraux » (en pratique la gérance) : la note d'une gérante est validée dès qu'elle l'envoie. Si vous validez vous-même les notes de l'équipe (trésorier, référent comptabilité) sans avoir ce droit, votre propre note n'apparaît ni dans votre file ni dans vos compteurs : la gérance (le bureau dans une CPTS) la valide, et vous la suivez dans « Mes notes de frais ».

Quand suis-je remboursé ?

En Coordination et en Gestion, la structure vous rembourse par virement. Tant qu'elle ne l'a pas fait, la carte « Mes notes de frais » de votre compte vous le rappelle ; la gérance rattache ensuite le virement à votre dépense, qui passe à « Réglée ».

En Sérénité, le remboursement se fait par défaut par compensation sur l'appel de fonds suivant : votre solde associé a été crédité du montant avancé, et le prochain appel de fonds en tient compte et vous demande d'autant moins. La structure peut aussi vous rembourser par virement, sans attendre l'appel de fonds : votre solde diminue du montant rendu, la dépense passe à « Réglée », et l'appel de fonds suivant ne la déduit plus.

Dans tous les cas, vous n'êtes jamais remboursé deux fois. Un même virement peut vous rendre une dépense et payer une activité ; le document qui l'accompagne sépare alors la rémunération du remboursement de frais (la marche à suivre côté gérance).

Et si j'ai payé avec la carte de la structure ?

Rien ne vous est dû, et c'est normal : la structure a déjà payé. Votre dépôt sert à justifier la ligne bancaire et à indiquer la bonne enveloppe — un travail que personne n'aurait pu faire à votre place.

Je ne vois pas ce bandeau

La note de frais fait partie de toutes les offres, dès Coordination, dans une maison de santé comme dans une CPTS — voir la grille des fonctionnalités.

Je ne vois pas la tuile « Déplacement »

Elle n'existe que dans une maison de santé, là où la structure rembourse ce qu'un membre a avancé : dans une CPTS, un déplacement ne se déclare pas encore. Elle n'apparaît pas non plus dans la fenêtre « Note de frais d'un membre » de la banque : un déplacement se déclare depuis l'écran Déclarer.

Pour aller plus loin

• Déclarer une activité
• Valider les notes de frais, côté gérance
• Mon compte et mon solde
• Les enveloppes budgétaires
• Les appels de fonds