Informer les participants avant d'enregistrer
La case à cocher qui précède toute captation ou transcription, ce qu'elle engage, pourquoi il n'y a pas de consentement individuel à recueillir, et comment les personnes citées sont protégées dans le compte rendu.
Avant de lancer l'enregistrement d'une réunion, SisaFlow vous demande de cocher une case. Ce n'est pas une formalité décorative : c'est la seule obligation que la loi vous impose ici, et elle vous protège.
La case, et son texte exact
« J'ai informé les participants que la réunion est enregistrée et transcrite par un traitement automatisé, et de leur droit de s'y opposer. »
Tant qu'elle n'est pas cochée, le bouton qui lance l'enregistrement reste grisé. La confirmation est enregistrée sur la réunion avec votre nom et la date. Si elle existe déjà, l'écran la rappelle (« Participants informés le … par … ») au lieu de la redemander.
Ce que la case déclenche vraiment
L'enregistrement se décide en séance, micro en main : c'est donc l'annonce orale, en début de réunion, qui informe les participants. Une fois la confirmation posée sur une réunion, ses invitations et son fichier d'agenda portent aussi une mention écrite — par exemple quand une réunion déjà enregistrée est déplacée :
« Cette réunion fait l'objet d'un compte rendu automatique : l'audio est transcrit puis supprimé, le compte rendu est pseudonymisé. Vous pouvez vous opposer à l'enregistrement auprès de l'organisateur. »
Les personnes citées dans le compte rendu
Quand une réunion de concertation évoque des situations individuelles, le compte rendu produit ne conserve aucun nom de personne suivie : chacune y est désignée « Patient 1 », « Patient 2 ». Le texte passe par une seconde relecture automatique dédiée à ce retrait.
Détail qui compte : l'enregistrement audio est supprimé dès que sa transcription est enregistrée. Seuls le texte et le compte rendu subsistent. Deux cas bornent le reste :
- Panne d'analyse : si l'analyse échoue pour une raison technique, l'enregistrement et sa transcription sont conservés sept jours, le temps de « Relancer l'analyse » depuis l'écran Réunions sans refaire la réunion ; passé ce délai, tout est supprimé.
- Identification des voix : avant le compte rendu, l'organisateur confirme qui a parlé (« Identifier les voix »). Sans confirmation, il est relancé au 3ᵉ puis au 10ᵉ jour, et la captation est close au 14ᵉ jour, sa transcription effacée — jamais un compte rendu écrit sur des voix non confirmées.
Pendant la réunion, l'enregistrement est aussi gardé sur l'appareil qui enregistre, pour survivre à un onglet fermé : il en est effacé dès que l'analyse l'a pris en charge, à l'abandon, ou au plus tard après 48 heures, et n'est jamais proposé au téléchargement.
Le suivi côté structure
L'onglet « Consentements & acceptations » du cockpit Données & RGPD, section « Réunions enregistrées et transcrites », liste chaque réunion à compte rendu automatique avec, dans la colonne « Participants informés », « Oui le … » (et qui a confirmé) ou « Non ».
Les réunions transcrites avant la mise en place de cette case apparaissent en « Non », et c'est délibéré : un tableau qui les afficherait comme conformes serait exactement ce qu'un contrôle cherche à débusquer. Il n'y a aucun bouton pour les régulariser après coup — une case cochée un an plus tard ne prouverait rien.
Questions fréquentes
Un participant refuse d'être enregistré. Que faire ?
Son droit d'opposition est réel. En pratique : ne lancez pas la captation, ou interrompez-la pour le point qui le concerne, et rédigez ce passage à la main. Le compte rendu automatique reste facultatif, réunion par réunion.
Faut-il cocher la case à chaque réunion ?
Oui. Chaque réunion est un traitement distinct, avec ses propres participants. La confirmation porte sur celle que vous démarrez, pas sur une habitude. Pour une réunion déjà confirmée, l'écran la rappelle simplement.
Peut-on enregistrer une réunion où sont présentes des personnes extérieures ?
Oui, à la même condition : les avoir informées. L'annonce orale en début de séance, que la case atteste, vaut pour tous les présents, qu'ils aient reçu l'invitation par l'application ou non.