Créer un questionnaire, le diffuser et recueillir les réponses
Composez vos questions, adressez le formulaire à l'équipe ou diffusez-le par un lien public (avec QR code), suivez les réponses en direct et exportez-les. Inscription, recueil d'avis, enquête de satisfaction en salle d'attente : le même outil.
Un formulaire, c'est une question posée proprement : qui vient au séminaire, quel matériel manque dans votre bureau, que pensez-vous du nouveau protocole — ou, côté patients, êtes-vous satisfait de votre passage à la maison de santé. Vous composez vos questions, vous publiez, et les réponses vous arrivent en direct, avec leur dépouillement et leurs exports.
Deux façons de le diffuser, et vous pouvez prendre les deux : aux membres, qui répondent depuis leur compte, et par un lien public — une adresse ou un QR code à afficher en salle d'attente, où les réponses sont anonymes.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP, puis « Votes, sondages & formulaires », et enfin le troisième onglet : « Formulaires ». Vous y voyez une carte par formulaire, avec sa pastille de statut (Brouillon, Ouvert, Fermé, Archivé), son nombre de questions, son nombre de réponses et sa date de dernière modification. Le bouton « Voir les archivés » apparaît dès qu'un formulaire a été archivé.
Deux précisions utiles :
- Un brouillon n'est visible que par la personne qui l'a créé : vous pouvez préparer tranquillement, vos confrères ne verront rien avant la publication.
- Un tiret à la place du compteur de réponses ne veut pas dire « zéro » : il signifie « non vérifié ». Le vrai total s'affiche sur l'écran des résultats.
Créer un formulaire
- Cliquez sur « Créer un formulaire ». Un brouillon s'ouvre aussitôt dans l'éditeur, sous le titre provisoire Nouveau formulaire.
- Renseignez le titre et, si besoin, une description (le contexte, à quoi servira le résultat, la date limite).
- Ajoutez vos questions depuis l'onglet Questions.
- Passez éventuellement par les onglets Apparence et Réglages.
Votre travail s'enregistre tout seul, une seconde et demie après votre dernière frappe ; l'état de l'enregistrement s'affiche en haut de l'écran, et le bouton « Enregistrer » force l'écriture.
Les types de questions
| Famille | Blocs disponibles |
|---|---|
| Texte | Réponse courte, Paragraphe |
| Choix | Choix unique, Choix multiple, Liste déroulante |
| Évaluation | Échelle graduée (avec un libellé à chaque bout), Étoiles |
| Date et heure | Date, Heure |
| Coordonnées et nombres | Nombre, Adresse e-mail, Téléphone |
| Mise en page | Titre de section, Consentement |
Chaque question porte un intitulé, un texte d'aide facultatif et une bascule « Réponse obligatoire ». Les flèches, l'icône de copie et la corbeille servent à déplacer, dupliquer ou supprimer la question.
Deux blocs méritent un mot : Titre de section n'attend aucune réponse (c'est un intertitre pour aérer un formulaire long, jamais compté dans le nombre de questions) ; Consentement est une case à cocher toujours obligatoire, faite pour recueillir un accord explicite.
Sur les questions à choix, la case « Champ libre » posée sur une réponse la transforme en case « Autre » : le répondant doit alors préciser sa réponse en toutes lettres, et cette précision remonte dans les résultats.
N'afficher une question que si…
L'encadré bleu « Afficher seulement si… », en bas de chaque question, permet de conditionner son apparition à la réponse donnée à une question précédente : « la réponse est », « la réponse n'est pas », ou « une réponse a été donnée ». Ce que le répondant ne voit pas ne lui est jamais réclamé.
L'apparence et les réglages
L'onglet Apparence habille le formulaire côté répondant : une couleur d'accent parmi huit teintes, une image d'en-tête facultative (JPEG, PNG ou WebP, 5 Mo maximum — le SVG est refusé) et un message de remerciement affiché une fois la réponse envoyée.
L'onglet Réglages porte sept décisions.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| À qui s'adresse ce formulaire ? | Aux membres — chacun répond depuis son compte, une réponse par personne, réponses nominatives. Par un lien public — une adresse à diffuser hors de la structure, sans compte, réponses toujours anonymes. Aux membres ET par un lien public — les deux à la fois. |
| Réponses anonymes | Impose l'anonymat à tout le monde, membres compris : plus personne ne répond depuis son compte. N'a donc de sens qu'avec une audience comprenant le lien public — sinon l'éditeur vous le signale et la publication reste bloquée, puisque personne ne pourrait répondre. |
| Modification de la réponse | Activée, un répondant peut revenir corriger son envoi ; désactivée, l'envoi est définitif (la réponse reste retirable, voir plus bas). Ne concerne que les réponses nominatives : une réponse anonyme n'est jamais modifiable. |
| Date limite de réponse | Facultative, avec une heure elle aussi facultative. Sans heure, le formulaire se ferme tout seul en fin de journée ; avec une heure, il se ferme vers cette heure-là. La date est annoncée aux répondants, sur le récapitulatif de publication et dans le courriel d'invitation. Le bouton « Sans heure » revient à la fermeture en fin de journée. |
| Nombre maximal de réponses | Plafond du lien public seulement : une fois atteint, l'envoi est refusé. Auprès des membres, le champ n'apparaît même pas — chacun ne répond déjà qu'une fois, il n'y a rien à borner. |
| Être prévenu des réponses | Jamais (par défaut), À chaque nouvelle réponse ou Récapitulatif périodique, avec sa cadence en heures ou en jours. L'e-mail part vers vous seul, l'auteur du formulaire. |
| Suivi avancé des réponses | Donne à chaque destinataire — membre ou personne extérieure sans compte — un lien de réponse personnel : vous voyez qui a répondu et vous relancez nominativement les autres. Incompatible avec les réponses anonymes. Tout est sur Suivre et relancer. |
Les cinq premiers se figent à la publication. Les deux derniers restent modifiables sur un formulaire ouvert : le rythme des notifications et le suivi nominatif ne changent rien à ce qui a été demandé aux répondants.
Être prévenu quand les réponses arrivent
Le dernier bloc des réglages, « Être prévenu des réponses », décide si un e-mail vous parvient — à vous, l'auteur, et à personne d'autre.
| Choix | Ce que vous recevez |
|---|---|
| Jamais | Aucun e-mail. Les réponses restent visibles en direct sur l'écran des résultats. C'est le réglage par défaut. |
| À chaque nouvelle réponse | Un e-mail dès qu'une réponse arrive, sous quelques minutes. Les réponses qui arrivent en rafale sont regroupées dans un même message — vingt inscriptions en dix minutes ne font pas vingt e-mails. |
| Récapitulatif périodique | Un e-mail à intervalle régulier (de 1 heure à 7 jours), avec le nombre de nouvelles réponses et une synthèse par question. |
Ce que l'anonymat garantit exactement — et ce qu'il coûte au répondant — est détaillé sur Le lien public d'un formulaire.
Publier : le point de non-retour
- Depuis l'éditeur ou depuis la carte du formulaire, cliquez sur « Publier ».
- Relisez le récapitulatif : nombre de questions, destinataires, anonymat, modification autorisée ou non, plafond de réponses et date de fermeture éventuelle.
- Laissez cochée la case « Prévenir les membres » si l'invitation doit partir, puis confirmez.
L'application refuse d'ailleurs de publier un formulaire bancal, et vous dit pourquoi : aucune question à laquelle répondre (un titre de section n'en est pas une), une question à choix sans réponse proposée, une anomalie signalée en rouge, ou des réponses anonymes sans audience publique.
Ce que l'invitation envoie
Cochée, la case « Prévenir les membres » fait partir l'invitation depuis le serveur — vous pouvez fermer l'onglet, elle arrivera quand même — vers les membres actifs de la structure, vous excepté : une notification dans l'application, qui fait apparaître la carte « Formulaire en attente » sur le tableau de bord de chacun, une notification sur le téléphone pour ceux qui les ont autorisées, et un courriel d'invitation envoyé dans le respect des préférences de notification de chaque destinataire. Le courriel rappelle le titre, le nombre de questions et la date de fermeture — en précisant que passé cette date le formulaire se ferme automatiquement — et les destinataires y sont en copie cachée.
Partager un formulaire par un lien public
Si l'audience comprend le lien public, un encadré « Lien public » apparaît dans l'onglet Réglages : il produit une adresse et son QR code, à afficher en salle d'attente ou à envoyer à des partenaires. Ce lien n'est conservé nulle part et ne se retrouve pas plus tard — copiez-le tout de suite. Tout est expliqué sur sa page dédiée : Le lien public d'un formulaire.
Répondre, dépouiller, clore
Une fois publié, le formulaire vit sur deux autres écrans : celui du répondant et celui des résultats. Le parcours de réponse, les vues de dépouillement, les exports et les gestes de fin de vie (fermer, rouvrir, archiver, dupliquer) sont décrits sur Répondre et dépouiller un formulaire.
Savoir qui a répondu, et relancer
Le réglage « Suivi avancé des réponses » donne à chaque destinataire un lien de réponse personnel — y compris à des personnes extérieures, qui n'ont pas de compte SisaFlow. Une quatrième vue « Suivi » apparaît alors dans les résultats : qui a répondu, qui reste en attente, et un bouton pour relancer. Voir Suivre et relancer.
Ce qui n'existe pas encore
Ces éléments sont prévus, sans date annoncée :
- les grilles de questions (une même série de réponses pour plusieurs lignes) ;
- le dépôt d'un fichier en réponse à une question ;
- plusieurs réponses par membre sur un formulaire nominatif ;
- le chargement complet des réponses anonymes au-delà des 500 dernières affichées ;
- le partage d'une synthèse aux membres qui ont répondu.
Questions fréquentes
Je me suis trompé dans une question, mais le formulaire est publié.
Il n'y a pas de rattrapage : dupliquez-le, corrigez la copie, publiez la nouvelle et fermez l'ancienne. C'est la contrepartie du gel qui protège les réponses déjà reçues.
Qui peut créer un formulaire ?
Les membres qui portent le droit Création du module Votes & Sondages dans leurs rôles et permissions. Les autres voient l'onglet et répondent aux formulaires qui leur sont adressés.
Un formulaire peut-il remplacer un vote ?
Non. Un formulaire recueille des réponses nominatives, lisibles par son auteur. Une décision qui engage la structure demande un vote à bulletin secret, voire une assemblée générale.
Combien de questions puis-je poser ?
Jusqu'à 80 par formulaire, et jusqu'à 200 réponses proposées par question à choix. Une réponse courte est bornée à 200 caractères, un paragraphe à 5 000.
Mon formulaire s'est fermé tout seul et je veux encore des réponses.
Vous en avez été prévenu par e-mail, avec le nombre de réponses reçues. Ouvrez l'écran des résultats et cliquez sur « Rouvrir » : il ne se refermera pas derrière vous. Pour une nouvelle échéance, changez la date limite tant qu'il est ouvert. À l'inverse, une réponse peut encore entrer dans le quart d'heure qui suit l'échéance — pour un arrêt net, fermez à la main.
Comment savoir qui n'a pas encore répondu ?
Activez « Suivi avancé des réponses » dans les réglages : chaque destinataire reçoit un lien personnel et la vue « Suivi » affiche l'état de chacun. Voir Suivre et relancer.