Récupérer vos données, écran par écran ou en une archive
Les boutons « Exporter » discrets posés sur treize écrans, l'archive complète de la structure, la copie de ses propres données qu'une personne demande pour elle-même, ce que contiennent les fichiers — et ce qu'ils ne contiennent pas — et combien de temps ils restent disponibles.
« Vos données vous appartiennent » n'est une phrase honnête que si elle est vérifiable en trois clics. SisaFlow propose donc deux niveaux de récupération : un bouton discret sur chaque écran concerné, et une archive complète de la structure.
Le bouton « Exporter » sur les écrans
Cherchez la petite icône de téléchargement en haut des listes. Elle porte l'infobulle « Exporter en Excel », et parfois le mot « Exporter » à côté. Un clic produit un fichier .xlsx immédiatement, depuis votre navigateur.
Les écrans concernés couvrent l'essentiel de ce qu'une structure accumule :
- Membres et annuaire des professionnels (champs personnalisés compris) ;
- Charges, transactions bancaires, notes de frais, subventions ;
- Activités ACI et répartitions ACI ;
- Réunions (la liste, sans les comptes rendus) ;
- Salariés, pour les profils qui ont déjà accès aux ressources humaines ;
- Adhérents et cotisations pour les structures concernées.
Les dates y sont écrites au format normalisé et les montants sont de vrais nombres, pas du texte : vous pouvez faire une somme sans reprendre la colonne.
Le tableau de bord des exports
L'onglet « Réversibilité & exports » du cockpit Données & RGPD rassemble ces mêmes exports au même endroit, avec pour chaque ligne ce que le fichier contient.
On y trouve aussi l'historique des « Périodes de répartition » figées, qui n'a pas d'export sur son propre écran.
Une ligne vous renvoie vers son écran d'origine plutôt que de produire le fichier sur place, et dit pourquoi : les cotisations ne sont chargées que par leur propre écran.
L'archive complète
Sous le tableau « Vos exports, un par un », le bouton « Générer l'archive complète » demande au serveur de tout rassembler : les mêmes feuilles, la configuration complète de la structure et son registre des traitements.
- Cliquez sur « Générer l'archive complète ».
- La préparation dure de quelques secondes à quelques minutes selon la taille de la structure. « Annuler le suivi » arrête seulement l'attente à l'écran : le serveur continue, et l'archive apparaîtra dans l'historique.
- Téléchargez « Télécharger le classeur (xlsx) » et, si vous en avez l'usage, « Télécharger les données (json) » — le même contenu dans un format lisible par n'importe quel autre outil. Chaque feuille affiche son nombre de lignes ; une feuille trop longue le dit (« non repris ») au lieu de paraître complète.
- Les fichiers restent disponibles 7 jours, puis ils sont supprimés.
L'« Historique des exports » s'affiche dessous : les dernières sorties de données de la structure, archives complètes et exports d'écran, avec la date, le périmètre, le nombre de lignes et l'auteur. C'est la trace que le journal des accès conserve de chaque export.
La copie de ses propres données, pour une personne
Chaque membre peut obtenir, sans passer par personne, une copie de ce que l'application détient sur lui : dans Mon compte, carte « Mes données personnelles », bouton « Préparer mes données ». Le fichier est prêt en quelques minutes, en tableur (« Télécharger (xlsx) ») et en fichier structuré (« Télécharger (json) »), disponible 7 jours.
Le classeur rassemble ses données, structure par structure : profil (IBAN masqué, seuls les quatre derniers caractères), structures et rôles, activités ACI, compte courant, notes de frais, charges qui le concernent, appels de fonds, opérations bancaires qui lui sont affectées, demandes techniques, réunions auxquelles il a participé, journal des accès à son dossier, ses demandes, ses messages de la messagerie, ses demandes d'assistance et ses acceptations.
La feuille « Compte courant » reprend chaque écriture de son compte courant d'associé avec des colonnes choisies : structure, date, nature, montant, libellé, origine et « Sans effet sur le solde » — sans l'identifiant du gestionnaire qui a déclaré l'écriture ni les identifiants techniques de rapprochement.
Questions fréquentes
Le lien de téléchargement peut-il être partagé ?
Non, et c'est volontaire : l'adresse du fichier est calculée au moment du clic, et les droits sont revérifiés à chaque fois. Un lien recopié dans un e-mail ne fonctionnera pas pour quelqu'un qui n'a pas l'autorisation.
« Historique indisponible avec vos droits. » s'affiche à la place de la liste
C'est un refus de lecture, pas une liste vide : la lecture du journal d'accès est réservée aux administrateurs de la structure. Cela ne veut pas dire qu'aucun export n'a eu lieu : demandez à un administrateur de vous ajouter, ou consultez la liste avec lui.
Et si je pars de SisaFlow ?
Le contrat prévoit un délai de 30 jours après la résiliation pour récupérer vos données, avant leur suppression définitive. Le plus simple reste de générer l'archive complète avant de partir.