Le Drive partagé : les fichiers de votre maison de santé
L'espace documentaire sécurisé de la structure : des dossiers alimentés automatiquement par l'application, des dossiers libres pour l'équipe, un dossier personnel par membre, « Mon dossier privé » visible de soi seul — et, sur chaque fichier, une relecture « Lu et approuvé » et un fil de commentaires.
Le Drive partagé est l'armoire à documents de votre maison de santé. Tout ce que la structure produit ou reçoit — comptes rendus, justificatifs, statuts, photos, notes — y est rangé dans des dossiers, consultable par les membres selon leurs droits. Vous n'avez rien à installer : c'est un espace en ligne, inclus dans SisaFlow.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez la section Documents, puis cliquez sur « Drive partagé ».
Ce que vous voyez
- En haut à droite, la jauge de stockage : l'espace utilisé par votre structure, sur un total de 10 Go. Le (i) à côté du titre « Drive partagé » ouvre dans l'assistant l'explication des deux familles de dossiers et des droits.
- À gauche, le bouton « Nouveau », qui propose « Nouveau dossier » ou « Importer un fichier » — si le dossier ouvert est en lecture seule, un bandeau « Dossier en lecture seule » le remplace —, puis « Mon Drive » et les dossiers, dans cet ordre : Dossiers personnalisés (« Mon dossier privé » en tête, puis ceux que votre structure a créés), Dossiers Système (générés par SisaFlow), Corbeille, Épinglés et Favoris (Moi).
- Au centre, le contenu du dossier courant : les sous-dossiers, puis les fichiers, précédés d'une case « Ajouter un document... » quand vous pouvez déposer. Un champ « Rechercher... » filtre par nom, et deux boutons basculent entre l'affichage en liste et l'affichage en mosaïque.
- Un fil d'Ariane en tête vous indique où vous êtes dans l'arborescence et permet de remonter d'un clic.
Deux familles de dossiers
- Les dossiers automatiques (avec une pastille d'aide) : ils sont alimentés par les autres écrans de l'application et vous ne pouvez ni les supprimer ni les renommer. Par exemple : les comptes rendus de réunion du dossier « CR de meetings », classés par mois, du plus récent au plus ancien — seuls les comptes rendus validés, et chacun n'y trouve que les réunions qu'il voit dans l'agenda —, les justificatifs de dépenses rattachés en banque, les statuts des structures juridiques, les pièces des projets de santé, ou encore le dossier Documents membres.
- Les dossiers libres, que vous créez vous-même pour tout le reste : photos, modèles, courriers reçus…
Documents personnels et documents partagés
Le dossier Documents membres contient un sous-dossier par membre de la structure : chacun y dépose ses documents personnels (contrats, conventions, diplômes). Chaque membre voit toujours son propre dossier ; les gérants voient l'ensemble. Les autres dossiers du Drive sont partagés : un dossier libre peut être public (visible par l'ensemble des membres) ou restreint à une liste de membres via le bouton « Partager ». Pour comprendre qui voit quoi, lisez la page sur la sécurité des fichiers.
Mon dossier privé
En tête des Dossiers personnalisés, « Mon dossier privé » (cadenas) est créé d'office pour chaque membre : « Visible par vous seul » — ni les autres membres, ni la gérance, ni l'équipe SisaFlow. C'est garanti par les règles de sécurité, pas par l'affichage. Il ne se supprime ni ne se renomme ; le (i) « Comprendre votre dossier privé » le résume.
- « Nouveau dossier » et « Importer » : sous-dossiers et dépôts (PDF, images, documents Office et OpenDocument, texte, CSV, ZIP, audio et vidéo ; 2 Go au plus par fichier).
- Menu d'un élément : « Télécharger », « Renommer », « Supprimer » — une suppression est définitive, sans corbeille.
- Rien ne s'y partage : ni partage, ni relecture « Lu et approuvé », ni commentaires, ni déplacement vers le Drive de la structure.
Le sous-dossier « CR » rassemble les comptes rendus validés des réunions que vous organisez ou avez créées, où vous êtes invité ou présent — vos créneaux privés compris. Un compte rendu y entre quand la réunion est terminée et que son compte rendu a été enregistré depuis la fiche de la réunion : jamais un brouillon, une réunion à venir ou un compte rendu de l'IA pas encore relu. Ce ne sont pas des copies : chaque ligne ouvre le compte rendu officiel, « Partagés avec les participants ». Il est en lecture seule.
À ne pas confondre avec Documents membres, visible de la gérance pour la conformité (contrats, RC Pro, diplômes). Si vous quittez la structure, plus personne n'ouvre votre dossier privé ; ses fichiers restent attachés à votre compte jusqu'à l'effacement de vos données, qui les supprime. L'export de vos données personnelles en donne la liste ; l'export complet de la structure ne le contient pas.
Le dossier automatique SisaChat fait exception : il contient un dossier par discussion SisaChat dont vous êtes membre, avec les photos, vidéos et documents qui y ont été partagés — pas les messages vocaux. Chacun n'y voit que ses propres discussions, gérants compris. Il est en lecture seule : on y ouvre, on y télécharge, et « Voir dans la discussion » ramène au message d'origine ; les pièces se gèrent dans la discussion elle-même.
Le sous-dossier « Exports comptables » de « Comptabilité & imports » range les packs préparés pour l'expert-comptable depuis les exports comptables. Il n'est visible que des personnes qui exportent la comptabilité et de la gérance. Un pack ne se renomme, ne se déplace ni ne se supprime depuis le Drive : « Télécharger (lien de 72 heures) » demande à chaque fois un lien de téléchargement neuf.
Créer un dossier
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Ouvrez d'abord l'emplacement où le dossier doit apparaître : la racine du Drive ou un dossier libre existant.
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Cliquez sur « Nouveau », puis « Nouveau dossier ».
SisaFlowLe bouton « Nouveau », en haut de la colonne des dossiers — c'est aussi lui qui importe les fichiers -
Donnez-lui un nom parlant dans le champ « Nom du dossier » (par exemple « Factures de fonctionnement ») et cliquez sur « Créer ».
Si un dossier du même nom existe déjà au même endroit, l'application vous demande d'en choisir un autre — deux dossiers jumeaux côte à côte, c'est la garantie de ranger au mauvais endroit.
Déposer un fichier
- Ouvrez le dossier où le fichier doit être rangé.
- Cliquez sur « Nouveau », puis « Importer un fichier » — ou sur la case « Ajouter un document... », ou glissez vos fichiers directement dans la page.
- Choisissez un ou plusieurs fichiers. Une barre de progression suit chaque envoi ; chaque fichier apparaît dans le dossier dès qu'il est terminé.
Vous pouvez déposer plusieurs fichiers d'un coup : chacun est enregistré à part, aucun ne remplace son voisin, et un envoi qui échoue vous le dit en clair.
Agir sur un fichier
Un clic sur le fichier l'ouvre dans l'aperçu. Sur ordinateur, le survol d'une ligne ne révèle que trois boutons, ceux qui agissent sur place : Télécharger, Relecture (« Lu et approuvé ») et Commentaires. Tout le reste vit dans le menu « ⋯ » (« Plus d'actions »), toujours visible, le même en liste, en mosaïque et sur téléphone :
- « Prévisualiser », « Télécharger », « Envoyer par E-mail » (à des membres de l'équipe), « Copier le lien » ;
- « Relecture « Lu et approuvé » » et « Commentaires », qui ouvrent l'aperçu avec son volet de droite ;
- « Modifier en ligne » ou « Ouvrir une copie modifiable » selon le format ;
- « Renommer » et « Supprimer » ;
- sur une pièce rangée automatiquement : « Remplacer… », « Supprimer… » ou « Pourquoi protégé ? », qui explique d'où vient la pièce.
Vous pouvez aussi marquer un dossier en favori ou l'épingler pour toute la structure.
Faire relire un document : « Lu et approuvé »
Un règlement intérieur, un protocole, une charte à faire lire par toute l'équipe : la relecture propose un fichier du Drive à la lecture et suit qui l'a lu.
- Sur la ligne du fichier, cliquez sur le bouton Relecture (au survol), ou ouvrez le menu « ⋯ » puis « Relecture « Lu et approuvé » ».
- Cliquez sur « Demander une relecture ».
- Dans la fenêtre, choisissez les Relecteurs — « Tous les membres » ou « Une sélection » —, une « Date limite de lecture (facultatif) » et un « Message aux relecteurs (facultatif) ».
- Sur la ligne « Envoyer par », l'e-mail part toujours ; ajoutez la messagerie si vous voulez que chacun reçoive aussi le document dans SisaChat (« Chat » dans une CPTS).
- Cliquez sur « Envoyer à N membres ».
Chaque relecteur reçoit un e-mail, voit une bannière en tête de l'application — « Un document attend votre lecture », avec « Lire maintenant » et « Plus tard » — et trouve la carte « Documents à lire » sur son tableau de bord (« Lire et approuver »). Il ouvre le fichier dans l'aperçu, laisse ses remarques dans les commentaires, coche « J'ai lu ce document et je l'approuve (« Lu et approuvé ») » puis clique sur « Valider ma lecture ». L'accusé est horodaté par le serveur et lié à l'empreinte du fichier.
Sur la ligne du fichier, la pastille « Relecture 3/7 » donne l'avancement (et « À lire » à ceux dont la lecture est attendue). En l'ouvrant, la personne qui a lancé la relecture — ou la gérance, ou la coordination — voit qui a lu et quand, « Relancer » chacun par le canal de son choix, « Fixer une date limite » ou la modifier, et « Clôturer la relecture ».
Le lancement d'une relecture est réservé à la gérance et à la coordination. Il n'est pas proposé en démonstration, ni sur une pièce rangée automatiquement.
Commenter un fichier
Chaque fichier porte un fil de commentaires : bouton Commentaires au survol de la ligne, ou volet « Relecture & commentaires » de l'aperçu. Tout membre qui voit le fichier peut commenter ; chaque commentaire affiche son auteur, sa date et la mention « modifié » s'il a été corrigé. L'auteur modifie ou supprime le sien, la gérance peut supprimer tout commentaire. La ligne du fichier affiche le nombre de commentaires.
Sur téléphone
L'aperçu s'ouvre en plein écran, et un PDF s'affiche page à page dans l'application. Le volet « Relecture & commentaires » devient une feuille qui glisse depuis le bas, par-dessus l'aperçu ; le geste « Précédent » ferme d'abord la feuille, puis l'aperçu, sans quitter le Drive. Les actions d'un fichier sont dans son menu « ⋯ ».
Modifier un fichier sans le télécharger
Un courrier à corriger, une note à compléter : certains fichiers s'ouvrent directement dans l'application : ouvrez le menu « ⋯ » du fichier, puis « Modifier en ligne ». Sur un format qui ne s'édite pas, le menu dit pourquoi à la place.
- Formats pris en charge : les documents Word (.docx) et les fichiers texte (.txt, .md, .html). Les PDF, les images et les tableurs ne s'éditent pas en ligne.
- Un document Word est d'abord converti. L'ouverture prend quelques secondes, le temps que le serveur en fasse un texte modifiable. Une mise en forme exotique peut être simplifiée — l'application vous le signale — et les tableaux sont repris en lecture seule, pour ne pas être abîmés au passage.
- Rien n'est jamais écrasé. L'éditeur s'ouvre directement ; le bouton « Enregistrer » (ou Ctrl+S) dépose le résultat comme une nouvelle version du fichier : la précédente reste consultable dans « Historique des versions », et le fichier d'origine ne bouge pas. Fermer avec du texte non enregistré vous le demande d'abord.
- Les pièces rangées automatiquement par les autres écrans (comptes rendus de réunion, justificatifs de dépenses, statuts…) ne s'ouvrent pas dans l'éditeur : elles se corrigent à leur source.
Questions fréquentes
Pourquoi « Modifier en ligne » n'apparaît-il pas sur ce fichier ?
Trois raisons possibles : son format ne s'édite pas en ligne (PDF, image, tableur), le dossier est en lecture seule pour vous, ou il s'agit d'une pièce déposée automatiquement par un autre écran de l'application.
Pourquoi ne puis-je pas supprimer certains dossiers ?
Ce sont les dossiers automatiques : leur contenu est le reflet d'autres écrans (réunions, banque, structures…). Pour retirer une pièce, il faut agir à la source — l'application vous explique comment via la fenêtre qui s'ouvre alors.
Pourquoi mon collègue ne voit-il pas les mêmes dossiers que moi ?
La liste des dossiers dépend des droits de chacun : un membre sans accès à la banque ne voit pas les justificatifs de dépenses, par exemple. C'est normal, et c'est ce qui protège les informations sensibles. La règle est la même que vous passiez par le Drive ou par les Documents de gestion : une seule règle d'accès décide pour les deux écrans.
Un membre dit ne pas avoir reçu la demande de relecture
Ouvrez la pastille « Relecture » du fichier : la liste dit qui a lu et qui est « en attente ». « Relancer » lui renvoie la demande, par e-mail, par la messagerie ou les deux. La bannière et la carte « Documents à lire » du tableau de bord restent visibles tant qu'il n'a pas validé sa lecture.