Planifier, déclarer et clôturer les réunions de la structure

Les réunions sont le cœur battant d'une maison de santé : concertations autour des patients, points d'organisation, groupes de travail sur les projets. Cet écran centralise tout — la planification et les invitations, la déclaration des réunions déjà tenues, l'agenda de l'équipe, les comptes rendus et la clôture. Et comme le temps de réunion est du temps de coordination reconnu, chaque présence validée alimente les points ACI des participants.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP (Vie de la CPTS dans une CPTS), puis cliquez sur « Réunions et agenda ». Un membre qui n'a pas la gestion des projets trouve la même entrée dans Mon Espace : c'est le même écran, décrit côté membre dans Mes réunions. Sur téléphone, la barre du bas l'abrège en « Réunions ».

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Ce que vous voyez

• « Ouvrir l'agenda », tout en haut : la barre qui ouvre l'agenda de la semaine en plein écran (voir « L'agenda de l'équipe », plus bas). C'est la seule vue agenda de l'écran.
• Trois grands boutons : « Démarrer » (« Écoute active en direct » — voir le compte rendu automatique), « Déclarer » (« Déclarer une réunion passée ») et « Planifier » (« Organiser une réunion »).

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• Sous ces boutons, selon les cas : les bandeaux de suivi des enregistrements en cours d'analyse, la liste des réunions passées à clôturer, puis les sondages de dates en cours (bouton « Voter », ou « Choisir le créneau » une fois le sondage clos). Sans sondage en cours, l'encart « Trouver une date commune ? » propose « Créer un sondage ».
• À droite, le bouton « Importer plusieurs réunions » (agendas, documents de suivi, comptes rendus — voir plus bas), puis « Mes réunions à venir » : les quatre plus proches, « Voir les autres » (avec leur nombre) dépliant le reste. Sur chaque ligne, une petite icône d'agenda ajoute la réunion à votre agenda Google ou Outlook, à la main.
• « Mon historique récent » : vos dernières réunions passées, avec leur valorisation (« +10 pts ») et le badge « À valider » tant que leur compte rendu — rédigé par l'IA ou saisi à la main — n'est pas validé ; quand un relecteur est désigné, la puce « À relire par … » le remplace. « Voir tous les comptes-rendus », en bas de la carte, ouvre le dossier « CR de meetings » du Drive partagé, qui les regroupe par mois — chacun n'y voit que les réunions qu'il voit dans l'agenda ; l'icône « Exporter en Excel », dans l'en-tête, produit la liste des réunions — jamais le contenu des comptes rendus.

Les quatre gestes d'une réunion

Chaque réunion des listes — et du panneau de l'agenda, du tableau de bord ou du Pilotage ACI et financements — porte jusqu'à quatre boutons. Seuls ceux que vos droits et l'état de la réunion permettent s'affichent.

Le tiroir « Compte rendu »

1. « Voir le détail de la réunion » affiche, en lecture seule, l'horaire, le type, les participants et l'ordre du jour.
2. Écrivez, ou cliquez sur « Dicter » : le texte reconnu s'insère là où se trouve votre curseur, sinon à la suite — aucun audio n'est enregistré ni transmis à SisaFlow.
3. « Importer », à côté de « Dicter », reprend un compte rendu déjà rédigé (Word, PowerPoint, PDF, texte ou photo, 15 Mo au plus) : son texte remplace celui du tiroir, les patients sont désignés « Patient 1 », « Patient 2 »…, et le fichier est supprimé après lecture. « Revenir à mon texte » rend le texte d'avant.
4. « Mise en forme IA » range vos notes (points abordés, décisions, actions) sans rien inventer ni retirer. C'est une proposition : « Revenir à mon texte » l'annule.
5. « Valider » enregistre le texte ; « Valider et envoyer aux participants » l'envoie en plus par e-mail, PDF joint, à tous les invités qui ont une adresse — présents ou non. Si vous étiez participant, la ligne « Compte rendu · Envoyer par [E‑mail] [SisaChat] » (« Chat » dans une CPTS) ajoute d'un clic le même PDF dans la discussion de la réunion.

« Valider » est le seul geste qui valide un compte rendu : clôturer la réunion ne le fait jamais.

Désigner un relecteur. En tête du tiroir, la rangée « Relecture » désigne la personne qui relira le compte rendu et le canal qui la prévient : notification (par défaut), e-mail ou message dans SisaChat (« Chat » dans une CPTS). Seuls les membres qui peuvent déjà modifier la réunion sont proposés ; le (i) de la rangée détaille qui, quand l'avis part, et comment changer ou « Retirer » la relecture. Désigner ne donne aucun droit et ne valide rien.

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Le tiroir ne touche ni aux présents, ni à la valorisation, ni à l'agenda : le (i) à côté du titre le rappelle. Un compte rendu officiel déjà produit en PDF se corrige ici mais ne se vide pas. Si quelqu'un modifie le même compte rendu pendant votre saisie, le tiroir vous propose « Charger la version en ligne » ou « Garder mon texte » au lieu d'écraser son travail.

Le tiroir « Clôturer »

« Clôturer la réunion » montre l'essentiel en lecture seule : horaire, type, valorisation, participants retenus, ordre du jour ou compte rendu. Les participants retenus sont les invités, moins ceux qui ont répondu « Ne participera pas » ; le (i) à côté de la liste explique comment ils sont valorisés.

• « Clôturer et valoriser » (« Clôturer » pour une réunion non rémunérée) crée l'activité ACI de chacun : validée d'emblée si vous avez le droit de valider, sinon soumise à la gérance. Le compte rendu, lui, reste « à valider » : il se valide dans le tiroir « Compte rendu ».
• « Modifier » ouvre la fiche de la réunion pour corriger la liste avant de clôturer — c'est le seul chemin quand personne n'est retenu.

Tous les boutons « Clôturer » de l'application — tableau de bord, Pilotage ACI et financements, lien reçu dans une notification — ouvrent ce même tiroir.

Les types de réunion

Chaque réunion porte un type, qui détermine sa couleur dans l'agenda et sa valorisation. Les types de base sont : Concertation (RCP), Staff / Organisation, Projet de Soins, Poste de Référence et Assemblée Générale. La liste exacte (libellés et valeurs) vient du barème d'activités de votre structure : si votre barème contient d'autres lignes de type « réunion », elles apparaissent aussi comme types sélectionnables. Un type absent du barème est marqué « Hors barème » : il ne rapporte rien.

Un type de réunion créé par la structure peut être marqué « Présence (agenda) » au barème : ses réunions sont des présences ponctuelles — un membre dans les locaux tel jour, matin, après-midi ou journée. La fiche se réduit alors à la date, la demi-journée ou les heures, et au membre ; l'agenda la peint comme une présence, jamais comme une carte de réunion. Elle n'a aucun effet de réunion : ni invitation, ni événement d'agenda, ni rappel, ni discussion, ni compte rendu, ni relance, et elle n'apparaît dans aucune liste de réunions (tableau de bord, Drive, rapport d'activité). Le panneau Présences de l'agenda la déclare aussi (voir « L'agenda de l'équipe », plus bas).

Planifier une réunion

1. Cliquez sur « Planifier » — ou, dans l'agenda, sur un créneau libre. La fenêtre « Planifier une réunion » s'ouvre.
2. Renseignez le « Sujet / Titre », le « Type de réunion », la « Date », l'« Heure » et la « Durée ». Une réunion qui se répète ? « Rendre récurrent » déplie le choix de la « Récurrence » : « Chaque jour », chaque semaine ou chaque mois à la même date, « Tous les jours ouvrables (du lundi au vendredi) », « Dates au choix… » (à la création seulement) ou « Personnaliser... ». Une série sans fin (« Jamais ») est planifiée sur douze mois, puis se prolonge toute seule au fil des jours.
3. Le créneau n'est pas encore trouvé ? Passez de « Date connue » à « Trouver une date » : un sondage de disponibilités (façon Doodle, deux créneaux au moins, date limite de réponse facultative) part aux invités, et la réunion se fixera sur le créneau retenu.
4. Cochez les participants parmi les membres de la structure. Sous « Intervenants », ajoutez les intervenants externes et remplaçants actifs : ils figurent au compte rendu avec leur profession, sans valorisation ACI (jamais dans une assemblée générale). Le champ « Ajouter un invité (Nom/Email + Entrée) » ajoute un invité externe — une infirmière Asalée, un intervenant de la CPTS, un partenaire. Sans aucun participant, le bouton d'enregistrement reste grisé. Dans une maison de santé, pour une réunion rémunérée, la mention « 1 participant payé hors répartition » (ou « N participants… ») s'ajoute aux pastilles : un intervenant externe, ou un membre que sa fiche n'inclut pas dans la répartition ACI, n'est pas payé par elle — son (i) dit comment il l'est. Rien n'est bloqué.
5. Indiquez le « Lieu / Salle » et, si besoin, la visioconférence : laissé vide, le lien est créé à l'enregistrement avec l'outil de la structure (Agenda et visio) ; « Générer » le crée tout de suite ; vous pouvez aussi coller un lien.
6. Réglez l'invitation et les rappels (voir la section suivante), puis cliquez sur « Envoyer les invitations ». La réunion apparaît dans l'agenda de tous les invités.

Trois réglages de la fiche servent moins souvent, mais comptent :

• « Projet lié » rattache la réunion à un projet de soins.
• « Créneau privé » bloque simplement votre disponibilité : visible de vous seul, sans invités ni valorisation ACI. Le (i) à côté détaille ce que cela change.
• « Droits des participants » : par défaut, vous seul (avec les administrateurs des réunions) pouvez modifier la réunion ; trois interrupteurs l'ouvrent à vos invités — « Déplacer / redimensionner », « Modifier le contenu », « Supprimer ».

L'invitation, puis les rappels

Un seul bloc de la fiche, « Invitation et rappels », règle ce que reçoivent les invités à l'enregistrement (l'invitation) et avant la séance (les rappels). Le (i) à côté du titre du bloc détaille, pour la réunion ouverte, ce qui partira et par où.

L'invitation part toujours à l'enregistrement — la pastille « Agenda » le rappelle — et chaque invité la reçoit une seule fois :

• Votre agenda Google ou Outlook est relié (voir Agenda et visio) : c'est lui qui invite, comme pour toute réunion que vous y créez, et SisaFlow n'envoie rien de plus. Seule exception : les adresses chez Free, qui refusent les e-mails partis de Google, reçoivent l'invitation de SisaFlow.
• Sinon (agenda de la structure, agenda partagé de SisaFlow, visio Teams ou Zoom, lien collé à la main) : SisaFlow envoie l'invitation par e-mail, avec le fichier d'agenda qui ajoute la réunion à l'agenda de l'invité et trois boutons Oui / Peut-être / Non pour répondre d'un clic, sans se connecter. Un invité qui a un compte Google voit aussi la réunion directement dans son agenda, une seule fois : le fichier joint reconnaît l'événement déjà posé.
• Un changement d'horaire et une annulation suivent le même chemin : l'entrée de l'agenda de chaque invité se déplace, ou disparaît.
• En « Trouver une date », la ligne d'invitation disparaît : l'invitation part à la clôture du sondage, depuis sa carte.

La case « Silencieux », dans l'en-tête du bloc, enregistre la réunion sans aucune invitation, pour l'historique ou une réunion déjà organisée ailleurs. Le bouton devient alors « Enregistrer la réunion ». Les rappels, eux, partent quand même.

Les rappels se règlent ligne par ligne. Par défaut, un seul : 10 minutes avant, par notification dans l'application (et sur le téléphone ou l'ordinateur de l'invité, s'il les a activées). Ce que montre le bloc est exactement ce qui sera envoyé.

• Chaque ligne porte une échéance et un média, chacun dans sa pastille. Un clic sur l'échéance la change : 5 min, 10 min, 30 min, 1 h ou 2 h avant, « La veille », « 3 jours avant », « 1 semaine avant », ou un délai à vous en minutes, heures ou jours, jusqu'à 30 jours. Un clic sur le média le change : « Notification », « E‑mail » ou « SisaChat » (« Chat » dans une CPTS), qui repose la carte de la réunion dans sa discussion à l'heure du rappel, sans notification de plus. La croix retire la ligne.
• « Ajouter un rappel » pose une nouvelle ligne, jusqu'à quatre. Deux lignes peuvent viser la même échéance avec deux médias différents — 10 minutes avant par notification et par e-mail.
• Une échéance grisée et barrée est déjà passée pour la date saisie (réunion dans deux jours, rappel « 1 semaine avant ») : ce rappel-là ne partira pas.
• « Réinitialiser », qui apparaît dès que vous avez changé quelque chose, revient au rappel par défaut.

Créer une réunion à la voix

Dans la fiche, le bandeau « Configuration vocale — dictez, l'IA pré-remplit la fiche. » porte un bouton « Dicter » : vous décrivez la réunion à haute voix, et SisaFlow en tire le titre, le type, la date, l'heure, la durée, le lieu et les participants, puis pré-remplit la fiche — vous relisez et validez. Aucun audio n'est conservé. En planification, il comprend aussi la récurrence dictée (« toutes les semaines », « un mardi sur deux ») et pré-coche le rythme.

Déclarer une réunion passée

« Déclarer » ouvre « Déclarer une réunion passée » : vous enregistrez une réunion déjà tenue, et les participants cochés sont les présents. Deux raccourcis, en haut de la fiche, la remplissent pour vous :

• « Importer un CR » ouvre le sélecteur de fichier : un compte rendu déjà rédigé (Word, PowerPoint, PDF, texte ou photo, 15 Mo au plus), une pièce par fiche. Vous pouvez aussi faire glisser le fichier sur la fiche. L'IA remplit le titre, le type, la date, les participants reconnus et le projet de soins, et relève les actions décidées. Pour ne reprendre que le texte du compte rendu, sans toucher au reste de la fiche, utilisez le bouton d'import de l'onglet « Compte rendu », à gauche du micro.
• « Depuis l'agenda » ouvre la fenêtre « Importer depuis l'agenda » : vos agendas reliés, avec leur adresse (les boutons « Google » et « Outlook » en relient un autre, « Autre agenda ? Déposer un fichier .ics » accepte un export), une « Période à lire », puis « Lire mes agendas ». Chaque réunion trouvée s'affiche en carte dépliable — date, durée, lieu, source, participants, type deviné, membres reconnus — et « Utiliser cette réunion » remplit la fiche ouverte. Les rendez-vous de patients, les créneaux privés et les journées « disponible » sont écartés ; d'une série, seule l'occurrence choisie est reprise.

Si la fiche contenait déjà quelque chose, une confirmation détaille ce qui « Sera remplacé » et ce qui « Sera conservé » avant « Analyser et remplacer » ou « Reprendre et remplacer ». Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé la fiche.

Pour une réunion comptée comme concertation dans votre barème, le champ « Dossiers patients examinés » attend le nombre de dossiers distincts évoqués. Après un enregistrement, une dictée ou un compte rendu importé, il peut être pré-rempli avec la mention « Proposé par l'analyse du compte rendu — à vérifier. » : corrigez ou effacez avant d'enregistrer. Le (i) à côté du champ dit ce que devient ce chiffre (dans une MSP, il entre au registre des concertations remis à la CPAM).

Importer plusieurs réunions d'un coup

Votre équipe arrive avec une année de réunions tenues ailleurs ? Le bouton « Importer plusieurs réunions » ouvre le tiroir « Importer plusieurs réunions d'un coup » :

1. L'encadré « Comment ça marche » résume le parcours en trois temps.
2. Sous « Depuis quoi importer ? », cochez vos sources : « Agenda(s) » (Google, Outlook ou un fichier .ics), « Document(s) de suivi » (tableur, PDF ou photo), « Comptes rendus de réunion » (un fichier par réunion, ou un document qui les regroupe — chaque séance devient une réunion pré-remplie). Les trois sont cochées au départ ; le (i) explique ce que change une case décochée.
3. « Continuer vers l'import » ouvre l'assistant d'import complet, le même que celui de l'embarquement : connexion des agendas, dépôt des fichiers, lecture, puis l'écran de configuration où chaque réunion se corrige avant d'être créée.

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Rien n'est créé tant que vous n'avez pas validé le lot. Dans un compte rendu, les noms de patients sont remplacés ; une réunion déjà présente le même jour est signalée comme doublon possible, jamais fusionnée d'office ; un fichier déposé mais jamais analysé est effacé au bout de 48 heures.

L'agenda de l'équipe

« Ouvrir l'agenda » affiche toutes les réunions en plein écran, en vue « Mois », « Semaine », « 3 Jours », « Journée » ou « Liste » (« Aujourd'hui » et les flèches pour naviguer, la loupe pour chercher ou filtrer par type, Échap pour quitter). Un clic sur un créneau libre crée une réunion — planifiée ou déclarée selon la date —, un clic sur une réunion ouvre son panneau : les quatre boutons, le lien de visio (« Participer ») et votre réponse (« Oui », « Non », « Peut-être »).

Déplacer ou étirer une réunion à la souris (si vous en avez le droit) ouvre « Notifier les participants ? » (seulement pour une réunion planifiée déplacée vers un créneau à venir ; une réunion silencieuse est déplacée sans rien envoyer) : l'ancien créneau barré, le nouveau, puis la ligne « Nouvel horaire » — les mêmes pastilles Agenda, E‑mail et SisaChat que l'invitation, avec la même règle : l'e-mail ne s'éteint que si SisaChat est allumée, et les invités qu'elle ne joint pas le reçoivent quand même —, puis « Envoyer » (l'agenda relié suit le nouvel horaire), « Ne pas envoyer » ou « Annuler ».

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Les présences de l'équipe. Le bouton « Présences » (« Présences de l'équipe ») ouvre « Voir l'agenda de… » : la liste des membres, vous en tête, avec une recherche au-delà de huit. Choisissez quelqu'un : l'agenda devient « Agenda de » ce membre et colore ses créneaux habituels. « Semaine type » ouvre le panneau où ces créneaux se règlent — glissés à la souris sur la grille, retirés d'un clic, ou jour par jour en « Matin », « Après-midi », « Journée ». Ils sont repris de l'occupation des locaux quand elle est renseignée ; les modifier ici ne touche ni l'occupation, ni la répartition des charges.

Les présences ponctuelles. Une présence d'un seul jour ne se peint pas dans la semaine type, qui se répète chaque semaine. Dans le panneau « Semaine type », le bouton « Présence ponctuelle » demande le jour et « Matin », « Après-midi » ou « Journée », puis « Continuer » ouvre la fiche réduite de la présence, déjà remplie ; « Planifier » ou « Déclarer » avec un type marqué « Présence (agenda) » mène au même objet. Le bouton est grisé, avec un (i), tant qu'aucun type du barème n'est marqué ainsi. Dans l'agenda d'un membre, sa présence ponctuelle s'affiche en contour pointillé ; l'en-tête du jour porte « N présences ponctuelles », qui liste au clic qui sera là et à quelles heures. Elle compte « présent » dans le panneau, même un jour d'absence déclarée : elle gagne sa demi-journée, et l'absence reste visible.

Les absences. Un clic sur l'en-tête d'un jour — son nom et son numéro — ouvre la fiche « Déclarer absent », réglée sur vous, ce jour, toute la journée :

1. « Qui est absent » : vous. « Changer », réservé aux personnes habilitées à gérer les membres, désigne un autre membre.
2. « Quand » : « Ce jour » ou « Période ». La période se choisit sur un calendrier, et une ligne la résume : « du 19 au 23 octobre — 5 jours. »
3. « Sur la journée » : « Journée », « Matin » ou « Après-midi ».
4. « Motif (facultatif) » : « Vacances », « Formation », « Déplacement » ou « Autre ». Pas de texte libre : l'équipe voit le motif, aucun détail personnel ni médical n'est demandé.
5. « Déclarer absent » enregistre.

Dans la même fiche, « Absents ce jour » montre qui manque déjà, et « Retirer » annule une absence. Chacun gère la sienne ; les personnes habilitées à gérer les membres gèrent aussi celles des autres.

Dès qu'un membre est absent, l'en-tête du jour porte une seule ligne : « 1 absent », « 3 absents »… Elle compte des personnes : absent le matin et l'après-midi, un membre ne compte qu'une fois. Un clic ouvre la liste — nom, période, motif — et, en bas, « Déclarer une absence ».

Les activités. Une activité déclarée avec « Afficher dans l'agenda » (une permanence, une astreinte, un atelier — jamais une réunion, qui a sa carte) se dit au même endroit : l'en-tête du jour porte son nom, « Permanence », ou « 3 activités » quand le jour en compte plusieurs. Un clic ouvre la liste du jour : pour chaque séance, la quantité, les participants nommés, « À valider » tant qu'elle ne l'est pas, et « Modifier les participants » — pour désigner qui tient cette séance, dans un volet à droite où l'on coche les membres. Sur une série, le volet propose « Cette séance seulement » ou « Cette séance et les suivantes », et nomme les séances qu'il ne touchera pas (déjà réglée, période ACI clôturée, déjà validée pour qui ne valide pas). Ce geste est ouvert à la personne qui a déclaré la séance tant qu'elle est à valider, et aux personnes qui valident les activités ; les autres participants voient la liste sans la modifier. Rien n'est peint sur la grille des heures.

Le panneau « Semaine type » d'un membre a aussi sa rubrique « Absences » : ses absences en cours et à venir, et un bouton « Déclarer une absence » où la période se saisit par ses dates, « Du » et « Au (inclus) ».

Déclarer une absence n'envoie aucune notification. Dans l'agenda, les absences n'apparaissent qu'en vues « Semaine », « 3 Jours » et « Journée » — ni en « Mois », ni en « Liste ». Si votre structure a allumé « Congés et absences » dans SisaTV, l'écran de la salle d'attente reprend aussi celles des soignants qu'il présente, sous un libellé public — jamais le motif exact.

Ordre du jour et compte rendu, dans la fiche

La fiche porte deux onglets, « Ordre du jour | Compte rendu », qui sont deux textes distincts. En planification, elle s'ouvre sur l'ordre du jour ; pour une réunion passée, sur le compte rendu ; un point signale l'onglet déjà rempli.

• L'ordre du jour : un point par ligne. Il accompagne l'invitation et devient les « Points à suivre » du panneau de séance pendant un enregistrement.
• Le compte rendu : texte mis en forme — gras, listes, et surlignage en cinq couleurs, gardé à l'écran et dans l'e-mail (le PDF le rend en texte simple). Sous l'éditeur, « Compte rendu en PDF » ouvre l'aperçu (l'icône voisine le télécharge) et « Envoyer par e-mail » l'adresse aux participants, PDF joint — avec, pour un participant, la même ligne « Compte rendu · Envoyer par » que dans le tiroir.

Chaque champ a son micro de dictée. Le (i) à côté des onglets rappelle ce qui part où.

Présences et points ACI

Une réunion peut être rémunérée : dans ce cas, chaque membre dont la présence est validée reçoit les points (ou les euros) prévus par la ligne correspondante du barème — par exemple un montant par heure de présence pour une réunion horaire. La valorisation exacte est affichée dans la fiche de la réunion, avant validation. C'est ainsi que le temps de réunion alimente, sans autre déclaration, la part variable de la subvention ACI de chacun.

Le bouton principal dit ce qu'il va faire

Le bouton en pied de fiche annonce toujours son effet :

• « Envoyer les invitations » — la réunion est à venir et « Silencieux » est éteint : les participants cochés sont invités, rien n'est valorisé.
• « Enregistrer la réunion » — la même réunion à venir, en mode « Silencieux » : elle est enregistrée, et rien ne part.
• « Lancer le sondage » — la date n'est pas connue (« Trouver une date ») : le sondage part aux invités.
• « Clôturer et valoriser » — la réunion a eu lieu (déclaration d'une réunion passée, captation, compte rendu importé, ou réunion planifiée dont le créneau est terminé) : les participants cochés sont comptés présents et valorisés immédiatement. Si vous n'avez pas le droit de valider, l'activité part en attente dans le Pilotage ACI et financements ; la mention « Valorisation soumise à la gérance » l'indique sous le bouton. Un compte rendu saisi ou relu dans la fiche reste « à valider » : clôturer ne le valide jamais.
• « Valider les modifications » — vous rouvrez une réunion déjà envoyée ou déjà clôturée. Si vos modifications changent la valorisation (présents, type, durée, date), l'encart « Ces modifications changent la valorisation ACI » détaille qui entre, qui sort, l'écart par personne et au total, et ce qui va arriver à l'activité ACI : « Confirmer et valider » ou « Revoir ».

Le mot « Valider » seul est réservé au Pilotage ACI et financements : « Valider » (« Valider la série » pour une série), « Repasser en attente ». Sur téléphone, les boutons du pied de fiche s'empilent en pleine largeur, le bouton principal en haut.

Une réunion planifiée dont le créneau est passé

Elle n'est pas clôturée à votre place : c'est vous qui savez qui est venu. Mais elle ne peut plus se faire oublier. Dès la fin du créneau :

1. son organisateur reçoit une notification dans l'application, puis un récapitulatif par e-mail une fois par jour tant qu'il reste des réunions à clôturer ;
2. elle apparaît dans la liste « Réunions passées à clôturer » — en haut de la page Réunions, sur le tableau de bord et dans le Pilotage ACI et financements ;
3. son bouton « Clôturer » ouvre le tiroir de clôture, avec pour présents présumés les invités moins ceux qui avaient répondu « ne participera pas » ; « Modifier » ouvre la fiche si la liste n'est pas la bonne.

Tant qu'elle n'est pas clôturée, le temps de ses participants ne compte pas. Une fois la réunion clôturée, sa notification « Réunion à clôturer » disparaît d'elle- même, au plus tard un quart d'heure après.

Seule exception : une présence ponctuelle à venir n'attend personne. Elle se clôt toute seule à la fin de son créneau, avec pour présents les membres déclarés, sans notification, ni récapitulatif, ni passage par la liste « à clôturer » ; son activité ACI est créée comme à une clôture, puis suit la validation habituelle.

Corriger une présence après coup

Rouvrez la réunion avec le crayon, corrigez les participants cochés et cliquez sur « Valider les modifications » : l'activité ACI de la réunion est mise à jour au lieu d'être dupliquée. Si elle avait déjà été validée, elle repasse en attente — la gérance la revalide depuis le Pilotage ACI et financements pour qu'elle compte de nouveau.

Une activité déjà payée ne bouge plus, et l'encart le dit avant que vous ne confirmiez :

• un présent ajouté à une réunion dont l'activité a été réglée par virement reçoit sa propre ligne, de même valeur, sans toucher à l'activité réglée — le message « Ligne ACI créée à part » le confirme ;
• un présent retiré n'est corrigé que sur la réunion : la part déjà réglée n'est pas reprise ;
• pour corriger l'activité réglée par virement elle-même (ligne du barème, quantité, date, participants), utilisez « Corriger » dans Transactions — ACI et financements, sans détacher le virement (voir le barème) ; une activité déjà répartie à une clôture ACI ne se modifie plus.

Déplacer, annuler ou supprimer une réunion

• Déplacer : dans la fiche, changez la date, l'heure ou la durée d'une réunion à venir. Les invités reçoivent le nouvel horaire par le même chemin que l'invitation — l'agenda relié de l'organisateur, ou l'e-mail « Réunion mise à jour » avec le fichier d'agenda, qui déplace l'entrée de leur agenda. Dans l'agenda, un glisser-déposer mène à « Notifier les participants ? ». Quand vous déplacez la réunion d'un autre membre (gérance, ou droit accordé par son auteur), le nouvel horaire part en son nom et par son agenda : l'e-mail dit que vous l'avez modifiée, et l'organisateur le reçoit aussi.
• Supprimer : « Supprimer » en pied de fiche (ou la corbeille du panneau de l'agenda). Quand un e-mail d'annulation doit partir, la fenêtre propose un « Motif de la suppression (facultatif) » et la ligne « Annulation · Envoyer par », qui annonce l'annulation à chaque invité dans sa conversation avec vous. Pour une série, vous choisissez la portée : « Seulement cette réunion », « Cette réunion et les suivantes » ou « Toutes les réunions de la série » (pour une réunion passée : « Toutes les réunions passées de la série »).

Questions fréquentes

Un membre voit-il les mêmes choses que la gérance ?

Non. Dans l'agenda et les listes de cet écran, un membre ne voit que les réunions qui le concernent : celles qu'il organise, auxquelles il est invité ou présent. Les personnes qui ont le droit d'administrer les réunions (voir rôles et permissions) voient toutes les réunions de la structure — sauf les créneaux privés, que seul leur auteur voit. L'espace personnel Mes réunions décrit la même page vue par un membre.

J'ai oublié de créer la réunion avant qu'elle ait lieu, est-ce perdu ?

Non : le bouton « Déclarer » sert exactement à cela — enregistrer une réunion passée, avec ses participants et son compte rendu, pour que le temps de coordination soit tout de même tracé et valorisé. Si elle figure dans votre agenda Google ou Outlook, « Depuis l'agenda » remplit la fiche pour vous.

J'ai refermé « Planifier » sans enregistrer : une réunion vide va-t-elle traîner ?

Non. La réunion commencée est retirée à la fermeture — et, si l'onglet a été fermé brutalement, un balayage la retire environ six heures après la dernière activité de la fenêtre, événement d'agenda compris, sans prévenir personne.

Comment mettre les réunions dans mon agenda Google ou Outlook ?

Connectez votre agenda dans votre profil : chaque réunion y arrive et s'y met à jour toute seule. Sans connexion, l'icône d'agenda de chaque ligne de « Mes réunions à venir » ajoute une réunion à la main.

Puis-je retrouver un ancien compte rendu ?

Oui : cliquez sur « Voir tous les comptes-rendus » en bas de « Mon historique récent », ou ouvrez le dossier « CR de meetings » du Drive partagé. Le bouton « Compte rendu » d'une réunion passée l'ouvre aussi en lecture. Ceux de vos propres réunions sont aussi rassemblés dans le sous-dossier « CR » de « Mon dossier privé ».

Pourquoi une réunion manque-t-elle dans « CR de meetings » ?

Le dossier suit la règle de l'agenda : vous y voyez les réunions que vous organisez, avez créées, où vous êtes invité ou présent. Les personnes qui gèrent les réunions les voient toutes, sauf les créneaux privés des autres. Les brouillons n'y figurent jamais.

Une présence ponctuelle n'apparaît dans aucune liste, est-ce normal ?

Oui. Une présence ponctuelle se lit sur l'agenda, en présence, et nulle part ailleurs : ni dans « Mes réunions à venir », ni sur le tableau de bord, ni dans le Drive. Elle compte pourtant, comme une réunion de son type, dès qu'elle est close et son activité validée.

Pour aller plus loin

• Le compte rendu automatique par enregistrement
• Agenda et visioconférence
• Comprendre l'ACI et les points
• Le barème d'activités de la structure
• Mes réunions (espace personnel)
• SisaChat et le choix du canal d'envoi