Valider les notes de frais déposées par les membres
Un membre a déposé un justificatif depuis son espace : vous le validez depuis vos écrans de pilotage habituels, vous confirmez l'enveloppe, et SisaFlow enregistre la dépense — avec le crédit du solde si le membre a avancé l'argent.
Depuis son espace, chaque membre peut déposer une pièce et dire ce qu'il a payé : c'est la note de frais. Vous êtes prévenu à chaque dépôt — par e-mail et dans votre cloche — et rien ne s'enregistre tant que vous ne l'avez pas validée.
Où se fait la validation
Il n'y a pas d'écran « Notes de frais ». Les notes arrivent dans les écrans de pilotage que vous ouvrez déjà :
- Une note couverte par l'ACI apparaît dans le Pilotage ACI, dans le même bandeau que les activités à valider. Le compteur devient par exemple « 3 activités · 1 note de frais », et chaque note porte une pastille « Note de frais » pour qu'on ne les confonde pas. Dans une CPTS, c'est le cockpit des missions qui joue ce rôle.
- Une note imputée aux charges communes apparaît dans le Pilotage Hors ACI, dans un encadré « N notes de frais à valider ».
Les compteurs du menu latéral et l'alerte de votre tableau de bord les additionnent comme le reste : vous ne pouvez pas passer à côté d'une note en attente.
Ce que vous voyez dans la fenêtre de validation
Le justificatif à l'écran, et à côté : le membre, l'intitulé, le montant, la date, avec quoi il a réglé (la carte de la structure, ou ses propres deniers), ce qui couvre la dépense, l'enveloppe proposée et l'aperçu de la répartition qui en découle.
L'enveloppe reste modifiable : c'est vous qui tranchez le rangement. Changez-la dans la liste, l'aperçu se recalcule sous vos yeux, puis validez.
Refuser
Le refus demande un motif, et il est obligatoire. Le membre le reçoit par e-mail et le lit dans sa liste : « facture illisible », « déjà remboursée en juin », « dépense personnelle ». Une note refusée reste consultable avec sa pièce — c'est la trace de la décision, elle ne s'efface pas.
Ce que la validation produit, concrètement
Si le membre a avancé l'argent (« mes propres deniers ») :
- La dépense devient une charge de la structure, intitulée « Note de frais NDF-2026-014 — … », rangée dans l'enveloppe que vous avez confirmée et répartie par la règle de cette enveloppe — exactement comme n'importe quelle autre charge, ni plus ni moins.
- Le solde du membre est crédité du montant qu'il a avancé : la structure lui doit cette somme. Cela se lit immédiatement dans son compte.
- Il n'y a aucun virement de remboursement à faire : le prochain appel de fonds tient compte de ce crédit et lui demande d'autant moins. C'est la compensation habituelle, celle que vous connaissez déjà.
Si le membre a payé avec la carte ou le compte de la structure :
- Aucune charge n'est créée, et rien n'est dû au membre : la structure a déjà payé.
- La pièce rejoint les justificatifs disponibles de la banque, enrichie du nom du déposant, du marchand et de l'enveloppe suggérée. Vous la rattachez à la ligne bancaire comme d'habitude, et la charge naît de cette ligne.
Questions fréquentes
Qui peut valider une note de frais ?
Les membres qui portent un rôle de gestion, de finance ou de comptabilité — la même autorisation que celle qui ouvre le Pilotage ACI. Voir les rôles et permissions. Personne ne peut valider sa propre note, sauf à détenir les droits de paramétrage de la structure.
Une note traîne depuis trois semaines, SisaFlow relance-t-il ?
Non. Il n'y a pas de rappel automatique sur les notes de frais : elles restent comptées dans vos écrans de pilotage tant qu'elles sont en attente, et c'est ce compteur qui fait office de rappel. Le membre, lui, voit l'état de sa note dans son espace.
Puis-je saisir une note à la place d'un membre ?
Non, et ce n'est pas une limite : si vous avez la pièce sous les yeux, saisissez directement une charge ou rattachez le justificatif à la ligne bancaire. La note de frais existe pour le cas inverse — la pièce est chez le membre, et l'écran ne lui est pas ouvert.
Je me suis trompé d'enveloppe après validation
Corrigez la charge dans les écrans de charges : la note, elle, est un acte daté qui ne se rejoue pas. Le montant et le crédit du membre, eux, ne bougent pas.