Accueillir un stagiaire en règle

Un stagiaire n'est ni un remplaçant (pas de rétrocession) ni un salarié (pas de bulletin de paie) : c'est une convention tripartite entre son établissement, votre structure et lui-même, tenue par la RH et par son maître de stage. Cet écran rassemble tout ce qu'il faut pour l'accueillir sans rien oublier.

Où trouver cet écran

Les stagiaires vivent dans le cockpit Ressources humaines : menu latéral, section « Vie de la MSP », entrée Ressources humaines, puis l'onglet « Stagiaires » — le dernier de la rangée, parce qu'il est le seul à ne pas parler du dossier de paie. Il demande l'offre Gestion.

Le maître de stage n'a pas forcément le droit RH ; c'est pourtant lui qui tient le dossier. Dès qu'un stage en cours ou à venir le désigne, une entrée « Mes stagiaires » apparaît dans sa section Mon Espace : la même vue, en pleine page, limitée aux stages qui lui sont confiés. Il y dépose et relit les pièces, relance le stagiaire, active puis clôture le stage ; en revanche, créer une fiche, la supprimer ou réassigner un maître de stage restent réservés à la RH, depuis l'onglet. L'entrée disparaît quand son dernier stage est terminé ou annulé.

Les liens reçus par e-mail (« un stage commence avec un dossier incomplet », « l'assurance arrive à échéance ») mènent à la bonne surface selon votre droit : l'onglet pour la RH, « Mes stagiaires » pour le maître de stage.

Les quatre natures de stage

Créer la fiche

« Accueillir un stagiaire » ouvre un parcours en plein écran — et non une fenêtre posée par-dessus la liste — en trois étapes annoncées en haut de page (« Étape 1 sur 3 ») : Le stagiaire, Établissement & maître de stage, Dates & gratification. Les trois onglets sont cliquables : vous circulez librement, revenez corriger, et une étape laissée avec une erreur reste signalée en ambre. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer la fiche », au dernier pas.

1. Le stagiaire : nature du stage, identité, e-mail — obligatoire, date de naissance — obligatoire, niveau, filière. Une seule adresse e-mail : c'est le seul canal de relance du stagiaire, qui n'a pas de compte SisaFlow. Sans elle, la fiche ne s'enregistre pas et personne ne peut être relancé. La date de naissance, elle, est une mention de la convention et décide de la signature du représentant légal si le stagiaire est mineur au premier jour.
2. Établissement & maître de stage : l'établissement d'origine, son référent (mis en copie des relances de pièces), et le maître de stage parmi vos membres.
3. Dates & gratification : période, heures hebdomadaires, et le mode de gratification. L'écran affiche en continu « X h de présence prévues sur 924 h ». Au-delà de deux mois de présence, la gratification est obligatoire ; SisaFlow vous prévient et calcule une estimation mensuelle.

Constituer le dossier

Chaque fiche porte une liste de pièces adaptée à la nature du stage :

• Convention de stage signée — la seule pièce bloquante : sans elle, le stage ne peut pas être activé.
• Attestation d'assurance responsabilité civile — elle doit couvrir toute la période. À la relecture, indiquez sa date de fin de validité : c'est cette date, et elle seule, qui déclenche l'alerte. L'avertissement n'apparaît donc qu'à deux conditions réunies — la date est saisie et elle tombe avant la fin du stage. Sans date saisie, SisaFlow ne peut rien détecter.
• Certificat de scolarité (étudiants).
• Engagement de confidentialité signé — le modèle est produit par SisaFlow, à faire signer avant le premier jour.
• Fiche d'évaluation (facultative, à la fin) — la seule pièce qui reste déposable et relisible après la clôture : elle arrive, par nature, après le dernier jour. Les autres pièces sont figées dès que le stage est terminé.

Pour chaque pièce : Déposer le fichier (PDF ou image — PNG, JPEG, WebP — 10 Mo au maximum), laisser l'IA le pré-vérifier (noms, dates, signatures visibles), puis Relire et trancher — Valider ou Refuser avec un mot pour le stagiaire. La validation est toujours humaine. La pré-vérification se relance autant de fois que nécessaire : aucun quota, aucun décompte.

Documents produits par SisaFlow

Depuis la fiche, trois boutons : Convention de stage (squelette juridique complet, article par article, avec la gratification et les signatures), Charte & engagement de confidentialité, et — une fois le stage terminé — Attestation de stage. Chaque document porte l'en-tête de votre structure (voir le studio d'en-tête). Produire un modèle ne dépose rien : la version signée se dépose ensuite dans le dossier.

Relances et alertes

• Relancer le stagiaire : un e-mail lui liste les pièces qui manquent, avec un mot de votre part si vous voulez. Les motifs de refus des pièces refusées y sont joints, sous chaque pièce — inutile de les recopier. Une relance au plus toutes les 20 heures.
• Relances automatiques : à partir de deux semaines avant le début, SisaFlow relance lui-même le stagiaire pour les pièces manquantes — deux fois au plus.
• Alerte au maître de stage : à une semaine du début (ou si le stage a commencé) avec un dossier incomplet, il reçoit un e-mail et une notification. Cette alerte s'arrête deux semaines après la date de début prévue : passé ce délai, le dossier n'est plus un stage en retard mais un brouillon abandonné, et il cesse de réclamer.
• Stage commencé avec un dossier incomplet : une semaine après le premier jour (J+7), si des pièces manquent toujours sur un stage activé, le maître de stage reçoit une alerte dédiée. C'est la situation la plus exposée — le stagiaire est dans les murs — et elle ne se voyait nulle part tant que le stage n'était plus « à venir ».
• Fin de stage : trois jours avant la fin, rappel au maître de stage — clôturer, établir l'attestation, déposer l'évaluation.
• Assurance : si sa date de validité saisie tombe avant la fin du stage, alerte à J-7 — puis tous les 7 jours tant que le stage n'est pas clôturé. Elle ne s'arrête pas d'elle-même : un stagiaire accueilli sans assurance valable est la situation que rien ne doit laisser s'installer. Deux façons de l'éteindre : déposer une attestation à jour et la relire avec sa nouvelle date, ou clôturer le stage.

Le cycle de vie

Dossier en préparation → En stage (bouton « Activer », dès que la convention est validée ; tant qu'elle ne l'est pas, l'écran affiche en clair ce qui manque sous le bouton) → Terminé (« Clôturer », avec la date de fin réelle si le stage s'est arrêté plus tôt : l'attestation ne couvrira que la période accomplie). Un stage qui n'aura pas lieu s'annule avec un motif, tant qu'il n'a pas commencé.

À la clôture, vous pouvez saisir la gratification totale réellement versée (facultatif). Elle reste sur la fiche, s'imprime sur l'attestation de stage (art. D.124-9 du Code de l'éducation) et ne génère aucune écriture comptable : c'est une information, pas une charge.

Ce montant est réservé à la RH : un maître de stage clôture le stage, mais ne le saisit pas. Et parce que le montant définitif n'est souvent connu qu'après le dernier versement, il reste corrigeable après la clôture — bouton « Corriger le montant versé » sur la fiche d'un stage terminé. Rétablissez l'attestation après la correction pour qu'elle porte le bon montant.

Corriger un stage déjà terminé

Sur un stage terminé, le bouton « Modifier » reste offert à la RH, en édition restreinte : seules l'identité du stagiaire (prénom, nom, e-mail, téléphone, date de naissance, adresse, filière, niveau, RPPS/ADELI) et les coordonnées de son établissement (nom, adresse, référent, e-mail, téléphone) sont modifiables. La nature du stage, le maître de stage, les dates, les heures, la gratification et les objectifs s'affichent en lecture seule : ils ont servi à la convention signée et à l'attestation, les rouvrir reviendrait à réécrire l'histoire d'un stage accompli. Une faute de frappe dans un nom ou une école qui déménage, elles, doivent rester corrigeables.

Si une attestation a déjà été établie, elle porte l'ancienne saisie : rétablissez-la après la correction pour qu'elle soit juste. SisaFlow vous le rappelle au moment de l'enregistrement.

Supprimer une fiche

La suppression reste réservée à la RH, et seulement sur un dossier jamais commencé (en préparation ou annulé). Elle retire la fiche de l'écran ; les pièces déjà déposées restent dans le stockage de la structure — c'est assumé : ce sont des documents signés par des tiers (établissement, stagiaire, représentant légal), et les effacer d'un clic sur un brouillon rendrait une suppression accidentelle irréparable.

Donner un accès à SisaFlow

« Inviter dans SisaFlow » ouvre l'invitation de membre existante, pré-remplie avec l'identité du stagiaire. Choisissez un profil sans droits financiers — par exemple « Remplaçant », pour un accès limité aux réunions : un stagiaire ne doit ouvrir aucun accès à l'ACI, aux comptes courants ni aux votes. Rien n'est écrit sur ses droits sans ce passage.

Voir aussi

• Remplaçants et vacataires
• Salariés et RH
• Membres et associés