Le tableau des tâches : qui fait quoi, pour quand
Un tableau visuel par colonnes pour piloter les tâches de l'équipe : assignation, échéances, check-lists, tâches récurrentes à tour de rôle, rappels avant l'échéance, une colonne privée rien que pour vous — et une frise pour les voir dans le temps.
Commander les gants, relancer l'ARS, préparer la prochaine réunion d'équipe… La vie d'une maison de santé, c'est un flot continu de petites et grandes tâches. Cet écran les rassemble dans un tableau visuel : des cartes rangées en colonnes, que l'on fait glisser et que l'on coche. Chacun voit d'un coup d'œil ce qui est à faire, qui s'en occupe, et pour quand.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Vie de la MSP (Vie de la CPTS dans une CPTS), puis cliquez sur « Tâches et coordination ». Une pastille sur cette ligne du menu signale des tâches en retard ou à échéance dans les trois jours, ainsi que les messages qu'on vous a laissés sur des tâches et que vous n'avez pas encore lus.
La première fois, l'écran s'ouvre sur le tableau. Ensuite, il rouvre la dernière vue que vous avez choisie — tableau ou frise —, retenue dans votre profil : vous la retrouvez sur un autre appareil, et un poste partagé ne la transmet pas au compte suivant.
Ce que vous voyez
- Des colonnes : par défaut Personnel, Accès aux Soins, Travail d'Équipe, Vie de la MSP (Vie de la CPTS dans une CPTS) et Projets Santé. Les colonnes sont celles de la structure : une colonne ajoutée ou renommée est enregistrée pour toute l'équipe et se retrouve après un rechargement, sur le tableau, la frise, la fiche d'une tâche, le tableau de bord et l'onglet Tâches d'un projet. Chaque colonne affiche le nombre de tâches non terminées. Une tâche dont la colonne n'existe plus se range dans une colonne Autres, au lieu de disparaître.
- La colonne Personnel (avec un cadenas) est privée : les tâches que vous y créez ne sont visibles que par vous. C'est votre pense-bête personnel, à côté du tableau d'équipe.
- Des cartes : chacune porte son titre, ses étiquettes, ses responsables, son échéance (en rouge si elle est dépassée), l'avancement de sa check-list et le nombre de commentaires. Un badge Projet lié relie certaines cartes à un projet de soins.
- En haut, sur une ligne : l'interrupteur Tableau | Frise, le filtre « Mes tâches » (ne voir que ce dont vous êtes responsable) et « Nouvelle tâche ».
- Juste dessous, la barre de filtres du tableau : une recherche (titre, description, étiquette, prénom d'un responsable — sans se soucier des accents) et cinq pastilles cliquables avec leur nombre de tâches — À faire, En cours, Terminées, Ordre du jour, En retard. Un clic filtre les cartes, un second clic retire le filtre ; « 9 sur 27 » vous rappelle qu'un filtre est actif et l'efface d'un clic.
Créer une tâche
- Cliquez sur « Nouvelle tâche » (en haut à droite), ou sur « Ajouter une tâche » en bas de la colonne voulue.
- La fiche s'ouvre : donnez un titre clair, une description, désignez le ou les responsables, et rattachez si besoin un Projet de soin lié. Dans le bloc Planning, fixez une échéance et, si le travail s'étale, un début (prévu : il n'est jamais déduit de la date de création). Une fois l'échéance posée, deux lignes apparaissent dessous : « Rendre récurrente » et Rappel (voir plus bas).
- Ajoutez si utile une check-list (les sous-étapes), des pièces jointes et des étiquettes.
- Cliquez sur « Créer la tâche » : la carte apparaît dans la colonne. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé la fiche.
La fiche d'une tâche ouverte depuis le tableau de bord est la même, et elle se superpose à tout l'écran.
Une tâche qui revient (récurrence)
Vérifier le chariot d'urgence chaque mois, relever les créneaux non programmés, relancer les comptes rendus du trimestre : certaines tâches reviennent à date fixe. Plutôt que de les recréer à la main, rendez-les récurrentes — avec le même sélecteur que les réunions.
- Dans la fiche d'une nouvelle tâche, fixez d'abord son échéance : c'est elle qui sert de point de départ.
- Cliquez sur « Rendre récurrente », puis choisissez le rythme : Chaque jour, Chaque semaine le lundi, Chaque mois le 15, Tous les jours ouvrables, ou Personnaliser... (toutes les N semaines, certains jours de la semaine, chaque année, et une fin : jamais, après un nombre de tâches, ou à une date).
- Un récapitulatif dit exactement ce qui sera créé : « 12 tâches seront créées, jusqu'au jeudi 15 octobre 2027. » Un choix rapide propose dix tâches ; une série sans fin (« Jamais ») est planifiée sur douze mois, puis se prolonge toute seule au fil des jours, jusqu'à ce que vous la supprimiez.
- Choisissez qui s'en charge, juste au-dessus des responsables :
- « Les mêmes à chaque fois » : toutes les tâches ont les mêmes responsables ;
- « En rotation » : cliquez les personnes dans l'ordre de passage (un numéro s'affiche sur chacune) ; chaque tâche revient à une personne, à tour de rôle, puis le tour recommence. La ligne qui résume le tour ouvre, au clic, le détail « Qui, quand » : une ligne par date, avec son responsable.
- Cliquez sur « Créer les 12 tâches » (le bouton donne le nombre).
Chaque date devient une vraie tâche, avec son responsable, son avancement et sa propre check-list (recopiée, décochée). Sur la carte, une petite pastille « 3/12 » indique sa place dans la série.
Modifier ou supprimer une tâche de la série
Sur une tâche qui fait partie d'une série, la fiche affiche sous le titre « Occurrence 3/12 · chaque mois le 15 ». Si vous changez le titre, la description, la catégorie, les étiquettes, le projet ou la mission liés, le repère « à l'ordre du jour » ou le rappel, l'application demande, à l'enregistrement, la portée du changement : « Seulement cette tâche » ou « Cette tâche et les suivantes ». Les dates, les responsables, l'avancement et la check-list, eux, appartiennent à chaque tâche : les changer ne touche jamais les autres, et rien n'est demandé.
« Supprimer la tâche » propose trois portées : cette tâche seule, celle-ci et les suivantes, ou toute la série. Dans les deux derniers cas, les autres tâches déjà terminées sont conservées : elles gardent la trace de ce qui a été fait.
Être rappelé avant l'échéance
La ligne Rappel de la fiche apparaît dès que la tâche a une échéance. Cochez un ou plusieurs moments : Le jour même, La veille, 3 jours avant, Une semaine avant — trois rappels au plus par tâche.
- Qui est prévenu : les responsables de la tâche (dans une série, le responsable de chaque tâche pour SA date) ; une tâche sans responsable prévient la personne qui l'a créée. Une tâche de la colonne Personnel ne prévient que vous.
- Comment : une notification sur l'appareil, si vous les avez activées, et une entrée dans la cloche, toujours. La petite bascule « E‑mail » accolée à un rappel coché l'envoie aussi par e-mail. Le lien ouvre directement la fiche de la tâche — y compris pour un responsable qui n'a pas accès au tableau d'équipe : il ouvre sa tâche, et elle seule.
- Quand : le matin, jamais avant 8 h (heure de Paris). Un rappel déjà dépassé au moment où vous le réglez — « une semaine avant » sur une tâche due dans trois jours — part tout de suite, en annonçant le vrai délai (« dans 3 jours »).
- Ce qui l'arrête : rien ne part une fois la tâche terminée, ni après l'échéance (aucun rattrapage). Si plusieurs rappels tombent le même jour, un seul part. Repousser l'échéance réarme les rappels.
Une nouvelle série arrive avec « La veille » déjà coché : chacun est prévenu la veille de sa tâche. Décochez-le si ce n'est pas utile. Un rappel non lu allume aussi la pastille de la carte ; il ne s'ajoute pas au compteur du menu, qui compte déjà la tâche parce que son échéance approche.
Faire vivre le tableau
- Déplacer une carte : attrapez la poignée (les petits points sur la carte) et glissez-la vers une autre colonne.
- Changer le statut : cliquez sur le badge de la carte — il passe de À faire à En cours, puis Terminé, d'un simple clic.
- Ouvrir le détail : cliquez sur la carte. Le panneau latéral permet de tout modifier et de laisser des commentaires — la conversation reste attachée à la tâche.
- Prévenir sans rien faire de plus : dès que vous validez la fiche, chaque message que vous venez d'écrire est signalé aux personnes concernées par la tâche — ses responsables, la personne qui l'a créée et celles qui ont déjà répondu dans le fil (jamais vous-même). Elles reçoivent une notification dans la cloche, une alerte sur leur téléphone si elles l'ont activée, et un e-mail avec le début de votre message (au plus un e-mail par tâche et par heure, pour ne pas inonder l'équipe). Répondre à cet e-mail « Nouveau message sur la tâche » écrit directement à l'auteur du message ; le pied de l'e-mail le rappelle : la réponse n'apparaît pas dans la tâche — pour que tout le monde la lise, écrivez-la dans la Discussion de la fiche. Les tâches de la colonne Personnel restent privées : aucun message n'y est diffusé.
- Repérer les messages non lus : une pastille rouge avec le nombre de nouveaux messages apparaît sur la carte concernée, et le menu « Tâches et coordination » les compte aussi. Ouvrir la fiche les marque comme lus — pour vous seulement.
- Adapter les colonnes (réservé aux personnes qui ont la main sur la coordination) : le bouton Colonne (le dossier marqué d'un « + », au bout de la barre de filtres) ajoute une colonne — nommez-la comme vous voulez —, le petit crayon à côté d'un titre la renomme (les colonnes d'origine comprises, jamais Personnel), et la corbeille supprime une colonne que vous avez ajoutée. Si elle porte des tâches, choisissez la colonne qui les reçoit : toutes partent, celles d'une série et les terminées comprises, avant que la colonne ne disparaisse. Une colonne disparue dont des tâches restent dans Autres se recrée d'un clic (« Colonne retirée · Recréer ») : ses tâches y reviennent, il suffit de lui redonner un nom.
La frise : voir les tâches dans le temps
Le tableau dit qui fait quoi. La frise dit quand : les mêmes tâches, posées sur un calendrier horizontal. En haut de l'écran, l'interrupteur Tableau | Frise passe de l'un à l'autre. La première fois, l'écran s'ouvre sur le tableau ; ensuite, il rouvre la vue sur laquelle vous l'avez quitté, retenue dans votre profil — sur ordinateur comme sur téléphone. Recliquer « Tâches et coordination » dans le menu garde la vue affichée.
- Une barre : la tâche a un début et une échéance. Si elle porte une check-list, la barre se remplit au fil des points cochés.
- Une barre qui se fond depuis la gauche, terminée par une pastille portant le jour : la tâche n'a qu'une échéance. Le fondu dit que son début n'est pas connu — personne n'a dit quand le travail commençait. (À l'inverse, une barre qui se fond vers la droite a un début, mais pas encore d'échéance.)
- Les couleurs : gris = à faire, violet = en cours, vert = terminée, rouge = en retard. Le trait vertical marque aujourd'hui.
- Une pastille datée en bord de ligne (« ‹ 22 juil. ») signale une tâche qui existe mais se trouve hors de l'écran, plus tôt ou plus tard : cliquez dessus, la frise s'y rend.
Trois réglages en haut de la frise : Regrouper par Colonne, Projet (projet de soins) ou Responsable — et Mission dans une CPTS qui a ses missions ; choisir l'Échelle (Semaines, Mois, Trimestre) ; afficher ou non les tâches Terminées. Le bouton Aujourd'hui recentre le calendrier. L'interrupteur « Mes tâches » vaut aussi pour la frise.
Planifier à la souris
- Glisser une barre décale son début et son échéance ensemble.
- Tirer un bord change une seule date. Sur une tâche qui n'a qu'une échéance, tirer vers la gauche la petite poignée à côté de la pastille lui donne un début : elle devient une barre pleine.
- Glisser une barre vers un autre groupe (en regroupement par colonne) la change de colonne, comme sur le tableau.
- Au clavier : sélectionnez une barre avec Tab, puis ← et → la déplacent d'un jour (Maj : d'une semaine), Entrée ouvre la fiche.
- Chaque geste s'enregistre au relâchement, et le message de confirmation porte un bouton Annuler.
Sur téléphone et tablette
La frise s'adapte au doigt. Le titre de chaque tâche passe au-dessus de sa barre et reste visible pendant que vous faites défiler le calendrier ; toute la largeur sert au temps. On ne glisse pas les barres — le geste se confondrait avec le défilement : touchez une tâche et une feuille s'ouvre en bas de l'écran, avec le début, l'échéance, quatre boutons pour décaler d'un jour ou d'une semaine, et « Ouvrir la fiche ». Rien n'est enregistré avant « Enregistrer », et le message de confirmation garde son bouton Annuler. Dans le volet « Sans date », chaque tâche porte un bouton « Planifier » qui ouvre la même feuille.
Les tâches sans date
Une tâche sans début ni échéance n'a pas de place sur un calendrier : elle attend dans le volet « Sans date », en haut à droite, avec son compteur. Glissez-la sur la frise : le jour où vous la déposez devient son échéance. Le petit calendrier au bout de sa ligne fixe l'échéance à aujourd'hui en un clic.
Les pièces jointes d'une tâche : fichiers déposés et documents rédigés
Certaines tâches demandent plus qu'une check-list : rédiger un courrier à l'ARS, préparer la trame d'un atelier, mettre au propre les décisions d'une réunion. La section Pièces jointes de la fiche réunit pour cela, dans une seule liste, les fichiers déposés et les documents rédigés directement dans l'application — plutôt qu'un fichier qui circule par e-mail et dont plus personne ne sait, trois semaines plus tard, quelle est la bonne copie.
- Ajouter un fichier dépose une pièce (glisser-déposer ou parcourir).
- Rédiger un document crée un document vide dans l'éditeur, au titre de la tâche.
- Un clic sur l'icône d'un fichier déposé l'ouvre dans la visionneuse de documents, sans téléchargement. Une présentation PowerPoint (.pptx) s'y lit en diaporama : une fois l'aperçu actif, les flèches du clavier, Début et Fin font défiler les diapositives. Le rendu se fait dans votre navigateur, sans lecteur en ligne tiers. Au-delà de 40 Mo l'aperçu est refusé et le téléchargement reste proposé ; les anciens formats .ppt et .odp affichent un message.
- Un fichier déposé dont le format s'édite en ligne (Word .docx, .txt, .md, .html) porte un bouton Éditer : l'application en ouvre une copie modifiable dans l'éditeur, sous son propre nom — la pièce d'origine ne bouge pas. Un document Word est d'abord converti (quelques secondes) ; ses tableaux sont repris en lecture seule.
- Le crayon à côté d'une pièce la renomme sur place (le format est conservé) ; la croix la retire. Comme le reste de la fiche, ces changements partent avec « Fermer et sauvegarder ».
Rédiger et enregistrer
- Ouvrez un document : l'éditeur est là d'emblée, le titre se modifie en haut.
- Rédigez : titres, listes, gras, liens, tableaux et images (jusqu'à 4 Mo par image, aux formats PNG, JPEG, GIF ou WebP).
- Cliquez Enregistrer (ou Ctrl+S). Rien n'est écrit sans ce geste : une puce vous dit à tout moment s'il reste des modifications non enregistrées. Si vous fermez avec du texte en attente, l'application vous demande : enregistrer et fermer, quitter sans enregistrer, ou continuer.
- Une pastille indique l'état du document : Brouillon, Validé ou Archivé.
L'éditeur est le même que celui du Drive partagé, où il s'ouvre par « Modifier en ligne » : là, Enregistrer dépose la nouvelle version du fichier.
Les versions
Chaque enregistrement est une version. La liste Historique permet de relire un état précédent et de le restaurer — le texte courant est alors mis à l'abri avant, rien ne se perd. Les cinquante dernières versions sont conservées.
Valider, puis archiver
- « Marquer comme validé » signale qu'il est relu et arrêté ; « Repasser en brouillon » le rouvre. Ces gestes sont réservés aux responsables de la tâche, à l'auteur du document et aux personnes chargées de la coordination.
- Une fois validé, le document peut sortir de l'éditeur. Si la tâche est rattachée à un projet de soins, le bouton « Archiver dans le projet » dépose une version Word dans les documents de ce projet ; sinon, « Archiver dans le Drive » la range dans le Drive partagé, dossier Documents de travail. La destination est déduite du contexte : vous n'avez pas à la choisir.
- Un document archivé n'est plus modifiable. C'est ce qui garantit que la pièce déposée et le texte de l'éditeur ne racontent pas deux choses différentes.
Questions fréquentes
Que deviennent les documents rédigés si je supprime la tâche ?
Ils sont supprimés avec elle — leur historique de versions et leurs images comprises. Si le texte doit survivre à la tâche, validez-le puis archivez-le avant : la copie déposée dans le projet ou dans le Drive, elle, ne bouge plus.
J'ai cliqué « Éditer » sur un fichier Word : l'original est-il modifié ?
Non. « Éditer » crée un document rédigé à part, dans la même liste, à partir du contenu du fichier. Le fichier déposé reste tel quel ; c'est la copie que vous enregistrez, validez et archivez.
Ma frise est vide alors que le tableau est plein, pourquoi ?
Parce qu'aucune tâche n'a encore de date — c'est le cas de la plupart des tableaux au départ. Ouvrez le volet « Sans date » et glissez vos tâches sur la frise, ou donnez une échéance depuis la fiche. Si des pastilles datées apparaissent en bord de ligne, vos tâches existent mais sont plus tôt ou plus tard que la période affichée : un clic vous y emmène.
Une tâche terminée s'arrête avant son échéance sur la frise, est-ce normal ?
Oui : la frise retient le jour où vous l'avez passée à Terminé. Une tâche bouclée en avance montre donc sa durée réelle. Les tâches terminées avant l'arrivée de la frise gardent leurs dates prévues — l'application ne devine pas un jour de fin qu'elle n'a pas vu.
Sur mon téléphone, je n'arrive pas à déplacer une barre
C'est voulu : au doigt, glisser une barre se confondrait avec le défilement du calendrier. Touchez la tâche : la feuille qui s'ouvre en bas de l'écran change ses dates, au jour ou à la semaine près.
Certaines cartes portent « Projet lié », qu'est-ce que c'est ?
Les tâches créées dans un espace projet apparaissent aussi ici : c'est le même objet, vu depuis deux écrans. Les cocher ici les coche là-bas, et inversement.
Je peux tout voir mais rien déplacer, est-ce normal ?
Oui : votre profil vous donne un accès en lecture sur le tableau d'équipe. Vous gardez en revanche la main complète sur votre colonne Personnel. Les droits s'ajustent dans les profils et permissions.
Qui voit ma colonne « Personnel » ?
Vous seul. Ni les autres membres ni les gestionnaires ne voient les tâches que vous y créez.
Je n'ai pas reçu le rappel d'une tâche, pourquoi ?
Vérifiez d'abord que vous en êtes bien responsable (dans une série en rotation, seule la personne de ce tour est prévenue), que la tâche n'est pas déjà terminée et que l'échéance n'est pas passée. L'e-mail ne part que si la bascule « E‑mail » du rappel est cochée, et il respecte le réglage de notification de votre profil : si vous y avez choisi de ne recevoir aucun e-mail, seule la cloche vous prévient.
Je n'ai pas accès au tableau, mais un rappel m'invite à ouvrir une tâche.
C'est prévu : le lien de la cloche, de la notification ou de l'e-mail ouvre la fiche de votre tâche, dont vous êtes responsable ou que vous avez créée — et elle seule. Vous pouvez la passer à Terminé ; le tableau d'équipe reste réservé aux profils qui y ont accès.