Mes réunions — Mon espace

Q: Comment signaler que je suis absent une semaine entière ?

Ouvrez l'agenda, puis « Présences » et choisissez-vous : un clic sur l'en-tête d'un jour ouvre « Déclarer absent », où « Période » couvre plusieurs jours d'un coup.

L'écran Réunions (son titre dit « Réunions MSP » ou « Réunions CPTS » selon la structure) est votre agenda d'équipe : toutes les réunions de la structure — RCP, réunions d'organisation, groupes projet, assemblées — s'y planifient, s'y déclarent et s'y retrouvent. C'est aussi là que vous répondez présent ou absent, que vous récupérez le lien de visioconférence et que vous indiquez vos jours de présence.

Où trouver cet écran

Dans le menu latéral, ouvrez Mon Espace, puis cliquez sur « Réunions et agenda ». L'agenda de la semaine s'ouvre en plein écran depuis le bandeau en tête de cet écran — comme depuis la tuile « Agenda » du tableau de bord.

L'écran Réunions avec le bouton d'agenda, les trois actions et la liste des réunions à venir

Ce que vous voyez

« Ouvrir l'agenda », tout en haut : la barre qui ouvre l'agenda de la semaine en plein écran. C'est la seule vue agenda de l'écran.
Trois grands boutons juste dessous : « Démarrer » (lancer l'écoute active en direct pendant une réunion), « Déclarer » (enregistrer une réunion déjà passée) et « Planifier » (organiser une réunion à venir).
Les bandeaux éventuels : un compte rendu en cours d'analyse ou prêt à relire, les réunions passées à clôturer (bouton « Clôturer » sur chaque ligne), puis les sondages de dates en cours — ou, à défaut, « Trouver une date commune ? » avec « Créer un sondage ».
« Importer plusieurs réunions » : reprendre d'un coup des réunions tenues ailleurs (agendas, documents de suivi, comptes rendus) — voir Organiser les réunions.
« Mes réunions à venir » : vos quatre prochaines échéances (« Voir les N autres » pour la suite). Chaque ligne affiche le type (la barre de couleur), la date, l'horaire et le nombre d'invités ; l'icône d'agenda, à droite, ajoute la réunion à votre agenda Google ou Outlook. Sous la ligne, les boutons de la réunion permis par vos droits : le crayon (la fiche complète), « Compte rendu », le micro de la captation et « Clôturer ».
« Mon historique récent » : vos réunions passées, cinq d'abord puis par paliers de dix, avec les mêmes boutons, une pastille « À valider » quand un compte rendu attend votre relecture, et la valeur de la réunion en points ou en euros. « Voir tous les comptes-rendus » ouvre leur dossier dans le Drive.

L'agenda de la semaine

L'agenda s'affiche par Semaine (et aussi par mois, trois jours, journée ou en liste). Un clic sur une réunion ouvre sa fiche : horaire, participants, bloc « Visioconférence » et son bouton « Participer ». Tracez un créneau libre à la souris pour créer une réunion : SisaFlow la planifie si le créneau est à venir, et vous fait la déclarer s'il est passé.

Répondre présent ou absent

Deux chemins, au choix :

depuis le tableau de bord, carte « Réunions à venir » : « Votre participation : » puis « Oui », « Peut-être » ou « Non » ;
depuis l'agenda :

Ouvrez l'agenda de la semaine — barre « Ouvrir l'agenda » en haut de cet écran, ou tuile « Agenda » du tableau de bord — puis cliquez sur la réunion.

SisaFlow
Le bouton « Ouvrir l'agenda », en haut de l'écran Réunions
En bas de la fiche de la réunion, repérez le panneau « Participer ? ».
Cliquez sur « Oui », « Non » ou « Peut-être ». Votre réponse est visible de l'organisateur.

Répondez dès que vous voyez l'invitation : c'est sur ces réponses que l'organisateur s'appuie pour maintenir, déplacer ou annuler la réunion — un « Peut-être » tôt lui rend plus service qu'un silence.

Vos présences et vos absences

Le bouton « Présences » de l'agenda (« Présences de l'équipe » au survol) liste les membres, vous en tête : choisissez-en un, et l'agenda devient « Agenda de … », avec ses créneaux de présence habituels en couleur.

Tracez un créneau à la souris pour ajouter une présence ; cliquez un créneau pour le retirer. Échap vous fait sortir de ce mode.
« Semaine type » règle chaque jour en Matin, Après-midi, Journée ou Aucun, et liste les absences.
Un clic sur l'en-tête d'un jour ouvre « Déclarer absent » : « Ce jour » ou une « Période », avec un motif facultatif (vacances, formation, déplacement…), visible de l'équipe — aucun détail personnel ni médical n'est demandé. Les absents apparaissent en pastilles dans la case du jour.
« Présence ponctuelle », dans le panneau « Semaine type », déclare une présence d'un seul jour : la date, puis « Matin », « Après-midi » ou « Journée » ; « Continuer » ouvre sa fiche déjà remplie. Le bouton reste grisé tant qu'aucun type de réunion du barème n'est marqué « Présence (agenda) ».

Chacun gère ses propres présences ; les personnes habilitées à gérer les membres gèrent aussi celles des autres. Ces présences ne servent qu'à l'agenda : elles ne touchent ni l'occupation des locaux ni la répartition des charges.

Une présence ponctuelle, elle, est une réunion du type marqué « Présence (agenda) » : elle s'affiche comme une présence — jamais comme une réunion —, l'emporte sur une absence déclarée pour sa demi-journée, ne déclenche ni invitation ni rappel, et rapporte ce que vaut son type au barème. À venir, elle se clôt toute seule à la fin de son créneau, avec le membre déclaré compté présent ; son activité suit la validation habituelle.

Rejoindre la visioconférence

Quand une réunion a un lien de visioconférence, il apparaît dans sa fiche : le bouton « Participer » l'ouvre dans un nouvel onglet. Le lien est créé quand la réunion est enregistrée, selon l'outil configuré par votre structure (SisaFlow Meet, Google Meet, Microsoft Teams… — voir Agenda et visio). Vous pouvez aussi connecter votre propre agenda Google ou Microsoft depuis votre profil pour recevoir chaque réunion directement dans votre calendrier habituel.

Planifier ou déclarer

La fenêtre de création choisit d'elle-même : une date à venir la met en mode planifier, une date passée en mode déclarer. Une fiche de réunion s'ouvre sur l'onglet qui correspond à votre geste : « Ordre du jour » pour préparer une réunion à venir, « Compte rendu » pour une réunion passée. Dans la fiche d'une réunion à déclarer, « Depuis l'agenda » reprend une réunion notée dans l'un des agendas connectés à votre profil (Intégrations & Services → Calendrier), et « Importer un CR » remplit la fiche à partir d'un compte rendu déjà rédigé. Le détail est dans Organiser les réunions.

Questions fréquentes

Qui peut organiser une réunion ?

Tout membre peut planifier ou déclarer une réunion. L'organisation avancée (types de réunion, récurrences, convocations d'AG) est décrite dans la page Réunions du thème gouvernance.

Ma réunion n'apparaît pas dans mon agenda Google ?

Vérifiez que votre agenda est connecté dans votre profil, section « Intégrations & Services ». Sans connexion, utilisez la petite icône d'agenda sur la ligne de la réunion, dans « Mes réunions à venir », pour l'ajouter manuellement.

Comment signaler que je suis absent une semaine entière ?

Ouvrez l'agenda, puis « Présences » et choisissez-vous : un clic sur l'en-tête d'un jour ouvre « Déclarer absent », où « Période » couvre plusieurs jours d'un coup.

Vos réunions : agenda, présence et visio