Suivre les charges communes de la structure
Loyer, secrétariat, logiciels : les dépenses communes payées par la structure puis réparties entre les membres, suivies enveloppe par enveloppe dans le Pilotage des charges communes.
Les charges communes, ce sont toutes les dépenses communes que la structure paie puis refacture à ses membres : le loyer, le secrétariat, le ménage, les logiciels… Elles sont réparties entre les professionnels selon la clé de répartition choisie, puis récupérées par appels de fonds. Seule exception : la part qu'une enveloppe fait financer par l'ACI ou par une aide n'est pas demandée aux membres.
Où trouver cet écran
Dans le menu latéral, ouvrez Charges communes puis « Pilotage ». L'écran s'intitule Pilotage des charges communes : c'est la vue d'ensemble des dépenses du cabinet. L'écran voisin « Transactions » (Transactions — charges communes) est la file de classement des opérations bancaires correspondantes.
Ce que vous voyez
- L'enveloppe globale : la carte « Enveloppe Globale des Charges » additionne toutes les dépenses courantes et structurelles, avec le montant consommé sur le total et une barre de progression. Une pastille à côté du titre donne la période suivie — « Budget 2026 », ou les dates du budget s'il est décalé.
- Les enveloppes par grande famille : une carte par section du budget, avec son budget annuel, le pourcentage « Utilisé » et ce qui « Reste » (ou le « Dépassement », en rouge). Un clic sur une famille ouvre ses « Enveloppes Détaillées » ; « Retour aux Macro-enveloppes » remonte d'un niveau. Choisir une enveloppe filtre le graphique, la répartition par membre et les dernières charges ; un clic sur l'enveloppe globale rend la vue complète.
- L'évolution dans le temps : un graphique des dépenses mois par mois, avec en pointillés le budget mensuel, pour repérer une dérive avant qu'elle ne devienne un problème.
- La répartition par membre : ce que chaque membre porte, calculé avec la clé de chaque enveloppe, et le nombre de dépenses déjà figées. Un bouton (i) ouvre dans l'assistant le détail du calcul, part de l'ACI ou d'une aide comprise.
- Les dernières charges : les derniers débits du compte, avec un raccourci vers l'écran Transactions.
- Le bouton « Éditer Enveloppes & Répartitions », qui ouvre la configuration du budget et des clés, et l'export Excel des notes de frais.
La consommation, la répartition par membre et le graphique ne comptent que les dépenses du budget en cours : ils repartent de zéro à chaque nouveau budget, le 1er janvier dans le cas courant. Les appels de fonds et les montants déjà répartis, eux, ne bougent pas.
Selon votre situation, d'autres encadrés apparaissent :
- « N notes de frais à valider », avec « Examiner », quand un membre a déposé une note de frais couverte par les charges communes — voir Valider les notes de frais ;
- « Solde des transferts entre comptes », quand un virement entre vos propres comptes attend sa contrepartie : c'est de l'argent en transit, jamais réparti entre les membres. Chaque transfert y nomme son compte de destination ; quand ses deux jambes sont classées, il porte la mention « compensé », et la carte disparaît dès que tout est compensé ;
- « Virements de régularisation ACI », quand vos comptes ACI et de charges sont séparés et que des enveloppes sont co-financées par l'ACI : la part ACI se rembourse du compte ACI vers le compte de charges, avec son échéancier ;
- un bandeau bancaire, si l'accord de votre banque est à redonner.
D'où viennent les charges ?
Principalement du rapprochement bancaire : quand vous classez une opération avec la voie « Dépense », une charge est créée avec son montant et son enveloppe — et, dans l'offre Gestion, sa catégorie comptable. Une note de frais validée, avancée par un membre, crée aussi une charge. Chaque charge est ensuite répartie entre les membres selon la clé en vigueur — c'est ce que chacun retrouve dans son compte avec la structure.
Une structure sans charges communes
Certaines maisons de santé fonctionnent sans aucune dépense commune : chaque professionnel paie tout en direct, seule la comptabilité de la SISA (réception et dépenses de l'ACI) existe. Pour elles, le module Charges communes n'a pas lieu d'être, et il suffit de choisir l'offre qui ne le contient pas : Coordination ou Gestion. La section « Charges communes » du menu, ses écrans, les clés de répartition et les appels de fonds n'y apparaissent pas ; l'application se recentre sur l'ACI et les aides. Les aides et les notes de frais, remboursées par la structure, restent. Les comptes courants d'associés, les soldes associés et le fonds de roulement, eux, disparaissent avec les charges communes : ils n'ont de sens que lorsque des charges se répartissent entre les membres.
Questions fréquentes
Une dépense financée par une aide apparaît-elle ici ?
Cela dépend de la façon dont elle est financée :
- une « Dépense de subvention » — financée à 100 % par une aide, sans enveloppe — n'est pas répartie entre les membres : c'est l'aide qui la paie, et elle se retrouve avec son aide dans Aides et subventions ;
- une dépense classée dans une enveloppe de charges communes que finance une aide reste ici : seule la part que l'aide ne finance pas est répartie entre les membres — et seulement jusqu'à la date de fin de l'aide.
La même règle vaut pour une enveloppe co-financée par l'ACI : la part ACI n'est pas demandée aux membres.
Qui a accès à ces écrans ?
Les profils qui portent la permission « Pilotage des charges communes » (rubrique « Trésorerie & Comptes » de Rôles et permissions) — par défaut l'administration, la gérance (ou co-gérance), le référent comptabilité ou la coordination selon votre organisation, et le comptable ou partenaire extérieur. Un profil qui n'a que le droit « Pilotage ACI et financements » ne l'ouvre pas. Chaque membre, lui, voit sa propre quote-part dans Mon compte.