Les formulaires : demander, et savoir qui a répondu

Poser une question, proprement

Le troisième onglet de l'écran Votes et Sondages s'appelle Formulaires. Il sert à ce qu'un tableur partagé ou un service gratuit du web fait mal : demander la même chose à plusieurs personnes, et retrouver les réponses six mois plus tard, au bon endroit.

Les usages qui reviennent le plus souvent sont sans surprise : une inscription à un séminaire, un recensement des besoins de matériel, la préparation d'une réunion, une enquête de satisfaction affichée en salle d'attente.

La différence avec un sondage tient en une phrase : un sondage prend un avis sur une question unique, un formulaire pose une série de questions et produit un dépouillement.

Trois façons de diffuser, trois conséquences

Le réglage À qui s'adresse ce formulaire ? ouvre l'onglet Réglages, et il n'est pas anodin : il décide de ce que vous saurez de chaque réponse.

Aux membres de la structure. Chacun répond depuis son compte, une seule fois, et sa réponse porte son nom. C'est le mode à choisir dès qu'il faudra relancer quelqu'un ou comprendre qui a demandé quoi.

Par un lien public. Une adresse, avec son code QR, que vous affichez ou que vous envoyez. Aucun compte n'est nécessaire, et les réponses sont anonymes : ni nom, ni adresse électronique, ni adresse de connexion n'est enregistré. Ce n'est pas une colonne masquée — la donnée n'existe nulle part.

Par un lien personnel. C'est le suivi avancé, un réglage à part : chaque destinataire, membre ou personne extérieure sans compte, reçoit un lien qui lui est propre. Sa réponse porte son nom, et vous voyez qui n'a pas encore répondu.

Deux réglages qui, eux, restent modifiables

Le gel de la publication laisse passer deux choses, et c'est voulu : elles ne changent rien à ce qui a été demandé aux répondants.

La date limite de réponse. Facultative, avec une heure elle aussi facultative. Sans heure, le formulaire se ferme en fin de journée ; avec une heure, il se ferme vers cette heure-là — jamais « à » : l'application repasse au quart d'heure, donc une réponse peut encore entrer juste après. Pour un arrêt net, fermez à la main. Vous recevez un message à la fermeture automatique, avec le nombre de réponses reçues.

Le rythme des notifications. Le réglage Être prévenu des réponses propose trois cadences : jamais, à chaque nouvelle réponse, ou par récapitulatif périodique. Le message part vers vous seul, et respecte les préférences de notification de votre profil : si vous y avez demandé à ne recevoir aucun message, aucun ne partira.

Savoir qui manque, et relancer

Le suivi avancé ajoute une quatrième vue à l'écran des résultats : Suivi. Vous y ajoutez des destinataires — des membres à cocher, et des personnes extérieures en nom plus adresse électronique, l'adresse étant facultative. Chacun reçoit son lien personnel.

Deux points méritent d'être retenus avant le premier usage. Les liens ne s'affichent qu'une fois, juste après l'ajout : pour quelqu'un qui n'a pas d'adresse électronique, c'est le seul moment où vous pouvez copier le sien. Pour les autres, ce n'est pas grave — une relance renvoie exactement le même lien.

Ensuite, la relance est bornée : une par personne toutes les vingt heures. Un rappel envoyé trop tôt est simplement écarté. C'est ce qui empêche un clic répété de transformer une relance en harcèlement, et de brûler la réputation d'expéditeur de la structure.

Retirer quelqu'un du suivi tue son lien immédiatement, y compris depuis un message déjà reçu — mais conserve sa réponse si elle est déjà arrivée. On retire un accès, on n'efface pas une contribution.