Les notes de frais, des deux côtés

Pourquoi c'est au membre de déposer

Le ticket est dans la poche de celui qui a payé, et l'écran qui reçoit les dépenses de la structure est réservé à la gérance. Sans note de frais, la suite est connue : la ligne bancaire arrive sans justificatif, et l'argent avancé se règle de mémoire, des mois plus tard.

Le bandeau Déclarer une dépense ferme les deux trous d'un seul geste. Il vit dans l'écran Déclarer, deuxième volet de l'accordéon, dans Mon Espace — le même écran que la déclaration d'activité, et c'est voulu : un seul endroit où l'on dit ce qu'on a fait pour la structure.

Une chose à savoir avant de déposer : une note de frais, sa pièce et le motif d'un éventuel refus sont visibles des membres de la structure. C'est la transparence financière entre associés, pas un défaut de confidentialité — ne déposez pas une pièce que vous ne souhaitez pas partager avec eux.

Le dépôt, dans l'ordre

La pièce part en premier, et cet ordre n'est pas cosmétique : c'est elle qui porte l'information. Glissez la photo ou le PDF sous le libellé Facture, ticket ou reçu, marqué Requis — sur téléphone, Ajouter un justificatif propose l'appareil photo, la photothèque ou les fichiers. Un ticket de plusieurs pages se dépose page par page : elles s'affichent en vignettes, puis Lire le justificatif les réunit en un seul PDF. SisaFlow lit alors la pièce et pré-remplit l'Intitulé de la dépense, le Montant payé (TTC), la Date de la dépense et le Commerçant.

Cette lecture est une aide, jamais une décision : tout reste modifiable, et ce que vous aviez déjà tapé n'est pas écrasé. Si elle échoue — ticket froissé, service saturé —, la saisie à la main est le chemin normal, pas un repli dégradé.

Le bouton d'envoi s'appelle Envoyer pour validation. Tant qu'il n'a pas été cliqué, rien n'existe pour personne : une pièce déposée mais jamais envoyée est effacée quand vous quittez l'écran. Si vous êtes interrompu, mieux vaut envoyer une note imparfaite — elle peut être refusée avec un motif — que fermer l'onglet en pensant la retrouver plus tard.

Les deux choix qu'on ne devine pas

Réglé avec est la question qui change tout. « La carte ou le compte de la structure » : elle a déjà payé, rien ne vous est dû, et votre pièce rejoint les justificatifs disponibles de la banque pour être rapprochée de la bonne ligne. « Mes propres deniers » : vous avez avancé l'argent, et la structure vous doit ce montant.

Couvert par n'apparaît que dans l'offre complète, celle des charges communes : vous y dites, en toutes lettres, s'il s'agit d'un Remboursement par la structure (ACI) ou d'une Dépense de charges communes partagée entre les membres — et la gérance confirme ce choix à la validation. Si votre structure ne répartit pas de charges communes, le choix est déjà fait — la structure rembourse sur la subvention — et une ligne à l'écran vous le dit.

Reste l'Enveloppe. Dès qu'elle est choisie, la colonne Ce que chacun paiera dit ce qui en découlerait : sur une enveloppe de la subvention, « Couvert à 100 % par l'ACI » — aucun membre n'a de quote-part ; sur une enveloppe de charges communes, la répartition membre par membre. Vous ne composez jamais ce résultat : il vient de la règle de l'enveloppe, la même pour tout le monde. L'aperçu est indicatif, et l'écran le dit — le calcul de vérité est refait au moment de la validation.

Suivre ce que vous avez déposé

Juste sous les formulaires, Mes déclarations liste vos dépôts avec vos activités, les plus récents d'abord — le filtre Dépenses ne garde que les premiers. Chaque dépense porte son état : à valider, validée à régler, réglée, refusée — avec le motif, que vous recevez aussi par courriel — ou annulée.

Deux documents jalonnent le parcours. Au dépôt, un Récépissé : la preuve datée de ce que vous avez déclaré. À la validation, la Note de frais (PDF), numérotée à l'en-tête de la structure. Les deux se téléchargent depuis cette liste.

Et le remboursement ? La structure vous rend l'avance par virement : tant qu'elle ne l'a pas fait, la carte Mes notes de frais de Mon Compte vous le rappelle, note par note ; puis elle rattache ce virement à votre dépense, qui passe à « réglée ». Un même virement peut vous payer une activité et vous rendre une dépense ; le document qui l'accompagne sépare alors la rémunération du remboursement de frais.

Votre structure répartit des charges communes : la validation crédite votre solde d'associé de ce que vous avez avancé, et il existe un second chemin, celui par défaut. Le prochain appel de fonds tient compte de votre crédit — il vous demande d'autant moins. Si la structure vous a rendu l'avance par virement avant, l'appel de fonds ne la déduit plus. Jamais les deux : vous n'êtes pas remboursé deux fois.

Côté gérance : décider, sans écran de plus

Les notes arrivent là où la gérance valide déjà. Une note prise sur la subvention apparaît dans le Pilotage d'ACI et financements, dans le même bandeau que les activités à valider : avec trois activités et une note en attente, il annonce « 4 déclarations à valider » et détaille « 3 activités · 1 note de frais ». Le bouton s'appelle Examiner.

La fenêtre montre le justificatif en grand et, à côté, le dossier : le membre, l'intitulé, le montant, la date, avec quoi il a réglé, l'enveloppe proposée et l'aperçu de la répartition. L'enveloppe reste modifiable — c'est la gérance qui tranche le rangement, et l'aperçu se recalcule sous ses yeux. Puis Valider la note, ou Refuser.

Le refus demande un motif, et il est obligatoire. Le membre le lit dans sa liste et le reçoit par courriel. Une note refusée reste consultable avec sa pièce : c'est la trace d'une décision, elle ne s'efface pas.

Une note imputée aux charges communes arrive, elle, dans le Pilotage des charges communes, sous un encadré « 1 note de frais à valider » — avec le même bouton Examiner. Pour une telle note, la Note de frais (PDF) porte en plus le tableau de répartition entre les membres. Dans les deux pilotages, la fenêtre affiche le choix du membre — Remboursement par la structure (ACI) ou Dépense de charges communes — et la validation le confirme : c'est lui qui fait retomber la note du bon côté.