Leçon 12/14 · Prendre en main SisaFlow
Les notes de frais, des deux côtés
Un membre a payé de sa poche, ou avec la carte commune : où il dépose la pièce, comment la gérance tranche, et ce que la validation produit vraiment.
17 min de lectureLe cursus n’affiche que les écrans de l’offre choisie — vous ne lirez jamais le mode d’emploi d’un bouton que vous n’avez pas.
L'essentiel en 3 points
- Le dépôt part de la pièce : vous la joignez d'abord, et SisaFlow y lit le montant, la date et le commerçant.
- Trois choix décident de tout — Réglé avec, Couvert par, Enveloppe. Vous ne choisissez jamais qui paie.
- Il n'existe pas d'écran « Notes de frais » : la gérance tranche depuis les écrans de Pilotage qu'elle ouvre déjà.
Pourquoi c'est au membre de déposer
Le ticket est dans la poche de celui qui a payé, et l'écran qui reçoit les dépenses de la structure est réservé à la gérance. Sans note de frais, la suite est connue : la ligne bancaire arrive sans justificatif, et l'argent avancé se règle de mémoire, des mois plus tard.
Le bandeau Déclarer un achat ou une note de frais ferme les deux trous d'un seul geste. Il vit dans l'écran Déclarer, deuxième volet de l'accordéon, dans Mon Espace — le même écran que la déclaration d'activité, et c'est voulu : un seul endroit où l'on dit ce qu'on a fait pour la structure.
Une chose à savoir avant de déposer : une note de frais, sa pièce et le motif d'un éventuel refus sont visibles des membres de la structure. C'est la transparence financière entre associés, pas un défaut de confidentialité — ne déposez pas une pièce que vous ne souhaitez pas partager avec eux.
Le dépôt, dans l'ordre
La pièce part en premier, et cet ordre n'est pas cosmétique : c'est elle qui porte l'information. Glissez la photo ou le PDF sous le libellé Facture, ticket ou reçu, marqué Requis. SisaFlow la lit et pré-remplit l'Intitulé de la dépense, le Montant payé (TTC), la Date de la dépense et le Commerçant.
Cette lecture est une aide, jamais une décision : tout reste modifiable, et ce que vous aviez déjà tapé n'est pas écrasé. Si elle échoue — ticket froissé, service saturé —, la saisie à la main est le chemin normal, pas un repli dégradé.
Le bouton d'envoi s'appelle Envoyer pour validation. Tant qu'il n'a pas été cliqué, rien n'existe pour personne : une pièce déposée mais jamais envoyée est effacée quand vous quittez l'écran. Si vous êtes interrompu, mieux vaut envoyer une note imparfaite — elle peut être refusée avec un motif — que fermer l'onglet en pensant la retrouver plus tard.
Réglé avec
- Vos options
- La carte ou le compte de la structure · Mes propres deniers
- Ce que ça décide
- Si la structure vous doit quelque chose, ou rien du tout
Couvert par
- Vos options
- L'enveloppe de la subvention · Les frais communs
- Ce que ça décide
- D'où vient l'argent, donc s'il y a une quote-part à partager
Enveloppe
- Vos options
- Les seules enveloppes cohérentes avec le choix précédent
- Ce que ça décide
- La règle de répartition qui sera appliquée à la dépense
| Le choix | Vos options | Ce que ça décide |
|---|---|---|
| Réglé avec | La carte ou le compte de la structure · Mes propres deniers | Si la structure vous doit quelque chose, ou rien du tout |
| Couvert par | L'enveloppe de la subvention · Les frais communs | D'où vient l'argent, donc s'il y a une quote-part à partager |
| Enveloppe | Les seules enveloppes cohérentes avec le choix précédent | La règle de répartition qui sera appliquée à la dépense |
Les deux choix qu'on ne devine pas
Réglé avec est la question qui change tout. « La carte ou le compte de la structure » : elle a déjà payé, rien ne vous est dû, et votre pièce rejoint les justificatifs disponibles de la banque pour être rapprochée de la bonne ligne. « Mes propres deniers » : vous avez avancé l'argent, et la validation crédite votre solde du montant.
Couvert par dit d'où vient l'argent : la subvention versée à l'équipe, ou les frais communs partagés entre les membres. Si votre structure ne partage pas de charges, ce choix n'apparaît pas, et une ligne à l'écran vous le dit.
Reste l'Enveloppe. Dès qu'elle est choisie, la colonne Ce que chacun paiera affiche la répartition qui en découlerait, membre par membre. Vous ne composez jamais cette répartition : elle vient de la règle de l'enveloppe, la même pour tout le monde. L'aperçu est indicatif, et l'écran le dit — le calcul de vérité est refait au moment de la validation.
La pièce est figée dès l'envoi
Une note en attente s'annule, elle ne se modifie pas — et l'annulation emporte le justificatif. Pour changer la pièce jointe, il faut donc annuler puis redéposer.
C'est la contrepartie d'une garantie qui vaut le dérangement : une facture ne peut pas être remplacée après coup, ni par vous, ni par personne.
Suivre ce que vous avez déposé
Juste sous le formulaire, Mes notes de frais liste vos dépôts avec leur état : en attente, validée, refusée — avec le motif, que vous recevez aussi par courriel — ou annulée.
Deux documents jalonnent le parcours. Au dépôt, un Récépissé : la preuve datée de ce que vous avez déclaré. À la validation, la Note de frais (PDF), numérotée à l'en-tête de la structure, avec le tableau de répartition. Les deux se téléchargent depuis cette liste.
Et le remboursement ? Il n'y a pas de virement. Votre solde a été crédité de ce que vous avez avancé, et le prochain appel de fonds en tient compte : il vous demande d'autant moins. Si votre solde reste créditeur, la structure vous doit toujours cette somme, et cela se lit dans Mon Compte.
Côté gérance : décider, sans écran de plus
Les notes arrivent là où la gérance valide déjà. Une note prise sur la subvention apparaît dans le Pilotage du bloc ACI, dans le même bandeau que les activités à valider : avec trois activités et une note en attente, il annonce « 4 déclarations à valider » et détaille « 3 activités · 1 note de frais ». Une note imputée aux frais communs apparaît, elle, dans le Pilotage du bloc Finances Hors ACI, sous un encadré « 1 note de frais à valider ». Dans les deux cas, le bouton s'appelle Examiner.
La fenêtre montre le justificatif en grand et, à côté, le dossier : le membre, l'intitulé, le montant, la date, avec quoi il a réglé, l'enveloppe proposée et l'aperçu de la répartition. L'enveloppe reste modifiable — c'est la gérance qui tranche le rangement, et l'aperçu se recalcule sous ses yeux. Puis Valider la note, ou Refuser.
Le refus demande un motif, et il est obligatoire. Le membre le lit dans sa liste et le reçoit par courriel. Une note refusée reste consultable avec sa pièce : c'est la trace d'une décision, elle ne s'efface pas.
Avec ses propres deniers
- Pour la structure
- Une charge numérotée, rangée dans l'enveloppe et répartie par sa règle
- Pour le membre
- Son solde est crédité du montant avancé
Avec la carte ou le compte de la structure
- Pour la structure
- La pièce rejoint les justificatifs de la banque, à rapprocher de la ligne
- Pour le membre
- Rien ne lui est dû : la structure a déjà payé
| Le membre a réglé | Pour la structure | Pour le membre |
|---|---|---|
| Avec ses propres deniers | Une charge numérotée, rangée dans l'enveloppe et répartie par sa règle | Son solde est crédité du montant avancé |
| Avec la carte ou le compte de la structure | La pièce rejoint les justificatifs de la banque, à rapprocher de la ligne | Rien ne lui est dû : la structure a déjà payé |
Un motif utile évite un second aller-retour
« Refusé » sans explication renvoie la question à l'expéditeur, qui redépose souvent le même fichier. Une phrase suffit à transformer un refus en consigne : « merci de redéposer avec la facture, le ticket de carte ne suffit pas ».
Et personne ne relance à votre place : il n'y a aucun rappel automatique sur les notes de frais. C'est le compteur du pilotage qui fait office de mémoire, tant qu'une note reste en attente.
À faire dans votre structure~5 min
Une vraie note, de bout en bout
Prenez le dernier achat que vous avez fait pour la structure — le café de la salle de pause, une cartouche d'encre, un abonnement.
- Ouvrez Déclarer dans Mon Espace, puis dépliez Déclarer un achat ou une note de frais.
- Joignez la pièce et laissez la lecture automatique remplir ce qu'elle peut. Relisez le montant et la date : ce sont les deux champs qu'une photo de travers fait dériver.
- Répondez honnêtement à Réglé avec. C'est la seule réponse qui décide si la structure vous doit quelque chose.
- Choisissez l'enveloppe, regardez l'aperçu de la répartition, puis Envoyer pour validation.
Une fois validée, notez le numéro que porte votre note : c'est lui qui la relie à la charge et à votre solde.
Guide SisaFlow — pas à pas dans l'application
Déposer une note de frais
Le guide côté membre : la pièce, les trois choix, le suivi, l'annulation et le remboursement par compensation.
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Guide SisaFlow — pas à pas dans l'application
Valider une note de frais
Le guide côté gérance : où les notes arrivent, ce que la validation écrit, et qui a le droit de trancher.
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Information pédagogique : ce contenu ne constitue ni un conseil juridique, ni un conseil comptable ou fiscal. Pour une décision engageante, faites valider votre situation par votre expert-comptable ou votre avocat.