Les charges communes et leur répartition

Deux mondes d'argent, deux blocs de menu

La dotation conventionnelle finance le travail d'équipe. Elle ne finance pas le loyer, l'électricité, le ménage ni le logiciel — ces dépenses existent, la structure les paie, et il faut bien décider qui en porte quelle part.

C'est exactement la raison d'être du bloc Finances Hors ACI, distinct du bloc ACI : mélanger les deux est la confusion la plus coûteuse du sujet, et l'architecture du menu existe pour l'empêcher.

Pilotage y répond à « où en est notre budget de charges ». Charges Hors ACI est l'écran de travail — celui où les dépenses arrivent et se qualifient. FIR et subventions suit les financements extérieurs. Appels de fonds recouvre auprès des membres.

La clé de répartition, et pourquoi elle se décide avant

L'écran Tantièmes & Clés de Répartition porte le paramètre le plus lourd de conséquences du produit : la règle qui transforme une dépense commune en quote-part individuelle.

Plusieurs critères peuvent la composer — la surface occupée, le temps de présence, l'activité, les parts sociales. Ce choix n'est pas technique, il est politique : c'est une décision d'équipe, et l'écran ne fait que l'appliquer.

Un principe à connaître avant de toucher quoi que ce soit : le passé ne se recalcule jamais. Quand un membre entre ou sort, les charges antérieures restent figées avec la clé qui s'appliquait alors. Personne ne peut réécrire rétroactivement qui devait quoi — c'est la garantie qui rend la répartition défendable en assemblée.

Émettre un appel de fonds

Sur l'écran Appels de Fonds, le geste se fait en deux temps, et c'est volontaire.

D'abord on génère les appels : le moteur calcule la quote-part de chacun sur la période, au centime. Le bouton Appeler tous ouvre ce calcul pour l'ensemble des membres.

Ensuite on envoie : Envoyer les appels ({n}) transmet ce qui a été généré. Entre les deux, vous avez le temps de relire — et c'est exactement pour cela que ce n'est pas un seul bouton.

Quand la banque est reliée, les virements entrants sont rapprochés des appels correspondants : vous voyez ce qui est réglé sans pointer à la main.

Les dépenses qui n'entrent pas par la banque

Toutes les charges ne naissent pas d'une ligne bancaire. Un membre qui achète une rame de papier de sa poche dépose une note de frais depuis son espace : la pièce, le montant, l'enveloppe. Elle ne devient une charge qu'une fois validée, et elle est alors répartie par la règle de son enveloppe, comme n'importe quelle autre dépense.

Vous n'avez pas d'écran de plus à ouvrir pour cela : les notes en attente arrivent dans les écrans de pilotage que vous consultez déjà. Une note prise sur la dotation apparaît dans le Pilotage du bloc ACI, dans le même bandeau que les activités à valider : le bandeau annonce alors « 4 déclarations à valider » et détaille « 3 activités · 1 note de frais ». Une note imputée aux frais communs apparaît dans le Pilotage du bloc Finances Hors ACI, sous un encadré « 1 note de frais à valider », et le bouton Examiner ouvre la pièce.

La leçon les notes de frais reprend le circuit des deux côtés, du dépôt à la décision.

Deux sociétés qui paient des charges : deux budgets

Tout ce qui précède décrit le cas le plus fréquent : un seul budget pour toute la maison. Certaines structures portent pourtant deux sociétés qui paient chacune des charges — deux SCM, ou une SCM et une SCI qui refacture des loyers. Un budget unique y devient faux, pour une raison très concrète : les associés d'une société ne sont pas ceux de l'autre, et l'appel de fonds partirait avec un seul relevé d'identité bancaire.

Dans ce cas, chaque société peut avoir son propre budget : ses enveloppes, sa clé de répartition entre ses associés, ses appels de fonds sur son compte. Le geste se pose une fois, sur la fiche de la société, dans Paramètres : une case « Enveloppes budgétaires séparées ». Elle n'apparaît que si votre maison porte au moins deux sociétés hors SISA — sous ce seuil il n'y a rien à séparer.

Une fois la case cochée, un rail d'onglets intitulé « Vos budgets » coiffe les écrans que vous connaissez déjà — les enveloppes, les clés, le pilotage des charges, les appels de fonds. Vous y trouvez « Commun (MSP) », un onglet par société, et une vue « Consolidé » qui additionne tout, en lecture seule.

Trois choses à savoir, et elles suffisent :

• rien ne se devine. Tant que la case n'est pas cochée, tout vit dans le budget commun et l'application se comporte exactement comme avant ;
• le budget d'une dépense vient de son enveloppe, jamais de son compte bancaire. Si les deux ne concordent pas, l'écran le signale — il ne corrige rien tout seul ;
• la dotation ACI n'est jamais concernée. Elle est versée à la SISA et répartie par son propre cockpit : séparer les budgets de charges ne change rien à son calcul.