Fin de collaboration : partir proprement

Une mission ne se termine pas toujours comme prévu

Le parcours nominal d'un remplacement est simple : on le déclare, on envoie le contrat, les pièces arrivent, la mission démarre, elle se termine, on fait le bilan. Dans la vraie vie, quatre variantes reviennent régulièrement.

Les deux documents de sortie

Pour un remplaçant : l'attestation de fin de mission

Elle est établie par la structure, une fois le remplacement terminé — pas avant : sans bilan de clôture, il n'y a rien à attester.

Elle récapitule la structure, le titulaire remplacé, le remplaçant, la période réellement couverte (avec rappel de l'échéance contractuelle si la clôture a été anticipée), les prolongations éventuelles, le taux de rétrocession et les montants du bilan — honoraires, encaissements, transfert de charges, minimum garanti, solde dû, état du règlement.

Ce qu'elle n'est pas, et c'est important de le dire au remplaçant qui la reçoit : ce n'est ni un contrat, ni une facture, ni une attestation du Conseil de l'Ordre. C'est un état établi par la structure.

Pour un vacataire : le récapitulatif annuel

Une ligne par intervention de l'année — date, volume, montant hors taxes, TVA, montant toutes taxes comprises, statut — puis les totaux, et la ventilation entre ce qui est déjà réglé, facturé en attente, ou en préparation.

C'est exactement la pièce que réclame un expert-comptable qui demande le détail des honoraires d'un intervenant. Ce n'est pas une facture, et cela ne remplace ni la comptabilité ni les déclarations fiscales de l'intervenant.

Bon à savoir : le vacataire peut l'établir lui-même depuis son espace personnel, pour sa seule fiche.

Archiver, jamais supprimer

Dès qu'un intervenant a été facturé, sa fiche est une pièce comptable : ses honoraires sont enregistrés en charge 622600, ils figurent dans l'export comptable et, le cas échéant, dans une déclaration. Les effacer laisserait un trou dans la comptabilité de la structure.

D'où la règle : on archive.

Ce que l'archivage retire : la fiche quitte les listes actives et le compteur d'intervenants actifs, elle sort de la checklist de conformité — plus aucune relance sur des pièces devenues sans objet — et elle n'accepte plus de nouvelle intervention.

Ce qu'il ne touche pas : rien n'est supprimé ni recalculé. Interventions, factures, charges, TVA, règlements et récapitulatifs annuels restent en place. Une mission déjà saisie reste corrigeable. Et l'archivage est réversible : si la collaboration reprend, on restaure la fiche.

Un détail qui compte pour l'intervenant : son espace personnel reste ouvert. L'archivage range vos listes, ce n'est pas une coupure d'accès. Il continue de consulter son historique et peut toujours établir son récapitulatif annuel — ce dont il a précisément besoin pour son comptable. Un bandeau l'informe simplement que la collaboration est clôturée.

Seule exception : une fiche créée par erreur et jamais utilisée — sans email, sans tarif, sans intervention — n'est pas une pièce comptable. Celle-là se supprime normalement.

Quand la collaboration s'intensifie

Un intervenant régulier finit parfois par prendre des parts et rejoindre l'équipe. Ce passage n'est pas une promotion administrative que vous appliqueriez d'un clic. C'est une invitation : le professionnel reçoit un lien, crée lui-même son compte, et devient membre comme n'importe quel nouvel associé.

Pourquoi ce détour ? Pour deux raisons solides.

1. Un même professionnel peut exercer dans plusieurs structures avec un seul compte. Le transformer d'office en membre ici modifierait son statut ailleurs — ce que personne n'a demandé.
2. L'adresse email est l'ancre de l'identité. Créer une seconde fiche pour la même personne, c'est fabriquer un doublon qu'on ne rattrape plus.

Deux points à connaître :

• Son historique de vacations reste attaché à sa fiche de vacataire. Il n'est ni déplacé, ni recalculé, ni converti : ses vacations passées restent des honoraires, elles ne deviennent pas des points ACI rétroactifs.
• Une fois devenu membre, archivez sa fiche de vacataire si elle n'a plus vocation à recevoir de missions. S'il continue par ailleurs à intervenir comme vacataire — c'est fréquent —, gardez-la active : les deux statuts coexistent sans se gêner.